第一次给客户写邮件的注意事项

第一次给客户写邮件的注意事项

电子邮件是外贸人员联系新客户的最常见、最方便、最简单和最节省的方法，也是一种最有效的方法。那么，当外贸人员第一次给客户写邮件时，该如何写呢?下文就介绍了第一次给客户写邮件的注意事项，可供参考。

电子邮件早已成为人们联系新客户的最常见、最方便、最简单，最节省，事实上也是最有效的方式;

说其“最常见”，因为差不多90%的出口企业在网上联系新客户都会选择先发送电子邮件;

说其“最方便”，是因为只要你能上网，则你随时随地都可以联系新客户;

说其“最简单”，是因为发个邮件是最简单不过了，无非是在你邮箱里写点内容，轻点发送，则就可能很快收到外商回复;

说其“最节省”，无非是因为发个电子邮件几乎就不用花你一分钱，而传统的传真方式则总是要花掉你不菲的电话费;

而说其“最有效”，也是因为据我们了解，在本网会员中，有超过90%的会员一般都是首先通过电子邮件联系上新客户的，故“最有效”的称谓应是名符其实，并无夸大;

然而，给一个新客户发第一封联系邮件，看似并不复杂，但其中仍有很多奥妙与诀窍

，同样是用邮件在同一时间联系同一个新外商，为什么外商会回复他而不理你?显然与你如何撰写该邮件有着很大的关系，我们也发现既使是不少的“老外贸”，在写给外商的第一封邮件时也存在不少的问题与漏洞，故就难免常常抱怨外商回复不多。

一，第一次用邮件联系的基本原则。

1、时效性

这自然是指你联系客户的时间问题，越早联系外商则外商回复的概率越大，该道理大家都明白，更进一步的说，不管你写的邮件如何的好，你的报价如何的有竟争力，如你联系外商的时间太迟，则也许你一切的努力最终都会没用，所以，一定要尽量在第一时间联系外商，是我们给你的第一个忠告;

2、针对性

这是指你写给外商的邮件内容应尽量针对外商 询盘 的内容来写，泛泛的联系邮件并不容易得到外商的回复，而如果你的邮件内容并没有回答外商在 询盘 已提出的全部要求，则情况也不可能太妙，如外商明确说明只欢迎manufacturer联系，而你的邮件内容却明白让外商知道你只是个贸易商，你想外商会回你吗?所以，你在写邮件前，请一定要多多、仔细研究外商的 询盘 内容，而在写邮件时或发送前，你更要多看看，你的邮件内容完全达到了外商的要求了吗?

3、简洁性

这是指你写给外商的邮件长短，千万不要以为你写的邮件越长，外商就更会回复你，恰恰相反，你写的邮件必须要简洁，切勿废话连篇，特别是忌讳太长的自我介绍而迟迟不进入主题内容，那么，什么才是外商最关心的主题内容呢?除了外商在询盘中列明的要求外，我们认为，产品的规格和你的报价就是所有外商最关心的内容;

4、灵活性

这是指你要按照具体情况来调整你的邮件内容，对不同的情况、不同的询盘、不同的外商、甚至不同国别的外商，你的邮件内容自然应该灵活处理，而不必千篇一律，如，如外商的询盘内容具体而很实在，则你的邮件也须具体而很实在，报价也应报实价，相反，如有些外商的询盘本来就很虚，而你只是想碰碰机会，则先泛泛联系一下也无妨;

5、准确性

这是指你写给外商的邮件内容必须准确，如外商在询盘中要求你报 CIF 价格，则你千万不要偷懒只报过去一个 FOB 或C+F价格;客户明明白白说要的是A规格的产品，你却报过去一个B规格的产品;外商要求你在报价时须附上图片，你却偏偏缺少图片就报将过去

，等等，你想，外商还会回复你吗?

6、竞争性

这是指你报给外商的价格须有竟争力，很多人总是抱怨外商回复甚少，却甚少检讨一下你发给外商的邮件中有报价吗?如有的话，你考察过没有，你的报价真的有竟争力吗?想知道你的报价有没有竟争力，其实有很多办法核实，如，你不妨找几家正在自营出口的厂家，让他们都报一个出口美元价(不是人民币出厂价)出来，或者现在到处都有 海关数据出售，去买一套该产品最新的 海关 数据，查查国内同行目前实际的出口成交价是多少，你自然心中才有数!

7、严谨性

这里主要指语言问题，我们认为，商业邮件也就相当于传统的商业信函，语言自然要正确而严谨，写错一个字母看似问题不大，但偏偏有些外商也许就会认为你不认真，而有些英文 单词 错一个字母也许其意思就差的太远，徒增外商的困惑;有些用词如把握不当也可能让外商产生不必要的误会，如你的报价确是你的最低价或是实盘，则在你的价格加个Firm 或Rockbottom就应该很有必要，相反，如你的报价本来就颇有水分，加上该两个 单词 的后果很可能就是外商对你的绝望而不可能回复你;就是标点符号也不可乱用，与中文一样，同样的两句话，使用不同的标点其含义也许就完全不一样;

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