文档的基本操作及文本录入

2.1 实验一文档的基本操作及文本录入

2.1.1 实验目的

一、掌握新建和保存文档的方法

二、掌握文本的录入和简单编辑

2.1.2 实验内容

实验内容一新建文档及保存

一、预备知识

1．中文Word 2003提供了5种不同的视图窗口，用以显示文档内容。其中常用的有普通、页面和大纲视图。

普通视图：用于显示文本格式设置和简化的页面视图，便于进行大多数编辑和格式设置。

页面视图：文档或其他对象的一种视图，与打印效果一样。例如，页眉、页脚、栏和文本框等项目会出现在它们的实际位置上。

大纲视图：用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别。

2．“常用”工具栏：它包含了Word 2003中常用的命令按钮，如新建、打开、保存、打印、打印预览、复制、剪切、粘贴、格式刷等。

3．Word 2003生成的文件称为文档，其扩展名为“.doc”。

二、实验步骤

1. 新建一个文档

利用下列方法之一，在Word 2003中新建一个文档：

⑴启动Word 2003时，系统自动建立一个名为“文档1”的文档，如图2-1所示。

图2-1 Word 2003的工作界面

⑵单击“文件”菜单，选择“新建”命令，在屏幕右侧显示“新建文档”窗格；单击“新建文档”窗格中的“空白文档”超级链接，即可建立一个新的文档。

⑶单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮，即可建立一个新的文档。

2. 把新建的文档以“排版01”为文件名，保存在“D:\排版练习”文件夹中。

⑴单击“文件”菜单，选择“保存”命令；或者按“Ctrl+S”快捷键；或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出一个如图2-2所示的“另存为”对话框。

图2-2 “另存为”对话框

⑵在“保存位置”下拉式列表框中选择“D:”盘，则D:盘根目录下的所有文件夹和Word 文档都显示在对话框中的最大列表框中。

⑶如果在D:盘上已经存在“排版练习”文件夹，则连击该文件夹，使其成为当前文件夹，并跳转到第⑸步继续操作；否则，单击“另存为”对话框中的“新建文件夹”按钮，弹出一个如图2-3所示的“新文件夹”对话框。

图2-3 新文件夹

⑷在“名称”文本框中输入“排版练习”，单击“确定”按钮，即可建立该文件夹，并且自动打开该文件夹，使其成为当前文件夹。

⑸在“另存为”对话框的“文件名”文本框中输入“排版01”。

⑹确认“保存类型”下拉式列表框中显示的是“Word文档(*.doc)”类型。若不是，则在该下拉式列表框中重新选择“Word文档(*.doc)”类型。

⑺单击“保存”按钮，即可把新建的“排版01.doc”文档保存到“D:\排版练习”文件夹中。

提示：第一次保存文档时会出现“另存为”对话框，随后再执行“保存”命令时将直接保存，并不再出现对话框。

在文档的录入过程中，应随时执行“保存”命令，以防突然“死机”或断电等原因造成数据的丢失。

如果想把文档以新的名字进行保存，可以选择“文件”菜单中的“另存为”命令。

3. 关闭文档

单击“菜单栏”右侧的“关闭窗口”按钮；或选择“文件”菜单中的“关闭”命令，关闭新建的“排版01.doc”文档。

提示：如果在关闭文档前有新修改的内容，且没有保存，则会弹出一个如图2-4所示的警告信息框。单击“是”保存文档后，即可关闭文档。

图2-4 警告信息框

4. 关闭Word 2003

关闭Word 2003的常用方法有以下几种，根据用户需要选择其中一种即可。

⑴选择“文件”菜单中的“退出”命令。

⑵单击“标题栏”最右侧的“关闭”按钮。

⑶按“Alt+F4”快捷键。

⑷单击“标题栏”最左侧的“窗口控制菜单”图标，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令。

实验内容二打开文档并进行文本的录入

一、预备知识

1. 当用户录入文本时，Word 2003会根据系统的预先设置把错误的英文拼写及语法、错误的中文语义采用各种颜色的下划波浪线标记出来，用于提醒用户。这些下划波浪线在打印或打印预览的时候并不显示。

2. 段落和段落标记：Word中的段落(自然段)，可以是任何数量的文本，小到一个字符，或大到几十个句子都可以。不论段落大小，每个段落都带有一个段落标记，Word将段落的格式编排指令存放在段落标记当中。当按下“回车键”开始一个新的段落时，Word就自动复制上一段落的段落标记，同时包含有格式排版指令。

3.“插入”和“改写”状态

缺省状态下，在Word 2003中录入文本时处于“插入”状态，“状态栏”上的“改写”按钮的颜色变淡。此时用户录入的文本始终插在闪烁的插入点光标的位置上，并且插入点光标和其右边的文字随之右移。

当处于“改写”状态时，“状态栏”上的“改写”按钮的颜色为黑色。此时用户录入的文本始终覆盖插入点光标右侧的第一个字符，并且插入点光标随之右移。

用鼠标连击“状态栏”上的“改写”按钮，或者按键盘上的“Insert”键，可以在“插入”和“改写”两种状态之间进行转换。

4. 移动插入点光标的方法

⑴利用鼠标

把鼠标指针移到目标位置，单击鼠标左键，即可把插入点光标移到该位置。

⑵利用键盘

表2-1 Word 2003中插入点光标移动的常用键

5. 自动更正

在录入文本的过程中，有时会经常出现常见的录入错误，如把“This”误录入为“Thsi”等。Word 2003提供了自动更正功能，该功能将在用户录入过程中自动改正类似的错误。如当用户录入“Thsi”并按“空格键”后，“Thsi”自动变为“This”。

利用该功能，用户可以把常用的较长词组或较长的英文单词定义为自动更正词条，以提高录入速度。

二、实验步骤

1. 选择下列方法中的一种，打开“D:\排版练习”文件夹下的“排版01.doc”文档。

⑴选择“文件”菜单中的“打开”命令；或单击“常用”工具栏上的“打开”按钮

①选择“打开”命令或单击“打开”按钮，则出现如图2-5所示的“打开”对话框。

图2-5 “打开”对话框

②在“查找范围”下拉式列表框中的选择“D:\排版练习”文件夹，则在列表框中显示出该文件夹下的所有的子文件夹和Word文档。

③单击列表框中的“排版01.doc”，再单击“打开”按钮，即可打开该文档。

⑵单击“文件”菜单，在其下拉菜单的底部，选择“D:\排版练习\排版01.doc”，即可打开该文档。

提示：通常情况下，Word 2003在其“文件”菜单的下拉菜单底部保留最后编辑过的4个文档的名称列表，通过该列表，可以快速打开文档。

⑶单击“开始”按钮，选择“文档”命令，在弹出的子菜单中选择“D:\排版练习\排版