疾控中心检验资料档案管理制度

XX 疾控中心检验资料档案管理制度 1

XX 疾控中心检验资料档案管理制度

一、目的

对检验原始资料及检验报告的编制、审核、签发等全过程进行质量控制，确保各种检验原始数据资料保存，再现整个检验过程，向客户提供准确、清晰、客观、明确的检验报告。

二、范围

本制度适用于本中心所有与检验相关的样品来源记录，检验原始数据，检验报告质量的管理。

三、职责

（一）检验所负责检验原始记录、检测数据录入，检验报告的编制，打印校对和审核（适用时）。

（二）业务所室负责样品来源记录、样品送检记录、检验报告评价的编制、打印和校对。并负责现场检测报告（底稿）的编制、打印校对和审核。

（三）质管科负责对检验报告书的审查、签章。并对所有与检验相关的记录、报告进行归档保存。

（四）授权签发人负责检验报告的签发。

（五）务业所室负责各类相应检验报告的发送及发送登记。

四、报告记录程序

（一）本中心检验报告包括的内容和要求如下：

1、名称本中心出具的报告名称为《德阳市疾病预防控制中

心检验报告》；

2、本中心名称和地址；

3、检验报告的序号和每页编号及总页数；

4、委托人或受检企业的名称；

5、检测用样的名称、状况；

6、接收检测样品的日期和检验的日期；

7、所使用的标准或使用的非标准方法的明确叙述；

8、对检验报告的内容负责人员签字及签发的日期；

9、各项检测的数据应明确提出最终检测结果及国家标准规定值；

10、若为送检，应声明此结果仅对样品负责；

11、各种性质的检测报告，均使用中心统一的检验报告格式；（二）检验报告的工作流程

1、检测人员收到样品后应严格按照标准、技术规范操作，一丝不苟地做好原始记录，正确无误地运算，及时地录入检测数据或者出据检测报告；检验结束后，应将记载过程和结果的原始记录交相应检测人员复核。在复核过程中发现有差错，复核者应通知检测人改正，然后重新复核。检

测人和复核人均应在原始记录上签名。检验原始记录要求见执行《记录控制程序》。

2、必要时，当一个试样的检测项目全部完成后，主检人员根据该试样的所有检测原始资料（检验样品送检单、各检测

项目原始记录）编制检验报告（底稿），编制完毕后应有检验人员、校核人员签字，交检验科负责人审核。

3、各业务所室对检验结果进行评价，打印报告书。评价报告书上应有评价人、审核人签字。并将检验报告正（副）本附所有原始记录交报告受权签字人签发。

4、现场检测应由两名以上具有资质的检测人员进行现场检测，检测报告编制完毕后应有现场检测的两名检测人员签字，交检测科负责人审核。

5、检验报告正（副）本由办公室加盖单位公章，质管科加盖资质认定标示章。检验报告副本及所有原始记录（协议书、采［收］样单、样品送检单、检验原始记录）由质管科填写《卷内文件目录》分类归档保存。

6、检测报告书正本由各业务所室负责发送，或根据约定通知客户来单位领取。发送时，各业务所室应填写《检验报告发放登记表》。

（三）检验报告的管理

1、质管科负责检测报告书的归档。

2、委托检验报告的查询，须核实委托方身份无误后提供。如委托方丢失原报告需复制的，申请后经质量负责人批准，可将原报告复印。

（四）检验报告的修改

1、当发现检测依据的标准有误，或检验设备出问题而导致

检验报告所给结果的正确性有问题时，各业务所室立即以书面形式通知客户。

2、检验报告修改程序

（1）已盖章生效未发出但需修改的检验报告，由各业务所室办理登记后，再重新编制审核打印。

（2）检验报告发出后，发现有错误需要更正时，经确认后立即书面通知委托人，将原报告收回、登记。并按程序起草检验报告更改文件，经技术负责人批准后重发一份更正报告。更正报告不再另行编号，可使用原报告编号。

（3）更正报告的编制、审核和签发程序和要求同正式报告，更正报告同原报告一起存档，同时在发文簿上注明。

（4）对修改前已发出的检验报告所造成的后果，调查后按中心岗位责任制度、奖惩制度处理。

五、保管期限

各种检验报告和原始记录应妥善保存至少5 年，有特殊要求的，按照国家有关规定执行。