差旅管理系统在实践中的好与坏

差旅管理系统在实践中的好与坏

差旅管理是指企业利用信息技术，对差旅活动进行全过程监控，从而达到控制差旅成本的目的。

然而传统的差旅管理模式存在巨大的浪费、有着难以克服的管理漏洞，而现代化的差旅管理能够为企业提供完善、快捷、方便、经济的差旅服务，为企业节约费用、减轻企业行政人员和财务人员的负担，为企业管理层提供差旅管理报告以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平。

目前中国多数企业缺乏差旅管理意识，其差旅费用的报销流程复杂而繁琐，财务人员的工作量巨大，出差员工差旅费用控制薄弱，管理效率低下。

1．企业管理层缺乏差旅管理意识

2．针对出差费用缺乏管理控制力

3．报销流程复杂、数据无法用于管理

4．现金是首要的差旅费支付模式

友为差旅费管理软件是针对差旅费应运而生的.友为的开发人员专门针对差旅费,进行了大量的前期的调研工作,花费了大量的人力物力,而研发出来的一套差旅费管理软件.

差旅费用是包含在预算费用之中的,因为友为这套差旅费用管理软件不单单只包括了差旅费,还囊括了预算在内,一套完整的预算管理软件.

友为网上报销系统在设计与开发中，强调产品的灵活性、通用性和可扩展性，因此可以根据企业信息化的发展阶段、需求特点，进行灵活的组合，形成适应企业不同阶段特点的解决方案。

1、创新的管理理念：

•以网上报销（网络报销）管理为核心的工作平台, 核心管理理念是“致力于推进企业成本最小化、费用合理化、管理规范化”提供了全面的成本管理方法与手段,帮助企业降低成本,帮助员工提高工作效率,减少重复工作,提高员满意度,提高企业核心竞争力。

2、人性化的操作界面、准确的产品定位：

•B/S结构、系统安全，扩展性好，伸缩性强，易于维护，界面友好,易学易用，功能强大，运行速度快，数据查询快捷、简便，员工可以在线或离线实现自助报销、状态查询、预算及费用支出情况。

3、先进与成熟相结合的技术架构：

•采用先进的设计理念，基于.net体系架构，结合强大的平台扩展功能及安全机制，和关系型数据库擅长处理结构化业务数据的特点，完美地解决了系统数据类型复杂、实时协作和安全控制要求高的需求。

4、灵活的流程设置：

•改变传统的手工审批操作模式，自定义企业各种流程，系统管理灵活配置, 赢得广大用户的认可。

5、强大的数据处理：

•提供了综合的表单内容管理，可以灵活的自定义个性化表单模板，系统自动对各种数据进行计算、汇总统计、分摊核算、以保证数据后期容易搜索、查询、统计分析，并可设置相应的权限管理。

6、实时协作，支持移动办公：

•员工报销及领导审批不在受时间地点的约束，随时实现移动办公，系统在流程设置中可以选择待办通知、邮件提醒等多种方式，实现员工的实时协作、满足不同用户的移动办公需要。

7、信息集成，整合信息孤岛：

•标准的对外接口，能够与主流的OA、CRM、帐务软件/ERP、网上银行、预算编制系统及HR/各种LDAP目录服务器集成，实现多套系统单次登录。帮助您成功实现整合业务、驾驭变化的策略。

8、完善的安全控制机制：

•结合底层系统平台和应用层的各种权限机制，提供了完善的安全授权机制，支持职位权限授权，数据传递采用SSL加密算法。客户认证，全部在服务器上认证，数据本身的安全机制保护数据库。

实施现代化差旅管理的建议

1．建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策

企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、电话费及出租车费条款、报销程序条款、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等，差旅政策条款应尽量细化以方便嵌入差旅预订系统，从而保证良好的执行效果。在制定差旅政策时还应注意以下问题：

（1）差旅政策的制定要在分析以往差旅费用的基础之上。通过分析以往的差旅费支出找出规律性的出差行为，例如经常入住的酒店、经常乘坐的航班、经常出差的城市，这样可以了解到哪家航空公司可以成为指定航空公司以获取最低机票折扣，哪个城市出差最多，哪种交通工具最方便且成本低廉，哪家酒店可以成为协议酒店以获取最优惠的价格。

（2）差旅政策制定要在节约成本和员工满意度之间找到平衡。如果一味地控制成本挫伤了员工的工作热情，影响了企业的整体形象，向

外界传递了企业资金短缺的信息，这将给企业的经营带来负面影响；如果一味地迎合员工，则会使企业差旅成本大幅提升，利润减少，最终也会影响企业的长远发展。因此在制定差旅政策时要充分听取企业各方人士的意见，尤其是要倾听经常出差员工的心声，还要让财务人员会同差旅经理一同参与差旅政策的制定。例如出于节约成本考虑，企业或许规定某个职位的员工出差到车程12小时以上的地区必须坐硬卧，而当时的折扣机票可能只比火车票价贵出一至两百元钱，坐飞机则可以快速到达。出差员工倾向坐飞机出行，那样不仅能够得到很好的休息，又能提高工作效率。然而财务人员则会认为成本加大了，财务效率降低。针对这一矛盾，在差旅政策中可以加上如下条款：在交通工具选择中，飞机机票折扣如果达到一定标准，可以选择乘机旅行。

另外，在差旅政策中还可以加上如下条款：严格出差审批，如果用电话或视频以及电子邮件可以解决的业务坚决不批准出差；在出差时间确定的情况下，应提前数天预订机票和酒店以获得更为优惠的折扣等，这些条款的制定不仅能够有效节省不必要的开支，而且也不会遭致出差人员的强烈抵制。

（3）差旅政策的制定应体现企业文化。如果企业强调以人为本、上下级平等的企业文化，非常注重员工的感受，在出差规定上，也应该力求人人平等，高级管理人员和普通员工间的待遇不要过于悬殊；如果企业强调权本等级的企业文化，那么在差旅政策的制定上应为不同等级员工制定不同的差旅标准，以体现等级观念。