基于城建档案管理的认知及思考 赵建亚

基于城建档案管理的认知及思考赵建亚

发表时间：2018-03-22T10:04:46.867Z 来源：《基层建设》2017年第35期作者：赵建亚[导读] 摘要：随着我国社会经济的不断发展，对于城建档案标准化管理、如何实现城建档案标准化管理和城建档案标准化管理中存在的问题及对策本文进行了探讨。

江苏省宿迁市城建档案管理处 223800 摘要：随着我国社会经济的不断发展，对于城建档案标准化管理、如何实现城建档案标准化管理和城建档案标准化管理中存在的问题及对策本文进行了探讨。

关键词：城建档案；标准化；实施；对策

一、城建档案标准化管理概述

何谓标准化？标准化就是在经济、科学、技术及管理等社会实践中，对重复性事物和概念通过制订、发布和实施标准达到统一，即以制订标准和贯彻实施标准为主要内容的全部活动过程。城建档案标准化管理，是城建档案工作现代化建设的一个重要领域，也是城建档案工作发展的必然趋势。加强城建档案标准化管理工作，既能够引导各项管理业务的开展，又可以促进城建档案管理方式的转变，提升管理质量和工作效率，从而带动城建档案整体工作水平的提高。

二、如何实现城建档案标准化管理

（一）建立全面科学的城建档案管理标准体系 1. 确定质量方针和质量管理目标

这是推行质量管理体系的总体思路、指导方针和实现目的。质量方针应遵循依法治档、以人为本、高效规范等城建档案管理基本原则。质量管理目标应涵盖城建档案管理主要业务内容，并以数字目标体现，便于量化考评。

2. 制定管理体系支撑文件

根据体系标准，制定《管理手册》《管理制度汇编》《管理表格文件》等确保管理体系有效运行的支撑文件。其中《管理手册》是实施质量管理的纲领性文件，是质量管理工作的基本规定和准则，也是进行各项质量管理的依据。《管理制度汇编》和《管理表格文件》要全面收集城建档案馆内部管理的各项规章制度、工作程序、表格文件，如《档案接收制度》《档案库房管理制度》《工程档案预验收规定》《业务指导记录》等，并在汇总过程中对缺漏部分予以健全完善，作为管理体系运作的具体标准和实施载体。

3. 明确部门人员的管理职责

对城建档案馆负责人及内设机构管理职责分别予以明确，同时任命管理者代表。

（二）贯彻执行城建档案管理标准、技术标准和工作标准 1. 贯彻城建档案工作专用标准

一是国家标准《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014（原《建设工程文件归档整理规范》GB/50328-2001）。该标准对工程文件归档范围及质量要求、立卷流程原则和方法、卷内文件排列、案卷编目装订与装具、工程档案验收与移交等作出了具体规定，适用于建设工程文件的整理归档及建设工程档案的验收与移交工作，是工程档案管理工作应遵循的一项基本标准。二是国家标准《城市建设档案著录规范》GB/50323-2001。内容包括城建档案著录术语符号、著录级别与著录详简级次、著录文字要求、著录信息源、著录项目、著录格式等，适用于各类城建档案的著录工作。三是行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011。该标准对城建档案业务指导、收集与移交、整理、编目、统计、鉴定、保管与保护、电子档案及声像档案管理、信息化与信息安全、档案编研等工作内容进行了全面规范，涵盖了城建档案业务管理的各个环节。四是行业标准《建设电子文件和电子档案管理规范》CJJ/T117-2007。内容包括建设电子文件的收集与积累、建设电子文件的整理鉴定与归档、建设电子档案的验收与移交、建设电子档案的管理等。

2. 执行其他档案工作标准

主要有：国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008、国家标准《照片档案管理规范》GB/11821-2002、行业标准《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2010、行业标准《档案装具》DA/T6-92、行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-95、行业标准《档案修裱技术规范》DA/T25-2000 等。3. 参照工程建设等领域工作标准建设工程档案管理要求除具备档案专业知识外，更需掌握足够的工民建专业知识，了解工程建设的相关要求和程序标准，将工程档案标准化管理与工程建设标准化管理统一起来。因此，在城建档案标准化管工作中，也经常需要参考借鉴工程建设相关标准，目前常用的有：国家标准《建设工程施工质量验收统一标准》GB50300-2013、国家标准《建设工程监理规范》GB50319-2013、行业标准《城镇道路工程施工与质量验收规范》CJJ1-2008、行业标准《城市地下管线探测技术规程》CJJ61-2003 等。

