教育行业文档管理的解决方案

教育行业文档管理的解决方案

教育行业概述

1、现有特点：

目前，中国教育行业信息化建设的推动主要依靠“平安校园”、“协同办公”、“远程教育”、“校校通”四个工程。教育培训行业存在普遍分支机构众多，网络结构复杂的特点。现有教学手段主要以书本式教学、纸质化教材为主，纸张介质逐渐转向电子文档（数字资产）形式转变；通讯方面缺乏统一通讯体系与网络，以短信，口头转达等方式沟通；主要管理如：教学视频、课件资料、培训教案、历届考题、教学大纲、教学工作总结、教育的条例、人员档案等文件档案；缺乏内部办公系统；没有统一管理手段，获取信息困难。

2、行业需求：

现代教育行业迫切需要开放的教育模式，实现教育资源共享、信息内容交互以及管理活动协作。让主管部门、学校（各分支机构）、学生、家长之间能够方便互联。利用信息化技术将传统管理及教学手段与教育信息化结合，打造统一网络平台，设立教育数据中心，整合现有信息化应用，实现流程自动化建设等。

教育培训行业在文档管理方面面临的挑战

⏹欠缺专业存储系统，导致教学资料散落储存于多台电脑，总部和各培训机构的重要数

字资产难以进行安全统一的管理。

⏹培训讲师在外出授课的过程中造成重要课件资料、视频信息的外泄。

⏹由于存储设备硬盘损坏、中毒等原因，导致知识资产一并损坏，重新整理起草需耗费

大量时间。

⏹分散建设校园数据中心，造成教学资源浪费和共享困难。教师之间交流不便，难以向

优秀的教师学习教学经验和教案来提高教学水平，并且不便于开设远程教育，教学受

时间和地点的限制。

⏹查找资料十分费力，现有文件搜索水平无法满足实际需求。

⏹缺乏统一通讯体系与网络，不能及时了解并下载最新资料及软件。

⏹教学课件版本修改痕迹不能保留，资料的可追溯性低。

⏹文件流转过程繁冗，各级部门及人员之间公文流转速度缓慢。

致得E6协同文档管理系统解决方案

海量文档存储平台

致得E6协同文档管理系统致力于搭建一个海量文档资料和数字资产（视频、音频、图片等）集中存储的平台。在这个平台中，所有的文档资料（Office、PDF、txt等）以及教育文献（课件、培训教学视频等）都可以安全高效地进行管理。

完善的权限管理机制

树形目录结构，支持根据部门进行目录的分配，在实现文档集中存储安全共享的同时，通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关机密资料的安全使用。

数据安全无忧

✧安全备份功能，支持自动备份数据库

和完整数据备份两种方式。

当培训文档或硬盘因人员误操作或病毒感

染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数

据在第一时间进行恢复，充分保证内部核心数据的完整和安全。

✧文档存储加密功能，支持文档加密存储，避免外部人员非法盗用教

学资料。

开启文档存储加密后，系统会对教学资料混淆加密，若资料被非法窃取，则在其他计算机中无法打开。

实现远程沟通

采用B/S架构，浏览器与服务器构成体系，只要通过浏览器输入域名，便可与服务器连接，真正实现跨区域教学，资源共享便捷，还可开设远程教育，使教学不受时间和地点的约束。

文件快速定位

强大的高级搜索功能，可以基于资料正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索。忘记文件名称也可以快速的找到所需资料。

实时沟通

系统设有即时消息，短信平台，并支持邮件发送，老师也可及时方便的给学生发送即时消息，邮件与短信，提醒下载或查看最新的教育资料，帮助师生间的学习交流，提高了资源共享更的便捷性。

版本管理

系统有修订版管理功能，可以保留之前修改过的版本，如果新版资料有误删除或更改不合理的地方，或需要使用旧版时，可以退回到所需版本，保证教学资料不会丢失。

审批流程快捷

建立不同的文件流转形式，实现无纸化办公，文档将根据流程送至相应部门及人员进行审阅，将公文流转与短信通知结合，加速文件的审核与批阅，提高效率。