秘书邮件礼仪
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秘书邮件礼仪
秘书在一天中,主要通过邮件和电话来帮老板沟通安排日程。每天,从客户、内部团队、公司PR、行政各处传来的关于会议邀请、事务进展、办公室消息等邮件总有一百多封,怎样处理这些邮件呢?Samantha教给了我们如下邮件礼仪:
如果某人:
为你做了某事――确认并简略感谢;
请你做某事――确定优先程度,让对方知道你会马上着手,立即将此事放到任务列表
上并设置闹钟提醒,给自己留出足够的时间;
请你做的事你没有做到――如果因为客观原因确实无法完成,让别人知道为什么,这
个原因应该是有一定分量的,不要涉及无意义的细节。
如果你:
想请别人回复你的邮件――为邮件留下开放性结尾。比如提出疑问或者列出几个选择,永远不要汇报,而要询问意见,落款写上“Wouldyoupleaseadviseifalltheaboveareokforyou?”如果你写“以上是我要说的事情”,那按照逻辑,别人只会想,“哦,那是你要说的事情呗!”
为别人做了某事――确认此事已经圆满完成,并询问是否对方还需要其他帮助;
请别人做某事――那么如果你需要别人的回复才能进行下一步的工作,给自己留出预
计需要回复的时间,在此基础上设置一个提醒并抄送给那个人,而不是在整件工作的最后
期限设置提醒。
正在为别人做某事――用简短的邮件让别人了解事情的每一步进展,感觉到你对他们
的尊重,即使最后任务没有完成,别人也可以看到你努力的过程。
想表现出主动性――总是早一步为对方可能没有预想到的事情做好准备,比如为不同
地区的人组织会议或电话时,总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时
区的时间。
此外,Samantha还建议我们记住一些小诀窍以避免陷入邮件的海洋,比如不要同时处理多封邮件,回复或浏览完一封邮件再打开下一封,这样在团队成员相似而项目不同时,
可以有效避免混淆;为一些特定的发件人,比如老板设置特定的背景颜色,这样可以很容
易地发现并首先处理他们的邮件。
感谢您的阅读。
祝语:把祝福化作清风,吹落一地的花瓣,每一片花瓣,都融入我深深的思念,每一天的关怀,每一声的问候,都是我在祝你拥有绚丽多彩,快乐幸福的每一天。