文件签批管理流程

文件签批管理流程

为提高公司文件签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程进行规范。

一、定义

1、文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、

情况说明，需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事

单据。

2、此处签批仅指公司经理及以上级别领导对各项申请内容意见

的签署。

3、文件发起人为文件报告的申请人和单位，文件审批部门为公

司内部职能部门。

4、文件性质的分类：

1）普通文件：公司正常管理情况所有需签批的文件；

2）急件：因客观突发情况，需加快处理的文件；

3）紧急文件：因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件。

二、签批流程

1、签批时间：普通文件各部门必须在两个工作日内完成签批（不

包括须现场核实资料文件，如决算文件，计量文件等）；急件

各部门必须在半个工作日内完成内部签批，公司必须在3个

工作日内完成；紧急文件须立即办理，当天完成全部签批。

2、各部门应设定专职递交人负责文件的接收、呈递、流转、催

办；各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪。

3、所有文件必须按签批流程逐级签批，不得跳级审批；如遇急

件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意

见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人

返回后须进行补签；紧急文件直接向分管领导汇报，由分管

领导签批后立即报总经理审批。

4、对需要签批办理的文件，文件发起人需要提供完整真实的审

批资料，文件审批部门应积极主动办理，对有疑问部分应主

动与文件发起人联系，文件发起人应及时补充相关资料。特

殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的文件和处理意见

及时告知该文件发起人。

5、签批完毕后，出现领导批复意见不一致的情况时，递交人必

须把该文件逐级返回领导审阅；

三、其他

1、各部门对文件签批应认真审理，及时办理，及时呈递，不得

无故拖延。文件签批准确性及时性，纳入部门和个人绩效考

核，若主观原因延迟文件造成损失的，按公司相关纪律处理。

2、文件发起人应认真提供文件及附件，并对资料的真实准确性

负责，若因文件资料的不完整和不准确造成延误和损失，文

件发起人须承担相应责任。

3、急件和紧急文件为特殊情况下处理文件方式，正常条件下所

有文件均为普通文件。文件发起人不得夸大事件程度，随意

起草急件或紧急文件，若经查实，将公司相关纪律处理。

4、本规定由综合部负责解释。

5、本制度从发布之日起生效。