商务信函2

Business Correspondence商务信函您是否遇到过这样尴尬的情况：当你急需拟订一封得体的英语商务书信时，却觉得头脑中千头万绪，不知该从何说起……也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石，使您失去了在公司大展宏图的机会。

但是，为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢？变成您广交朋友的机会呢？事实上，商务信函都有一定的格式可循，并非"难于上青天"。

从本课开始，入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信，助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。

本课的单词和重点句型。

recipient 收信人salutation 称呼enclosure 附件signature 签名Company Limited 责任有限公司Corporation 责任有限公司（美）Incorporated 责任有限公司（美）Yours faithfully 您忠诚的Yours Sincerely 您忠诚的Best Wishes 谨致问候书写商务信函，首先要对商务书信的编排格式做到心中有数，下面我们就来看看书信的编排格式列表：Heading 信头Date 日期Recipient's name and address 收信人名址Salutation 称呼Subject 主题Body 正文——————————————————————————————————————————Complimentary close 结束敬语Signature 签名Enclosure Notation 附件说明从列表中，我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样，首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。

信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。

但是在商务书信中，许多公司已经印好了自己带信头的信纸，所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。

日期的书写可分为美式和英式两种：美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如：2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。

注意，英式的顺序是日-月-年：9 May, 2000， 9th May, 2000有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内地址(Inside Address)。

比如：Mr. R JamesT F Consultancy29 Lower Village Rd.London SE17 2ST翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R. 詹姆斯先生。

邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。

这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即：人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词：Rd.= Road（路）; St.=Street（街）; Sq.=Square（广场）; P.O.B= Post Office Box（邮政信箱）；# 24= 24号(美式用法)；No.24= 24号（英式用法）所以如果说"公园广场44号"，就可以表达为：44 Park Sq.，而"中山路"，则是：Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。

一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co. Ltd.。

在美国，责任有限公司叫Corporation 或者Incorporated，缩写为Corp. or Inc.。

例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址一项，你就要写信件开头的问候语（Salutation）和结尾的敬语（Complimentary close）等等。

虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。

如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

这时要用Yours faithfully （您忠诚的）来作为信尾签名之前的用语。

如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，来显得更亲切些：Dr Green 格林博士（大夫）Mr. Green 格林先生Mrs. Green 格林夫人Ms Green 格林女士Miss Green 格林小姐结尾用Yours Sincerely（您忠诚的）就可以了。

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓：Dear James 亲爱的詹姆斯因为是你的朋友，结尾时当然要给出最真诚的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards 最后，在结束敬语后，需要加上你的签名，并在下面打印你的全名和职称。

比如：Yours sincerelySignatureJohn Lee General Manager学完了这一课，你应该能掌握书信的格式了，在下一课中，我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。

希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。

12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。

在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。

写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:1. CLEAR 清楚易懂2. COMPLETE 内容完整3. CONCISE 简洁、扼要4. COURTEOUS 用词礼貌5. CORRECT语言正确本课的重点词汇和句型。

quotation n. 报价above-mentioned adj. 上述的，信中已提到的attach vt.附上、加上（条件等）enclose vt.把……（随函）附寄inconvenience n. 不便forgive vt. 原谅With reference to______ 关于I would be grateful if you could…如果您能……，我将不胜感激。

商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。

下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。

下列是一封财务公司的询价信：HERITAGE FINANCE LIMITED--------------------------------------------------------------------------------22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TBTel:081 899 3642 Fax:081 364429 January 199-Mr. R JamesT F Consultancy29 Lower Village Rd.London SE17 2STReference: Financial Consultancy ContractDear Mr. James ,We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.Yours sincerely Signature J FishCorporate Finance Manager仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：关于财政合同（Reference: Financial Consultancy Contract）。

因为商务信函强调"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。

商务信函的主题有好几种表达方式，你可以把主题放在收信人称呼之前，比如：Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如：With reference to______ （关于）例如，我们可以用下面这句话来引出正文：With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … （关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实……）现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。

从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道：We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.（如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。

）值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非常委婉，他用了句型：I would be grateful if you could… （如果您能……，我将不胜感激。

）这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。

Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达"上述的，信中已提到的"。

知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。

"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。

"正确的英文翻译是：The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明：Details of the contract are attached. （合同详细内容已随函附上。

）其中attach是"附上、加上（条件等）"的意思。

这里还可以用enclose 一词来替代attach，表示附件的意思。