接听电话需要注意的礼仪问题和场合

接听电话需要注意的礼仪问题和场合

接电话谁都会，但是懂接电话礼仪的人却不多。在我们身边经常有些人拿起电话直接就是“喂，你是谁?”“喂，什么事?”这样的语气让人听了真得很不舒服，我们应该学会说“喂，你好!”等一些基本的电话礼貌用语。不要认为使用礼貌用语只是细枝末节的小事，要知道很多时候成功往往就取决于细节。下面为大家介绍接听电话需要注意的问题。

接听电话需要注意的礼仪问题

1.接听要及时

接听电话的时候，一定要迅速，不能让对方等得太久，这是失礼的行为。一般来讲，电话在响三声之前就应该接通，如果电话响了五声才接通，应该第一时间向对方道歉，比如说“对不起，让你久等了”。如果当事人暂时无法接听电话，代接人在电话接通后要第一时间向对方进行解释。

2.保持正确的接听姿势

电话响起时，应该用左手接听电话，这样可以使右手随时记录有用的信息。并且在接听电话时，要让话筒和嘴巴之间保持四厘米左右的距离，耳朵要贴近听筒。接打电话时要保持微笑，因为对方能感觉得到。同时还要注意嘴里不得含有杂物，比如吃东西、叼着香烟、嚼着口香糖等，这样打电话是极不礼貌的行为。此外，当通话结束后要

轻轻把话筒放好，不可粗鲁地挂掉电话，不能发出“啪”的声音。

3.注意说话的方式

接听电话时留给他人的印象是粗鲁还是有修养，都取决说话方式的正确与否。只有温和友善、礼貌热情的说话方式，才能给人留下良好的印象。什么样的说话方式是温和友善、礼貌热情的呢?可以参照这样几个标准。

(1)语调适中，声音甜美

因为电话沟通是只闻其声不见其人，所以你的语调、声音就代表了你的个人形象。如果你说话冷冰冰的，语调阴阳怪气，势必会给人一种不舒服的感觉，不愿意再与你交谈;而如果你语调适中，声音甜美，对方就会觉得你是个善良、热情的人，并愿意与你交谈。这也是很多公司把“嗓音在电话里好不好听”当作招聘秘书和话务员的一个考核标准，因为在一定程度上说，声音就代表着一个人的形象和修养。

(2)语速要快慢得当

语速无论是过慢还是过快，都会让对方觉得无所适从。过慢的话，会让对方觉得你性子慢吞吞的，做事肯定拖沓，如果对方是个急性子，会更加不愿意与你交谈;过快的话，会让对方觉得你性子太急，性格风风火火，不够成熟稳重。快慢得当的语速主要根据通话方的语速而定，最好能保持和对方大致相仿的语速。

(3)音量大小要适中

音量过小，会让对方觉得你有气无力，是个缺乏激情的人，甚至会由于对方无法听清你的话，从而产生急躁心理;音量过大，对方会

觉得你是个大嗓门，办事不沉稳，说话太冲动，甚至会让对方误解为你在对他发脾气。最合适的音量就是不要和通话方的音量相差过大。

(4)沟通中要懂得停顿

在与他人电话沟通时，不要一个人滔滔不绝地说个不停，让对方插不上嘴。这会让对方觉得你很自私，不在乎他人的感受，不是一个值得信任和深交的人。无疑，这样的行为会破坏你在他人心中的良好形象。此外，适当的停顿，不仅可以有效地吸引对方的注意力，还会给对方思考和反馈的机会。如果在停顿的间隙对方向你提出问题或者示意你继续说下去，这也证明对方是在认真听你说话。

(5)遭到打击时也要热情不减

不少人在电话沟通中如果遇到对方为难或者拒绝时，当即便觉得心灰意冷，谈话的热情骤降，并且说话方式也变得冷冰冰或者不耐烦，这是电话礼仪所不允许的。因为这样不仅无助于事情的解决，还会让对方觉得你这个人没有胸怀，小肚鸡肠，会破坏你的个人形象。

接听电话需要注意的场合

有些地方是不允许接听电话的，比如会议期间、谈判桌上、领导办公室，以及一些加油站、飞机场、医院、电影院等场合。在这些地方当众接听电话是一种非常欠缺修养的行为，不仅会影响他人，还存在安全隐患。尤其是在加油站，绝不可以接听电话。

在职场中，电话不仅是一种通信工具，更是一种交际方式，通过电话通话，可以判断对方的素质高低。然而，多数客户都是先通过未见面的电话沟通，有了与你初步合作的意向，才会选择接下来与你面

谈。如果我们不想在未见面之前就失去合作的机会，就必须掌握一些接听电话的礼仪。

打电话的基本礼仪

打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人，是主动的一方，而接听电话的一方是受话人，是被动的一方。因而在整个通话过程中，拨打电话的人起着支配作用，一定要积极塑造自己的完美的电话形象。

在打电话时，必须把握住通话的时间、内容和分寸，使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。

1打电话之前要做好准备工作

在拨打电话之前，简要记一下问题的要点和次序;收齐必要的资料和文件;准备好记录的纸笔。不要打完电话后发觉遗漏了一两点再去麻烦人家。对自己想要说的事情做到心中有数，尽量梳理出清晰的顺序。做好这样的准备后，在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话人留下高素质的好印象。

2选择适宜的通话时间

把握好通话时机和通话长度，即能使通话更富有成效，显示通话人的干练，同时也显示了对通话对象的尊重。反之，如果莽撞地在受话人不便的时间通话，就会造成尴尬的局面，非常不利于双方关系的发展，当然如果为了紧急事情打电话，那就另当别论了。通话时间一般以3 ～5 分钟为宜。如果与国外通话，还要考虑时差和生活习惯。接通电话后，要先询问对方时间是否合适，有无妨碍。谈话过于冗长，

也会引起对方的负面情绪。

3通话语言要文明，内容简明扼要

电话接通后，要向受话方首先恭恭敬敬地问一声“您好”!然后再言其他。发话人对受话人的讲话要务实，开宗明义，直奔主题，不要讲空话、废话，不要啰嗦、重复，更不要偏离话题，节外生枝或者没话找话。在通话时，最忌讳发话人东拉西扯、思路不清。总之，因为打电话只能察言，不能观色，所以，一定要重视语言正确，语调亲切，语气谦逊，语言合适，给人以好感。

4打电话的举止基本要求

拨号时不要以笔代手，通话时，不要嗓门过高，终止通话放下话筒时，应轻放。在办公室接电话声音不要太大。接电话声音太大会影响其他人工作，而且对方也会感觉不舒服。在举止方面，应对自己有所要求，不要把话筒夹在脖子下;不要趴着，仰着，坐在桌角上;不要高架双脚，要注意待人以礼，举止和语言都要得体大度，尊重通话的对象，并照顾到通话环境中其他人的感受。