济南市建设工程电子档案归档与管理要求

附件1

济南市建设工程电子档案归档与管理要求

根据住建部《城市建设档案管理规定》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关规定，结合我市实际，制定《济南市建设工程电子档案归档与管理要求》。

一、电子归档系统的取得

建设单位在签订《建设工程竣工档案报送合同书》的同时，领取电子归档软件《建设工程电子文件归档与管理系统》，并取得建设工程档案电子文件归档许可编号，进行工程电子档案的收集工作。

二、电子档案的收集

（一）收集范围：见下表

（二）电子档案的类型：现阶段主要以扫描型电子文件为主。

二、电子档案归档质量要求

扫描型电子文件应符合如下要求：

1.扫描型电子文件须是对文件原件进行扫描。

2.工程文件采用A3、A4扫描仪，以灰度模式进行扫描；页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的文件，采用彩色模式进行扫描。

3.工程图纸采用A0工程扫描仪，以黑白二值模式进行扫描。

4. 扫描分辨率应大于或等于200dpi。

5. 图像清晰、完整，无偏斜、失真。

6. 扫描图像的排列顺序与档案原件一致。

7. 对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。

8. 扫描型电子文件以TIFF、JPEG格式保存。主要以TIFF

为主。

三、电子档案的整理

（一）整理电子档案和整理纸质档案同步进行。电子档案与纸质档案的内容要一致，并建立相应的对应关系。

（二）同一保管单元内电子文件的组织和排序可按相应的纸质文件整理要求进行，符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328的有关规定。

（三）电子档案的归档整理应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》的相关规定。

四、工程档案的著录

工程档案的著录应在《电子文件归档与管理系统》中完成，进行“工程”、“案卷”、“文件”三级著录。

五、电子档案的移交

（一）工程档案著录完成后，将整套电子文件和数据导出，拷入U盘移交城建档案馆。城建档案馆要逐一审核电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系。

（二）建设单位要由具有《建设工程档案资料管理岗位证书》的专职人员办理移交事项。

（三）建设单位所移交的电子档案，应导入城建档案馆的《城建档案管理系统》。

建筑工程扫描型电子档案归档范围

工程准备阶段文件

一、立项文件

项目建议书

项目建议书审批意见及前期工作通知

可行性研究报告

可行性研究报告审批意见

关于立项有关的会议纪要、领导讲话

专家建议文件

调查资料及项目评估研究材料

二、建设用地、征地、拆迁文件

选址申请及选址规划意见通知书

用地申请报告、建设用地批准书

拆迁安置意见、协议、方案等

建设用地规划许可证及其附件

划拨建设用地文件

国有土地使用证

三、勘察、测绘、设计文件

工程地质勘察报告

水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

建设用地钉桩通知单

地形测量和拨地测量成果报告

申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

审定设计方案通知书及审查意见

有关行政主管部门（人防、环保、消防、抗震、文物、卫生等）批准文件或有关协议

施工图设计方案及审批意见

四、招投标文件

勘察设计承包合同（通用条款不扫描）

设计承包合同（通用条款不扫描）

施工承包合同（通用条款不扫描）

监理委托合同（通用条款不扫描）

五、开工审批文件

建设项目列入年度计划的申报文件

建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表建设工程规划许可证及其附件

投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明

工程质量监督手续

六、建设、施工、监理机构及负责人

工程项目管理机构及负责人名单

工程项目监理机构及负责人名单

工程项目施工管理机构及负责人名单

竣工验收文件

一、工程概况表

二、工程竣工总结

三、单位工程质量验收证明书

单位（子单位）工程质量验收记录

四、竣工验收报告

五、竣工验收备案表

六、工程质量保修书

七、工程竣工声像档案

工程竣工图

建筑工程竣工图

一、综合图

总平面布置图

竖向布置图

室外综合管网图

二、专业竣工图

建筑竣工图

结构竣工图

装修（装饰）工程竣工图

电气工程（智能化工程）竣工图

给排水工程（消防工程）竣工图

采暖通风空调工程竣工图

燃气工程竣工图

市政基础设施竣工图

一、道路工程竣工图

二、桥梁工程竣工图

三、广场工程竣工图

四、隧道竣工图

五、地下人防竣工图

六、地下铁道等轨道交通竣工图

七、水利工程竣工图