招投标及合同管理工作细则

招投标及其合同管理工作细则
1.目的：
保证招标项目成本目标的实现，提高招标及其合同管理工作的工作质量、效率及实际操作性。

2.工作范围：
成本部参与的招投标及其合同管理工作。

3.工作职责:
3.1部门经理：
3.1.1负责审核招标文件的“商务标书”，“招标文件评审及盖章审批表”，“招标项目工程造价汇总表”（招标结果控制目标），“成本部合同盖章审批表”；
3.1.2负责招投标及其合同管理工作的组织与协调；
3.1.3负责签发中标通知书；
3.2招投标及合同工程师：
3.2.1负责参与招标项目的考察工作，了解招标工程的市场成本情况；
3.2.2负责编制招标文件的“商务标书”部分、“招标文件评审及盖章审批表”、“商务谈判分析表”及“招标项目工程造价汇总表”（招标结果控制目标）；
3.2.3负责标前准备会、发标会、答疑会及开标、评标会的组织工作；
3.2.4负责招投标资料收集整理、归档及移交；
3.2.5负责编制合同文稿及“成本部合同盖章审批表”；
3.2.6负责合同的交底工作；
3.3项目成本负责人：
3.3.1负责编制项目的招标计划；
3.3.2负责制定招标项目的成本目标及合同控制目标。

4.工作程序：
4.1招投标项目管理：
4.1.1招标工作的计划编制及招标项目成本目标的下达：
4.1.1.1项目成本负责人在收到工程部（或设计部）提供的《××项目材料、设备及施工承包商进场计划》后5个工作日内编制《××项目招投标工作计划》，计划编制时应该充分与设计部及工程部沟通。

编制完成的《××项目招投标工作计划》报部门经理审核。

4.1.1.2每月25日前项目成本负责人依据工程部（或设计部）提供的《××项目材料/设备进场调整计划》及《××项目招投标工作计划》编制本月度招标工作计划，提交给部门经理由其安排在部门和个人月度工作计划中；
4.1.1.3成本负责人在提交月度招标工作计划的同时，依据《××项目成本正式控制目标》提交本月招标项目的成本控制目标。

4.1.2招标工作的商务准备：
4.1.2.1部门经理安排招投标及合同工程师；
4.1.2.2招投标及合同工程师参与招标项目的考察工作，并编制《××招标项目成本考察及分析表》（见附表），分析表的主要内容：
(1)参加投标单位近来承接或参加投标的相关项目的造价情况；
(2)公司近年来相关项目的成本情况。

4.1.2.3招投标及合同工程师依据设计部及工程部提供的招标项目的技术资料编制招标项目的工程量清单（总包工程例外）；
4.1.2.4招投标及合同工程师根据了解到的招标项目的市场情况及工程量清单对投标单位进行商务询价；
4.1.3招标文件的编写及标前准备会：
4.1.3.1招投标及合同工程师负责编写招标文件的商务条款并收集、整合设计部或工程部提供的技术条款，形成一套完整的招标文件，报部门经理审核。

审核后的招标文件报招标小组；
4.1.3.2招投标及合同工程师组织招标小组成员召开标前准备会；
4.1.3.3招投标及合同工程师依据招标小组意见对招标文件进行调整，调整后的招标文件按照《招标文件评审及盖章审批表》的程序进行传签，经总经理审批并盖章后生效。

4.1.4发标、答疑会：
4.1.4.1招投标及合同工程师组织召开招标项目的发标会，就招标文件的商务条款向投标单位交底；
4.1.4.2招投标及合同工程师组织召开招标项目的答疑会，解答投标单位书面提出的疑问，形成答疑会议纪要分发给投标单位，并要求投标单位对答疑会议纪要进行确认；
4.1.5商务谈判及标底的编制：
4.1.
5.1招投标及合同工程师对投标单位的初步报价进行分析比较，并与部门经理一起与投标单位进行商务谈判，指出其报价中的错误、不合理的部分，对投标单位的投标报价进行引导；
4.1.
5.2招投标及合同工程师编制“商务谈判分析表”及“招标项目工程造价汇总表”（招标结果控制目标），报部门经理确认，如招标结果控制目标大于100万元需经总经理确认。

4.1.6开标、评标会，中标单位的确定：
4.1.6.1招投标及合同工程师组织召开招标项目的开标、评标会，并参与对商务标书的评审工作；
4.1.6.2评标、定标后，招投标及合同工程师负责整合会议内容形成评标、定标会议纪要。

4.1.6.3招投标及合同工程师编制中标通知书，经部门经理签发后发送给中标单位.
4.1.7招标工作的总结及招标资料的传送、存档、入库：
4.1.7.1招投标及合同工程师编写招标工作总结表，对招标成果进行总结、分析；
4.1.7.2招投标及合同工程师负责收集、整理招标全过程资料（包括电子文档），于向中标单位发送中标通知书后2个工作日内将其交由项目信息资料员存档、入库；
4.1.7.3项目信息资料员必须在收到招标过程资料1个工作日内完成入库工作；
4.1.7.4招标全过程文件资料的组成：
a、招标文件评审及盖章表、招标文件、标前准备会议纪要、投标单位考察报告、招标项目成本考察及分析表；
b、投标单位商务标书；
c、投标单位技术标书（移交给工程部）；
d、发标会议纪要；
e、答疑会议纪要；
f、“商务谈判分析表”及“招标项目工程造价汇总表”；
g、评标、定标会议纪要；
h、中标通知书；
I、招标工作总结。

J、其他资料及a、d、e、f、g、h、I的电子文档。

4.2招标项目的合同管理：
4.2.1合同的签订：
4.2.1.1招投标及合同工程师依据招标文件中的合同条款及中标结果与中标单位签订施工合同；
4.2.1.2合同一式六份，先由施工单位法定代表人签名并加盖公章。

合同从施工单位返回后由招投标及合同工程师填写“合同盖章审批表”按程序进行传签；
4.2.1.3经总经理审批的合同（集团参与项目需由集团领导审批）返回成本部后（共5份），由招投标及合同工程师将其中2份交给施工单位，1份交由项目信息资料管理员存档，2份交给部门行政秘书分别传给设计部和工程部各1份；
4.2.1.4通过招标确定项目的合同资料的组成：
a、合同盖章审批表；
b、合同文件；
注：招标过程资料也视作合同资料的组成部分，但不与合同资料一起存放。

4.2.2合同的交底工作：
招投标及合同工程师在评标、定标会议纪要中应认真编写合同的交底条款，介绍在合同履行过程中应该注意的一些事项，在向中标单位发送中标通知书后2个工作日内与招标文件、发标会议纪要、答疑会议纪要、中标通知书一起提交给工程部；
4.2.3合同履行情况的跟踪：
项目成本负责人每月根据实际情况组织一至二次合同工作交流会，对正在执行的合同的履行情况进行跟踪管理，并填写《××项目××月合同履行情况汇总表》（见附表）；
4.2.4合同的结算工作：
合同的结算工作详见项目结算工作细则；
4.2.5施工承包商及材料供应商的评定：
成本部经理负责组织成本部成员配合设计部及工程部进行一年一度的施工承包商及材料供应商的评定工作。

5.附件
5.1 GFI-CB-10－F1《招投标工作总结》
5.2 GFI-CB-10－F2《招标项目成本考察及分析表》
GFI-CB-10－F1.1
招投标工作总结
开发项目名称：招投标文件编号：单位：万元
GFI-CB-10－F2.1
招标项目成本考察及分析表。