中小企业进销存财务一体化上线业务方案

中小企业进销存财务一体化上线业务方案

作者: 陆大春, 出处:IT168,责任编辑: 王炎,

2008-07-07 10:49

在目前的情况下，中小企业的ERP系统上线成功率一直较低，究其原因，其中有一些软件的问题，还有一些是企业方的人员配合问题，但是更多的是项目实施管理的问题。可以说，项目实施的关键点的把握对一个项目实施的成败起着至关重要的作用，如果条件具备，实施管理得到，经过2-3个月的实施，业务系统成功上线也不是没有可能。

中小企业的ERP系统实施的模块一般较少，一般只是进销存财务部分，具体来说就包括：采购、销售、库存、财务，其中财务主要包括财务总账、应收、应付、现金、固定资产、财务报表等，我们估计称之为“简版ERP”。针对这些业务，在业务处理上一般只是需要能够管理到基本的业务流程和一些管理控制点，并没有一些复杂的业务，可以说各企业的业务处理流程基本相似，即使有一些复杂的业务也可以通过简单的业务流程来处理，例如第三方供货等。目前在市场上销售的主要ERP产品中都能提供很好的解决方案，经过这么多年的市场磨练，软件的成熟度已经大大提高，而且在很多企业也不乏成功的案例。所以说，从软件适应性来说，在简版ERP产品的解决方案上基本不存在什么问题。

在ERP实施的过程中，不乏一些企业是因为赶潮流等原因选择购买和实施ERP，但是更多的企业是从自身的需要出发，是为了能够加强自身的管理，不论是从短期还是从长远来说，对企业是有利的。可以肯定地说企业的主动性是很高的，至少从各企业的高层来说是支持的。

基于以上的情况，在理想状态下，实施一套简版ERP的周期大概为2-3个月，对于软件实施方来说还可以剔除一些不需要在现场的时间。关于简版ERP的实施周期具体可以分为：

(1) 实施的第一个月。前半个月是做一些事务性工作，例如开启动会、项目人员协调确定等，下半月为进行基础数据准备及录入、准备期初、业务方案的起草和讨论，对于一些项目还可以加上一些业务调研的时间。

(2) 实施的第二个月。组织人员进行期初数据录入、处理正常业务、确定一些报表样式。

(3) 实施的第三个月。组织相关人员核对报表、处理出现的问题，这部分一般半个月就可以结束。

也就是说，如果不需要稳定运行的情况，整个实施周期为2个半月，实现的效果为基本的业务流程、输出进销存财务的相关报表、实现主要的业务控制点。

为了真正实现上述的快速化实施上线，需要把握好实施的一些关键环节，事先做好计划，在实施的过程中不断监控计划，确保计划的有效执行。

下图为假设2008年1月开始系统实施，2008年2月份开始系统上线的主要业务过程实施周期甘特图。

首先需要说明的实施的计划，在实施的过程至少应制定三部分计划，分别为：基础数据准备的计划、期初数据录入的计划、业务数据同步的计划。此三部分计划的内容必须在企业方的实施小组内部形成一致意见，实施方需要提供必要的协助，这样可以确保计划的严肃性和有效性。

对于上述三个计划的完成时间节点也需要重点关注，针对不同的计划内容，要求也不尽相同：

(1)基础数据部分，基础数据的准备内容需要根据基本的业务流程方案和编码方案来确定，这部分实施内容的完成时间应该是在上线月份前一个月的月底前完成，如果业务数据量较大，可以先整理和录入一些常用的基础数据，其他的基础数据在实际需要时录入。例如可以只录入一些近期有业务发生或者有账户余额的客户信息，对于其他客户信息可以在实际需要时录入。如果企业的人员有一定的经验，可以提前整理和准备一些常用的数据，例如物料、供应商、客户等。

