计算机管理系统操作规程

计算机系统管理操作规程

一、目的：建立公司计算机系统管理操作规程，规范计算机系统岗位操作程序。

二、职责：质量管理部、计算机及信息管理员。

三、操作程序内容：

1、质量管理部指导公司计算机系统的管理和指导，对公司各进行操作人员进行操作权限的编排，并按照GSP要求，制定质量管理标准控制，由程序中的制定的质量标准自动识别工作流程的放行。

2、计算机及信息管理员依照编制好的操作人员岗位权限，对员工发放管理软件

登陆使用信息，由使用者保存，应当注意对自己使用的登录信息做到保密，由质量管理员监督，防止人员之间互相跨权限登陆使用计算机管理系统。3、计算机管理员负责建立系统管理软件的服务器和数据库，对数据库产生的数

据信息应采取安全，保密的储存管理，对每天产生的数据（及以前的）信息进行备案，防止数据的缺失，数据应保存至少5年。

4、当数据的录入产生因输入疏忽产生的错误时，操作人员应当及时联系质量管

理部门及计算机信息管理员提出数据修改申请。按流程由质量管理员审核、确认后，指导计算机管理员进行数据的修改，修改的内容应当存有记录，并有修改申请人签名。

5、各岗位管理系统操作规程：

5.1、药品采购、收货

5.1.1业务部采购人员把拟购药品的供应商信息准确如入系统，经商务部和质管部审核，系统自动生成供应商基础信息数据库，将信息数据上交至质量管理部门进行审核确认。

5.1.2业务人员每次采购药品，应当依据系统数据库生成采购订单，拒绝出现超出经营方式或经营范围的订单生成，采购订单确认后，系统自动生成采购计划。

5.1.3药品到货时，收货人员根据系统生成的采购计划，对照实物确认相关信息后，方可进行收货，系统录入相关信息后系统生成“采购记录”。

5.1.4采购退货：

a、业务办理人员填写《采购退回单》，经商务部负责人、质量管理部及财务部审核同意后办理。

b、业务员根据系统制作《采购退回单》，有经理审批确认。

C、财务部系统办理退回药品的资金结算。

5.2、药品验收、入库储存与用户

5.2.1 药品验收员按规定进行药品质量验收，对照药品实物在系统采购记录的基础上再系统核对药品的批号、生产日期、有效期、到货数量、等内容并系统确认后，通知商务部进行系统审核过账，生成验收记录。

5.2.2验收员对应的销售、出库复核记录与退回药品实物信息一致的方可验收，于《销后退回通知单》上签字，并系统确认后生成销后退回验收记录；

5.2.3 系统按照药品类别及储存特性，自动分配储存库区形成《药品入库（库存）记录》，。系统依据质量管理基础数据和养护制度，对库存药品按期自动生成养护工作计划，养护人员依据养护计划对库存药品进行有序、合理的养护。

5.2.4、养护员对仓库环境温湿度监控进行监督检查，当发生环境异常报警时，及时做应急处理并报告质量管理部门。

5．2.5、验收合格的药品，录入库存数据，并将数据确定上传。如发现药品质量问题，通知质量管理部门处理，并将药品在划入不合格品区管理，注明不合格事

项。

5.3药品销售

5.3.1销售药品时，系统应当依据质量管理基础数据及库存记录由销售员制定并生成销售订单。系统拒绝无质量管理基础数据或无有效库存数据支持的任何销售订单的生成,拒绝超出经营方式或经营范围销售订单的生成,销售订单确认后，系统自动生成销售记录，打印《药品销售发货/出库复核单》；

5.3.2销售员将《药品销售发货/出库复核单》叫储运部，系统自动生成出库复核记录。

5.3.3药品退回时，保管员及业务员应系统调出原对应的销售、出库复核记录并进行对应，信息无误销售员填写《药品销售退回通知单》并送各部门签字；

6、计算机系统及信息管理员负责上传药品经营数据，通过计算机系统数据库中的信息数据监督公司经营活动是否符合公司质量管理制度。

7、计算机系统及信息管理员应及时上报药品监督管理部门需要的公司运营数据，并帮助药品监督管理部门的检查人员查阅公司数据。

8、各岗位发现质量有疑问药品，应当及时通知质量管理人员；系统对经营过程中发现的质量有疑问的药品，进行控制。

9、质量管理部接到各岗位通知及时锁定药品，进行质量查询，经查询如不属于质量问题的解除锁定，属于不合格药品的系统生成不合格记录；

10、系统对质量不合格药品的处理过程、处理结果进行记录，进行跟踪处理。

11、每月根据计算机管理系统中的库存数据，有财务部和仓储部负责对库存药品进行盘点。