秘书人员具备交谈礼仪修养的必要性

秘书人员具备交谈礼仪修养的必要性

本文是关于秘书人员具备交谈礼仪修养的必要性，仅供参考，希望对您有所帮助，感谢阅读。

秘书人员具备交谈礼仪修养的必要性

首先，秘书人员遵循交谈礼仪能够优化个人形象。

任何一种礼仪的实施，都能使施礼者的形象得到良好的体现，交谈礼仪的实施自然也不例外。个人形象优化了，则可使个人工作绩效得到提高;同时秘书人员个人也代表着组织的形象，所以个人形象优化了，也就树立了本组织的良好形象，从而产生最佳的社会效应，带动组织工作的顺利开展。

其次，秘书人员遵循交谈礼仪能够更好地处理和保持与领导、同事及外界的人际关系。

秘书学中一个核心问题就是秘书与领导关系问题，秘书要处理好与领导的关系，必然要遵循一定的交谈礼仪和技巧。如与领导交谈时注意上下级关系的礼仪、把握好说话的分寸、对领导要适时进言等。

当然，通过言谈把握好与领导的关系是很重要的，但也要通过语言这个交际工具处理好与其他人员的人际关系，这样才能够建立良好的人际环境，才能为做好本职工作打下基础。此外，通过交谈礼仪的实施来协调好本组织人员之间的关系，使得本组织机构在一个和谐的氛围中顺利运转。

在论析秘书人员应遵循的交谈礼仪时，首先要了解交谈的基本要求，尤其是作为秘书这个职业的需要所应符合的几个基本要求。

秘书人员交谈礼仪修养的注意事项

在遵循交谈礼仪时，要注意以下几点事项：

(一)举止要恰当，谈话距离要适当

手势不要过多，幅度不要过大;注意姿态。如双方并排而坐时，在谈话中间可把身体侧向对方，以示专注;不要和对方离得过近或过远，尤其注意不要唾沫四溅，以免失态。

(二)要照顾到在场的所有人

不要只关注、照顾主宾，对其他在场的客人，要常用目光照应一下，让每个人都感受到你对他们的关注和尊重。

(三)不要中途打断或是和人争辩

出于尊重的需要，对方讲话时，不要中途打断或是和人争辩，这是不合礼仪的。若确实有没有听懂或听清之处，也要等到对方的话告一段落或中途停顿的时候再插话。可以以这样的话起头“对不起，请允许我插一句”，“对不起，您的话是不是这个意思……自己讲话时，要给别人发表意见的机会，不要滔滔不绝，旁若无人。

(四)要耐心倾听

对方讲话时，要耐心倾听，目光要注视对方。这是尊重的需要，也是礼仪的需要。同时在倾听的过程中，进行适当的提问，这既为礼仪的需要，表达对对方的尊重，也为获取信息的需要。

(五)尊重习俗，注意禁忌

社会习俗文化制约着人们的言语行为，人们的言语行为又反映了一定的社会习俗文化。因此，我们在与各个国家和民族的人们交谈时，应特别注意其禁忌礼仪。以免失言，失言也是一种失礼。

(六)要主动地融入交谈圈

不论是在正式交谈或非正式交谈中，秘书人员由于角色地位的特殊性或工作的需要，更应该发挥主观能动性，融入交谈圈。也许我们与围坐一起交谈的人并不熟悉，也许我们对这个话题所知甚少或者全无兴趣，但既然目前坐在这里与人交谈，就必须表现出兴趣和热情，而不能以自己的情绪去影响他人。我们可以在适当的时候插一两句话，跟大家一起表示情绪，如点头、微笑、皱眉

等，这样也就自然地融入了交谈圈;也可以主动引起某个有意义的话题，使交谈气氛活跃，从而发挥秘书的公关交际能力。

秘书人员交谈礼仪修养的基本要求

(一)交谈的态度

交谈的态度要真诚。美国总统林肯曾说过：“真诚是我待人的美学原则。”说话要有诚意。不论多么美妙的话语，如果缺乏了诚意，也不过是花言巧语而已。巴金说过：“文学的最高的技巧是无技巧。”巴金并非反对技巧，而是想强调，比起所谓技巧，真情实感更为重要。说话也是一样。我们曾看到许多“讷于言而敏于行”的君子，虽然话不多，但他君子的品行，一句两句话就让人信服和佩服了。所以无论你的口才如何，首先要真诚、要有诚意是非常重要的，这也是任何礼仪实施的首要的基本要求。

(二)交谈的语言

对于纷繁复杂的众多的地方方言系统，我们为了更好地沟通和交流，提出了一种规范化的语言，即普通话，所以秘书人员要想能与人更好地沟通交流，就必须具备较好的普通话水平。

(三)交谈的声音

对于交谈的声音，可从音量、语速和语调三个方面来阐述。

1、音量

秘书特别要注意控制自己的音量。在国际礼仪中，以说话声音适度为有修养。

所谓的适度，就是以能让交谈对象听清而不影响其他的人为准。声调略低，是职业的需要，有利于建立良好的职业形象。

2、语速

交谈中陈述意见要尽量做到平稳中速。为了表达的需要，在特定的场合下，也可以通过改变语速来引起对方的注意，加强表达的效果。比如说语速的

变慢，以引起注意。不论何种语速都要以对方能够听清为主，这也是对对方的尊重。

3、语调

秘书人员要根据不同的交际对象、交际场合，恰当地运用不同的语气语调进行交谈。如面对上司、长者时，语气要平和、谦恭，给对方以敬重感;面对同事、客人时，语气要和缓、有礼;面对下属时，语气要亲切、随和。