(2)期初数据部分，需要区分影响日常业务发生的期初数据还是影响月底业务的期初数据，或者是实际发生时才需要。例如库存，就是属于影响日常业务发生的期初数据，对于财务总账期初余额则是属于影响月底业务的期初数据，一些未完成的销售订单或者采购订单就属于实际发生时才需要。对于库存期初数据等影响日常业务发生的业务数据，可以在上线月份前一个的月底开始进行准备，建议在上线月份开始的2-3天内全部输入完成。为了完成该部分任务，需要重点协调好相关人员进行数据的录入;而对于一些只是影响月底业务的期初数据以及实际发生时才需要的期初数据，可以稍后完成，建议在上线月份的10-15天之内完成，具体可以根据情况进行确定。在进行期初数据的录入时，需要分清各数据的完成先后顺寻，还需要关注数据勾稽关系的核对工作。为了避免期初数据在核对后发生变动，一般建议在相关工作完成后及时回收相关的权限，避免由于误操作等原因导致期初数据异常。如果企业的人员有一定的经验，可以提前做一些准备工作，例如库存盘点、同供应商核对货到票未到的估价清单、同客户核对发出商品的情况、确定总账明细账对账标准等。

(3)业务数据的同步问题是一个需要特别关注的点，由于期初数据录入需要一定时间和开始上线时系统使用不熟练等原因，一般业务数据并不能及时在系统中处理，而这部分数据是否能够做到同步直接影响日常业务是否能够正常在系统中流转，所以说这一步是至关重要。

上述三个计划顺利完成后，可以说企业的正常业务已经在ERP系统中正常处理了，上线月份的前半个月也基本过去，剩下的半个月主要对正常业务的一些完善过程。

在ERP实施的过程中，除了实现正常业务在ERP系统中正常的流转，还需要通过一些手段来保障系统的正常运转以及实现一些主要的业务控制点。

(1) 在保障系统运行方面，可以从明确岗位职责、完善系统权限管理、单据直接通过系统打印等方面来开展相应的工作。通过明确具体的流程岗位职责，特别是ERP系统业务流程的相关人员岗位职责，可以避免一些事务的责任落空导致业务流程中断;通过完善系统权限管理可以避免越权操作或者误操作，同时也是岗位责任明确的保障;单据直接通过系统打印，一方面可以避免日常的书写错误，保障数据的准确性，同时也可以确保相关的业务确实在ERP系统进行了相关的业务处理。当然，在系统实施的过程中也需要结合具体情况采取一些其他的措施。

(2) 在此期间可以实现一些主要的业务控制点。在确定业务方案时双方会根据需要确定一部分业务控制点，在具体实施上线后，还可以根据实际需要进行适当的调整以及增加一些业务控制点。

可以说，通过此半个月的磨练，业务人员基本能进行系统的日常业务操作。在进行日常业务处理的同时，还需要就一些日常的报表和月底需要输出的报表的样式进行定义，例如生产领料单的样式、库存月报表的样式、财务报表的样式等。

经过一个月的业务运转以后，接下来就是输出相关的报表，这可以说是业务实施的最后一个环节。一般情况下，实际的业务情况同系统的磨合期必然会出现一些这样或者那样的问题，这些往往在输出库存、财务等相关报表时会得到集中的爆发。输出相关报表的周期建议控制在半个月之内，对于一些需要上报的报表必须在要求前完成。这部分工作的主要内容主要包括数据的核对和调整。

完成了上述的工作以后，实施双方就可以按照要求进行项目的验收工作了。需要说明的是，一般情况下，项目实施的过程中总会有一些暂时没有条件解决的问题，对于这部分问题需要双方针对具体原因做具体的备忘。

以上的这套实施方案是基于两个假设来开展的，第一个假设就是软件能够满足企业大部分的业务情况，第二个假设就是实施双方通力合作。

一般情况下，简版ERP的项目金额较小，可以说双方的关注程度相对来说都不会特别高，作为项目的主要责任人更是需要把握住上述的一些关键点，集中精力对主要问题进行突破，顺利实现项目的实施上线。