会议管理体系文件

人和商业控股有限公司经营管理事业部

会议管理体系执行程序

目录

一、建立会议管理体系的目的 (3)

二、会议管理体系定义 (3)

三、会议种类 (3)

四、会议形式 (3)

五、会议管理原则 (4)

六、会前准备 (4)

七、会议要求 (5)

八、会议纪要档案管理 (5)

九、借阅会议纪要流程 (6)

十、部门会议管理 (6)

十一、运营团队会议管理 (7)

十二、营销团队会议管理 (8)

十三、市场开发团队会议管理 (9)

十四、专项会议管理 (11)

十五、会议决议的跟进、督办 (11)

十六、会议流程图 (13)

十七、会议管理体系表单模板 (14)

一、建立会议管理体系的目的

1.规范会议程序，提高会议质量和效率；

2.统一工作思想、保持步调一致、提升工作效率、提高团队凝聚力；

3.有效进行信息传递，加强沟通，协调各项目或部门之间的工作关系。

二、会议管理体系定义

1.由经营管理事业部总经办负责组织召开的各级各类会议；

2.会议形成的决议、决定或意见由经营管理事业部所属各职能部门或各项

目团队负责人组织落实，由总经理秘书单独或协同相关职能部门予以跟进或督办。

三、会议种类

1.例行会议：周工作会议、月工作会议、季度总结会议、年度总结大会

2.专项会议：专题会议

3.特定主题会议：是一种交流性质的会议，具培训提升功能，如不定期分

别组织召开关于营销策略、企业文化建设、团队管理、安全、客户服务等各种特定的主题交流会议

4.现场会议：针对现场特定情形下，为部署工作或解决某一具体问题而组

织召开的现场办公会议

四、会议形式

1.见面会议

2.视频会议

3.电话会议

五、会议管理原则

1.计划原则：会前计划、会中控制、会后跟进，通过会议计划使会议达到

预期目标；

2.高效原则：提高会议质量和会议效率；

3.节约原则：降低会议成本，精简会议频次；

4.追踪原则：会议决议或决定的执行情况必须指定有专人跟进追踪；

5.评估原则：检核会议的组织过程和流程，对会议的基本规则和效果进行

评估。

六、会前准备

1.例会：会前1小时提示参会人员到会时间。

专项会议：明确会议主题，并第一时间下发《会议通知》（见【附件一】）, 会前1小时提示参会人员到会时间，提示参会人准备会议资料及相关数据。如会议形式为电话会议，则提前2小时提示参会人，参会人如使用移动电话，需提前检查移动电话电量是否充足，并准备好备用电话；

2.会前行政办须准备好会议所需相关设备及用品，礼仪部做好会议服务准

备工作；

3.会议室如需接待尊贵客人或供尊贵客人使用，则行政办需提前1个小时

做好会议室保洁、设备调试、用品准备及礼仪服务等相关工作。

尊贵客人包括：

a.公司董事会成员；

b.各事业部总经理；

c.政府职能部门人员；

f.公司合作伙伴,如大客户；

g.员工家属；

h.其他与公司有相关业务往来的客人。

七、会议要求

1.参会人须严格按照会议时间出席，提前十分钟到达会议室，并填写《会

议签到表》（见【附件二】）；

2.会议发言严格执行规定的时限，参会人要做到准备充分、条理清晰，突

出重点，简洁有序；

3.周会、月会等例行会议要求参会人员主要围绕当期的工作重点、存在的

问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，下一步工

作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；

4.会议期间禁止中途离席、引用或提供不确切虚假信息、人身攻击、发表

与会议无关的言论，应保守会议秘密，禁止泄露会议内容；

5.会议期间应将移动电话及相关电子设备调至无声状态，禁止在会议期间

出现移动电话或电子设备异常响动。

八、会议纪要档案管理

1.加强会议纪要的规范管理，增强会议档案的实用性和有效性；

2.由行政办专人负责会议纪录，经总经理审批后下发至相关参会人员。

3.事业部所有会议纪要由行政办负责分类管理，指定专人负责备份、编号、

登记、存档。

4.申请借阅会议纪要严格按照借阅流程，办理相关审批手续。

5.所借阅的会议纪要档案必须在借阅当日17时前归还，如不能按期归还，

需再次办理延期借阅手续；

6.所借阅的会议纪要档案严禁复印留存；

7.借阅期间借阅人须保证资料的完整，归还时如发现资料破损或改动，则

依照《奖惩办法》对当事人进行处罚。

九、借阅会议纪要流程

借阅人填写会议纪要借阅审批单→主管副总经理审批→总经理审批→借阅人将审批单交档案管理员留存→借阅人填写借阅登记表→领取会议纪要→按时归还会议纪要→档案管理员检查后归档

模板名称：会议纪要借阅审批单模板（见【附件十】）

会议纪要借阅登记表模板（见【附件十一】）

十、部门会议管理

事业部所属各职能部门、运营、营销及市场开发团队负责人在召开本部门或团队会议时，须执行以下要求：

1.周会、月会以及重要专项会议（如领导交办事项）必须设置会议记录人，

会后形成会议纪要；

2.会议纪要须建立完善的存档管理体系，以备查阅；

3.会后1日内将会议纪要备份上报至事业部行政办；

4.如需使用事业部会议室，则提前填报《会议室使用申请单》（见【附件七】），

经审批后由行政办查阅《会议室使用登记表》（见【附件八】），安排相应时间供申请部门使用。