（三）重视城建档案标准化管理队伍建设 1. 深入宣传，提高认识，树立标准化管理自信心

在城建档案标准化管理工作推行过程中，对标准化管理的目的、意义、主要内容进行广泛深入的宣传，消除对标准化管理的怀疑和顾虑，树立管理人员开展此项工作的参与意识和信心。

2. 加强学习，重视培训，提升标准化管理执行力

按照标准化管理要求，对员工开展多层次多渠道的学习培训，如ISO管理培训、国家标准行业标准的贯标培训。使员工了解标准化工作相关知识，熟悉标准化管理流程，掌握标准化管理技能，将标准化管理工作落到实处，取得实效。

3. 落实责任，定期考评，催生标准化管理责任感

推行标准化管理责任制，定岗定责，按期考评，奖惩兑现。通过绩效挂钩的方式，使管理业绩与切身利益紧密结合，强化管理人员的工作责任心，对每个管理环节精细操作，避免出现任何疏漏，从而建立起一支严抓细管、高素质负责任的标准化管理队伍。

4. 引进人才，优化队伍，增强标准化管理推动力

专业人才富有城建档案管理的理论与技能，能将标准化管理要求融会贯通并精准推行；同时又具备较高的综合素质，视野开阔，思维活跃，具有创新意识，善于发现新事物，解决新问题，为管理工作的顺利开展和管理机制的改进完善创造了良好条件，成为城建档案标准化管理的助力剂。

三、城建档案标准化管理中存在的问题及对策

（一）“一边倒”

即重制定、轻实施，抓考评放落实，只建立不改进。在标准化工作初始阶段，往往对标准体系的制定比较重视，宣传组织，完善制度，搭建框架，确定标准。但真正执行起来，却是雷声大雨点小。一方面对于标准体系的执行缺乏力度，可能只运行了一部分而非全部，甚至只应付考评审核，做做表面功夫。另一方面对于标准体系的持续改进缺乏恒心，体系建立后认为可以一劳永逸，不再审时度势作不断改进，使之起不到应有的作用。

（二）“花架子”

在标准化管理工作上好高骛远，没有遵循事物发展的客观规律，没有从城建档案行业和本单位的实际情况出发，将管理标准定得太高太远太空，缺乏科学性、实践性和可操作性，流于形式，成为中看不中用的“花架子”。

（三）“夹生饭”

在标准化管理推进过程中，没有紧密结合当前城建档案法律规范和当地城建档案工作实际，没有具体问题具体分析，甚至对其他行业、其他时期、其他地区的标准化管理内容生搬硬套，制定出的标准不适用，似是而非，不能精准地执行。

（四）“想当然”

对城建档案标准化管理存在认识上的误区，一是将执行管理标准与提高工作效率对立，二是将标准化严格管理与优质服务对立，三是将标准化规范管理与工作创新对立。

针对上述问题的解决对策有：一是提高城建标准化管理体系设计、制定的科学性、合理性和适用性。紧密结合城建档案工作实际，将城建档案管理各环节工作程序、工作标准、工作时限加以明确，突出标准化管理的可操作性。二是建立城建档案标准化管理的监督机制，在机构设置、职能划分、检查方式上予以明确，确保标准化管理落到实处，不走过场。三是定期进行管理评审，对城建档案标准化管理体系的适宜性、充分性和有效性作出评价，不断改进完善管理体系。四是提高标准化工作创新能力，在严格管理与优质服务之间找准契合点，对标准化管理内容进行调整创新。如在工程档案归档这一块，按照“外简内繁”的原则，优化再造管理流程，做到移交即审核，分属几个部门审核的，由一个部门牵头一次性下达整改清单，整改完毕即接收办结。做到既落实标准要求，又提高服务效率，使城建档案标准化管理工作在严格规范的前提下实现高效便民的服务目标。