酒店合同审核要点

采购类合同审核及管理要点

一、供应商筛选及定价

1、《搜集单位通知书》

（1）搜集人处必须是3人；

（2）对于采购项目及类别、资质条件、提交数量/人（至少3家/人）、提交时间有明确的指示；

（3）由采购部总监签字并表明签发日期。

2、《初选单位基本情况表》

（1）由《搜集单位通知书》指定的3人每人至少搜集3家，表中反映单位数至少9家；

（2）采购部总监意见处填写“建议某某、某某、某某考察/约见”，并由采购部总监签字和写上签字日期；

（3）总经理意见处应填写“同意某某、某某、某某考察/约见”并由总经理签字和写上签字日期，或填写“同意某某、某某考察，同意某某、某某约见”并由总经理签字和写上签字日期，总经理不得直接签字和标注日期。

3、《入围单位联系情况表》可以和《考察/约见记录表》相结合。我们两家酒店就是采用相结合的方式，只有一个表就是《考察/约见记录表》。

（1）考察/约见的单位数必须至少是3家，为了是遵循3家比价原则；

（2）考察约见意见处写“推荐或不推荐”，不再写“入围或不入围”；

（3）考察小组签名处由3名小组成员签字并写上日期；

（4）情况综述中写“建议推荐或建议不推荐”，不再写“建议入围和建议不入围”；

（5）采购部总监审批处填写“建议某某、某某、某某投标报价”，并由采购部总监签字和写上签字日期；

（6）总经理审批处应填写“同意某某、某某、某某投标报价”并由总经理签字和写上签字日期，总经理不得直接签字和标注日期。

4、《恒大酒店竞价表》

（1）竞价表上应有制表人、质检、采购、采购部总监分别签字并写上签字日期（如果《恒大酒店竞价表》有多页，每页都需要签字和写上签字日期）

5、《竞价（标）审批表》

（1）应标注哪家为中标单位；

（2）参评人员意见处由参评的3人独立签字并写上签字日期；

（3）部门总监意见处填写“同意”或者“同意某某中标”并写上签字日期

（4）主管领导审批意见处填写“同意”或者“同意某某中标”并写上签字日期。

二、文件呈批表

1文件呈批表是合同签订的立项文件，不可缺少。

2文件呈批表是酒店重要文件之一，必须做到规范和正确。

其格式要按照酒店规定要求做，其编号必须符合酒店要求，不得出现错别字、语句不通顺等现象。

3不同的审批权限采用不同文件呈批表

三、《物资报价表》和投标单位主体资料

1每家投标单位必须提供《物资报价表》（或类似于报价的资料），对报价表不得擅自修改，如有修改必须由报价人在修改处签字确认。

2报价表处必须要有《竞价（标）审批表》中参评人员的签字并写上签字日期；

3报价表处必须要有投标单位盖的鲜章（起码要保证中标单位的报价表上是盖的鲜章）。

4 每家单位必须提供主体资料，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、符合政府有关资质规定（或取得相关专项许可、资质证书）、法定代表人身份证明、法定代表人身份证复印件、授权委托书（如有授权的话）、被授权人身份证复印件（如有授权的话）、合作合同复印件，并在上述文件上盖单位鲜章。（起码要保证中标单位的主体资料按照上述要求做）

5 制度中要求入围供应商须提供至少二份非同一单位签署的近两年内与高星级酒店或高档酒楼合作合同复印件并加盖公司章。（对于此应严格执行，但需根据实际情况灵活处理）

四、合同审批表

1不同的合同采用不同的合同审批表；

2合同名称必须跟合同文本上的合同名称一致，不得简写；

3合同金额处不得留有空白；

4对方单位名称必须跟合同文本上的对方单位名称一致

5非采购部负责签订的合同（酒店经营类合同除外）应由采购部给出意见并签字。

6与采购相关的合同（包括购销、服务、租赁、工程等）应由监察室监察签署意见。（对于监察室尚未到位的，可以没有这项）

五、合同文本

1 酒店管理集团有范本的，订立的合同是否参考合同范本执行的。

2合同是否按照呈批文件上的领导批示执行的。

3合同签订是否与定标（核价）结果一致。

合同报审前必须按制度完成定标（核价）审批，合同签订必须与定标（核价）结果一致。如因特殊原因需要变更定标（核价）结果的，须按原程序重新完善审批手续。

4合同是否加入“发票条款”和“廉洁条款”。（所有合同必须加入“发票条款”和“廉洁条款”）

5合同是否加入对方的优惠承诺

在招投标、协商或谈判过程中，凡对方承诺的各种对酒店有利的事项都必须写入合同条款。

6合同是否有签约人签名。

7合同文本上的签约日期是否早于合同审批日期。

合同审批日期是该合同最高权限领导批准时间，所有合同文本上的签约日期不得早于合同审批日期。为了防止合同文本上的签订日期早于合同审批日期，所有合同文本后面的签约日期等合同审批完毕后手工填上。

8合同非经济条款是否存在法律风险、表述不清、约定不明确、缺少重要条款等

六、《申请使用资金审批表》

1合同名称、对方名称、合同总金额填写是否正确；

2付款单位与合同是否一致；

3收款单位与合同是否一致；

4付款条件是否符合合同付款条件

5付款比例是否符合合同约定

6应扣款的审核：甲供材货款、水电费、转扣款项、预付款、借款、违约金及罚款等应扣款项是否按实扣除（工程类合同会涉及到扣款事项）。

7附带资料：合同明确要求的资料。合同中没有要求的，要审查是否有入库单（入库单上必须由采购部和使用部门负责人签字，采购部签字表明是对收到的数量认可，使用部门签字表明是对货物的质量认可。当数量和质量都符合的时候就可以认为货物符合合同要求）、发票等。

8是否重复付款：要做个付款审核台账，防止重复情况付款。

七、六合同归档、台账

1、合同归档管理