中国石油华东销售分公司电子档案管理暂行规定

中国石油华东销售分公司电子档案管理

暂行规定

1.范围

本规定适用于电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档、利用与电子档案管理的一般要求。

本规定适用于公司磁盘、磁带、光盘等存储的电子文件及电子档案。

2．引用标准

中华人民共和国国家标准GB/T17678。1-2-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》

国家档案局、中央档案馆《电子文件归档与电子档案管理规范》（试行）

3．定义

本标准采用下列定义

3.1电子文件Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的代码序列。

3.2电子档案electronic archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明、参数和其他相关数据。

3.3逻辑归档logical Filing

又称在线式归档（on-line-filing）。指在计算机网上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4物理归档 physical Filiing

又称卸载式归档（off-line-filing）指把计算机及其网络中电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.5双轨制

所谓电子文件双轨制，就是纸质文件与电子文件并存。具体的讲就是在进行纸质档案归档的同时，将对应的电子文件同时归档，并作好保管和利用。

4．总则

4.1电子文件形成单位负责对电子文件的形成收集、整理、积累、鉴定、归档及电子档案的保管，实行全过程管理，保证管理工作的连续性。档案部门进行指导与监督。

4.2电子档案的管理由档案部门负责，电子文件形成部门提供协助和支持。

4.3档案部门应明文规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求，以保证电子档案的质量。

4.4为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成时就要有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.5归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

5．电子文件的收集整理

5.1各归档单位、部门应指定专人负责电子文件的收集整理。

5.2归档人员要建立存放电子文件的子目录，子目录应按照大类、二级类目的形式建立，如“A党群工作\A01党务工作\问题\序号”归档人员平时要主动收集今后应归档的电子文件。

5.3要及时做好备份工作，防止由于各种原因造成的文件丢失。

5.4各单位、部门的领导和工作人员要在文件、资料形成后，及时将电子版文件交付归档人员，以免造成电子文件的流失。

5.5归档部门可采用“卸载式”和“在线式”两种方式进行归档。

5.6在文件拷贝或传输时应按照档案所要求的分类、排序进行，同一大类同一属类的同一问题文件应放在一起。

5.7电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影象文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

5.8电子文件的整理，应按大类、年度、职能、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6．电子文件归档范围

6.1凡是《中国石油华东销售分公司档案分类规则》中所要求归档的档案所产生的电子文件，均属于归档范围。

6.2电子文件归档包括两个方面：一方面指凡是纸质档案有电子版的，该电子版文件就应归档；另一方面指本身为电子版文件如图象、声音、磁盘、磁带、光盘等电子文件也应该归档。

7．电子文件归档时间

电子文件的归档方式有两种：（一）逻辑归档（Logical Filing）、（二）物理归档(physical Filing)。

7.1逻辑归档：归档文件的著录信息及存储地址应自动保存到档案部门的数据库中，以方便其他人员的查询；另一方面，文件生成部门仍然可方便地使用该文件，但不能修改和删除。逻辑归档有助于充分利用机构内部的网络资源，实现信息共享。为了防止网络瘫痪、崩溃时文件的丢失以及保护归档电子文件的真实性和完整性，应采取对于逻辑归档的电子文件的控制：

（1）把这些电子文件纳入机构的数据备文方案，永久保存的电子文件应有脱机保存的备份；

（2）定期将有用文件信息从网络上下载，进行物理归档，以减少网络的荷载，提高网络速度。

一般来说，逻辑归档尽可能实时进行，以免发生失控。

7.2物理归档是把计算机及网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门。物理归档，可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。

电子文件的物理归档一律和纸质档案同时归档，这是档案工作本身的要求，又兼顾了工作的一致性。

8．电子文件归档要求

8.1归档电子文件必须齐全、准确、完整，并能被数字计算机识别和处理。

8.2凡是产生属档案范畴的电子档案文件都必须归档，产生多少归多少，没有产生电子文件的档案要有说明。

8.3电子文件归档按照“谁产生，谁负责”的原则，机关各自处室、各部门及有关二级单位产生的向公司档案室报送；各二级单位所属科室、部门及下属单位负责向本单位档案室报送。对于上级来文、请示批复以及参加各种会议所带回的文件、资料，有电子版的一并进行归档，没有的要注明。

8.4 各外委、外包单位一律按照档案部门的要求归档电子文件。

8.5 对于数据库类型的电子文件，要将库结构和记录一起归档。较特殊的系统和软件环境，应将系统和软件平台进行归档，以便计算机识别和处理。

8.6采用在线式归档，可根据档案室所定的路径，通过网络传输归档，并电话通知档案室，见附件二。

8.7在归档时归档部门将电子文件和纸质文件一起移交档案管理部门。为保证安全，电子文件归档要一式两份。

8.8档案接收部门要对归档的电子文件一一进行检查，全部符合要求后，双方进行交接并签字后生效。检查内容包括：软硬件环境的有效性、信息记录格式；编号、图表是否与纸质档案一致，是否完整；存储介质有无划痕、有无病毒感染等。

8.9使用在线式归档，可通过网络先将电子文件移交到档案部门，填写好《档案移交（接收）登记表》，然后办理移交手续。

9. 电子档案的保管

9.1电子档案必须存放在防磁柜内进行保管，以免受到电磁场的侵害而造成存储介质的损坏和内容的丢失。

9.2档案人员每年要对电子档案进行检查，防止磁介质的衰减，并及时完成新的备份工作。

9.3档案人员要对在线式收到的电子文件及时进行备份，一式两份，并妥善保管。

9.4随着计算机技术的不断发展，一些电子文件将失去它原有的系统和应用平台，档案人员应及时将电子档案转储到新的系统和平台上。

9.5电子档案一年刻光盘一次，一式A、B两套，分开保管。

9.6按年度对电子文件归档情况、利用情况进行统计。

10．电子档案的保密

10.1电子档案具有携带方便，传播迅速等特点，因此，需要进行更加严格的安全保密。

10.2电子档案原则上不进行拷贝、借阅，对于一些特殊需要的档案，在专业部门、档案部门主管领导批准后，只以拷贝的方式进行借阅。

10.3档案人员不得私自对电子档案进行拷贝和传播，对于违反者，将依据《档案法》失密、泄密违法行为有关条例进行处罚。

11．电子档案的利用

11.1为了扩大服务范围，提高档案信息利用率，凡符合开放条件的档案都