网络环境下福建省科技计划项目电子文件归档技术性问题研究

网络环境下福建省科技计划项目电子文件归档技术性问题研究

自2003年起国家科技计划项目全部通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理。据统计，仅2013年一年就将产生2900多项的科技计划项目档案，这些项目档案不仅有纸质档案，同时又有电子档案。本文通过对福建省科技计划项目电子文件归档管理系统的研究与分析，就实现科技计划项目电子文件归档需要解决的技术性问题逐一进行探讨，提出解决方案。

标签：科技计划项目；电子文件；归档；技术；研究

0 引言

科技计划项目研究是指在国家科技计划中实施安排，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术研究开发活动。电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。本世纪初我国开始改革科技计划项目管理模式。从2003年起国家科技计划项目全部通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理。据统计，2013年福建省通过科技计划项目管理系统申报立项的省级以上科技计划项目共计2922项，安排年度经费17.92亿元。这样仅2013年一年就将产生2900多项的科技计划项目档案，这些项目档案不仅有纸质档案，同时又有电子档案。实现科技计划项目电子文件归档，完善科技计划项目档案双套制管理，成为当今科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的问题。

1 福建省科技计划项目电子文件归档管理系统的研究与分析

1.1 福建省科技计划项目管理系统

福建省科技计划项目管理系统前台和后台业务模块全部采用B/S结构体系，通过先进的平台技术和设计构架，紧密集成办公自动化系统，建立福建省科技厅与各科研单位和专家之间网上项目申报管理的通道，实现项目網上申报、查询、申请、审批、验收等业务功能。

1.1.1 系统软硬件环境及配置

软件环境及配置：Windows 98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系统。Microsoft Internet Explorer 6.0及以上浏览器。office 2000、office XP，office 2003办公软件套件，完整的功能支持最好使用office 2000以上版本。

硬件环境及配置：Intel PIII450中央处理器（CPU），128MB内存。10GB硬盘，10M/100M自适应以太网卡。与Internet网络连通。

1.1.2 系统用户功能

主要用户功能包括：用户注册、专家注册、、单位管理、申报管理、立项管理、合同管理、历史项目、执行与验收、系统管理等。

1.2 福建省科技档案馆档案管理系统

福建省科技档案馆是接收、整理、保管和利用福建省省级科技计划项目档案的专门机构。目前科技档案馆使用的是科易档案信息管理系统，该系统是遵循国家档案局制定的规范标准，结合科技档案馆实际需求进行定制的一套综合档案管理系统。

1.2.1 科易档案信息管理系统主要特点

文档一体化。把档案收集整理组卷阶段延伸到文件管理阶段，实现与办公自动化的无缝衔接，做到电子文件即办即归。综合管理。不仅实现了文书档案的管理，还根据实际需求，扩展了科研、会计、照片、基建等档案的目录级管理。馆室衔接。系统可以实现与省档案局（馆）系统之间的数据结构的统一，在内容上设置移交进馆模块，可将目录数据直接上报给省档案局（馆）。

1.2.2 系统软硬件运行环境和功能模块

系统硬件环境：PC166以上，32MRAM；软件环境：操作系统为Windows95/98/2000/NT/XP。具备档案管理系统常用的功能模块，如文件管理、档案管理、检索、档案利用、档案统计、档案保管、鉴定销毁、移交进馆、档案编研以及系统管理等。

1.3 在两个管理系统中实现科技计划项目电子文件归档的工作流程

福建省科技计划项目管理信息系统融合J2EE技术与数据库技术，实现科技项目网上申报、推荐、受理、评审，任务书签定，执行情况跟踪和验收等功能。可以在内网（局域网）实现立项、经费计划、经费结转等功能。而福建省科技计划项目档案管理系统现在使用的是科易档案管理系统，该系统于2003年建立，为C/S结构，无法实现科技计划项目电子文件归档的技术要求，应进行改造升级，才能适应以下工作流程：

1.3.1 电子文件采集接收

通过Web Service技术，在科技计划项目系统和档案管理系统中建立对接通道，实现数据的交互对接。根据《福建省科技厅科技计划项目档案整理方法》规定的归档范围，收集科技计划项目信息系统中的科技计划电子文件，同时自动捕获或手动捕获文件元数据。文件和元数据自动进入中间库（预归档库）。

1.3.2 电子文件格式转换

科技计划项目管理系统中电子文件进入中间库（预归档库）之前要先进行统一的格式转换。

1.3.3 电子文件封装

对同一项目的科技计划项目应归档的电子文件自动封装成XML封装包，即每个项目自动封装成XML文件，并通过Web Service客户端向Web Service服务端进行发送。

1.3.4 电子数据检验

包括准确性检验：检验档案的内容、范围的正确性，鉴定文件是否需要归档；完整性检验：检验档案数据（包括文件和元数据）的完整性；可用性检验：检验电子文件的可读性等。

1.3.5电子数据迁移

将Web Service接收到的已通过检验的XML封装包自动解包迁入至档案管理系统中。

1.3.6 电子档案著录

排列电子文件顺序，编制档号，著录文件级和案卷级目录数据。

1.3.7 电子档案格式转换

系统将接收的电子文件统一按照格式转换的标准要求自动进行格式转换。

1.3.8 电子档案的封装

整理规范的电子档案数据将按照元数据封装规范要求自动封装成AIP封装包（档案信息包），提供长期保存的需求。

1.3.9 电子档案的长期保存和备份。

1.4 对现有科易档案管理系统进行改造升级

要顺利实现以上科技计划项目电子文件归档的工作流程，应对现有科易档案管理系统功能进行改造与升级。系统改造与升级要基于OAIS（即开放档案信息系统）模型，OAIS模型作为信息资源长期保存的国际标准。在系统设计中，应充分考虑到现有实际情况，可基于OAIS模型，采用统一标准封装档案信息数据，进而保证档案信息的真实性、有效性、可读性。

1.4.1 系统结构方面