秘书邮件礼仪

秘书邮件礼仪

秘书在一天中，主要通过邮件和电话来帮老板沟通安排日程。每天，从客户、内部团队、公司PR、行政各处传来的关于会议邀请、事务进展、办公室消息等邮件总有一百多封，怎样处理这些邮件呢？Samantha教给了我们如下邮件礼仪：

如果某人：

为你做了某事――确认并简略感谢；

请你做某事――确定优先程度，让对方知道你会马上着手，立即将此事放到任务列表

上并设置闹钟提醒，给自己留出足够的时间；

请你做的事你没有做到――如果因为客观原因确实无法完成，让别人知道为什么，这

个原因应该是有一定分量的，不要涉及无意义的细节。

如果你：

想请别人回复你的邮件――为邮件留下开放性结尾。比如提出疑问或者列出几个选择，永远不要汇报，而要询问意见，落款写上“Wouldyoupleaseadviseifalltheaboveareokforyou？”如果你写“以上是我要说的事情”，那按照逻辑，别人只会想，“哦，那是你要说的事情呗！”

为别人做了某事――确认此事已经圆满完成，并询问是否对方还需要其他帮助；

请别人做某事――那么如果你需要别人的回复才能进行下一步的工作，给自己留出预

计需要回复的时间，在此基础上设置一个提醒并抄送给那个人，而不是在整件工作的最后

期限设置提醒。

正在为别人做某事――用简短的邮件让别人了解事情的每一步进展，感觉到你对他们

的尊重，即使最后任务没有完成，别人也可以看到你努力的过程。

想表现出主动性――总是早一步为对方可能没有预想到的事情做好准备，比如为不同

地区的人组织会议或电话时，总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时

区的时间。

此外，Samantha还建议我们记住一些小诀窍以避免陷入邮件的海洋，比如不要同时处理多封邮件，回复或浏览完一封邮件再打开下一封，这样在团队成员相似而项目不同时，

可以有效避免混淆；为一些特定的发件人，比如老板设置特定的背景颜色，这样可以很容

易地发现并首先处理他们的邮件。

感谢您的阅读。

祝语：把祝福化作清风，吹落一地的花瓣，每一片花瓣，都融入我深深的思念，每一天的关怀，每一声的问候，都是我在祝你拥有绚丽多彩，快乐幸福的每一天。