如何提升梳理岗位描述

如何提升梳理岗位描述

一、什么是岗位描述

岗位描述:一个岗位要求去完成的工作内容、应当承担的责任。

(一)我们通常所说的岗位,是指组织为完成某项工作而确立的不同工种和职务。例如服务员岗位、锅灶工岗位、收银员岗位、保安员岗位等。

岗位描述又称岗位职责。是对这个岗位要求完成的多项工作项目、责任以及权力的总和。

(二)一个部门职能要通过每个岗位去分解完成。就要界定清楚各个岗位的不同工作内容和责任。

(三)岗位描述是依据岗位图制定的。部门岗位图上的每个岗位,都有对应的岗位描述。所以岗位描述有“职务名称、直接上级、直接下级”等规定,形成了管理架构和工作系统。

(四)每个岗位都有自己特定的工作种类工作性质,例如:服务、出品、传菜、网管、保洁等,需要制定一段文字来描述,成为这个岗位的“本职工作、工作责任、主要权力和领导责任”。

(五)岗位描述来明确界定了各岗位的责任,使各岗位各尽其职、各负其责的基础上,起到相互服务相互制约的作用。

今年酒楼要求把实施标准化列为岗位描述的重要内容之一,要在梳理岗位描述时明文规定出来,把这最基础的标准落实成为最基础的岗位责任。

因此,岗位说的是:岗位是做什么的。

二、梳理岗位描述的原则

按照部门职能的工作条款和岗位所规定的工作内容,把本岗位的工作范围和职责责收集起来,分列成为岗位工作项目;将相同的工作项目合并,找出重要的项目确定成为岗位描述的基本内容。这些基本内容按照以下原则梳理排列:·无重叠的原则。一个岗位所具有的直接责任和领导责任,和任何其它岗位不能有任何重叠;一个岗位所具有的下属人员,和任何其它岗位不能有任何重叠。

·无空白的原则。所有岗位描述所列的责任加在一起,严格组成整个企业管理的责任范围,任何时间、区域、人员、工作责任不能出现无归属或无人负责的现象。

·涵盖的原则。作为直接上级而言,他的下属的所有下级岗位的直接责任都是他的领导责任。

·分权的原则。企业的工作有跨部门跨岗位才能完成的。各部门各岗位要在自己的权限范围内按照部门职能岗位描述的规定行使工作和责任。

标准化培训资料(三) 1

三、岗位描述的主要内容

岗位描述的主要内容分为五个部分:

(一)本职工作——个岗位的最根本的职责。拟写时用一句话概括。

本职工作的实质就是最终责任。每个员工为他的岗位工作最终结果负责。在本职工作范围内负最终责任是无条件的。

一个企业有多少个不同工种就有多少个不同的岗位描述;有多少个不同级别,就有多少个不同的岗位描述。面对董事会,企业的所有工作由总经理负最终责任;面

对总经理,部门的所有工作由部门经理负最终责任;面对部门经理,各分部、各组、各档口的所有工作由这些岗位的责任人负最终责任。那么,员工是对他所在岗位的所有工作负最终责任。这样由上至下层层分解工作,由下至上层层负最终责任,才能建立起企业的责任体系。

例如:大中华酒楼出品部经理的本职工作:

负责酒楼出品部各项工作的管理和实施。

这段表述分析:负责——责任,酒楼出品部——岗位,各项工作的管理和实施——责任内容。换句话说就是:对酒楼出品部各项工作的管理和实施负最终责任。

“本职工作”的梳理:本职工作的实质就是最终责任。将这个岗位的职责在格式上要用简洁的一句话来归纳体现。越明白越好。本职工作出了问题,或结果不达标,该岗位人员负最终责任

(二)直接责任——凡需是该岗位本人亲自操作的工作责任。

直接责任的实质就是对本人的工作行为负责。

我公司在标准化工作中规定:各部门督导级和督导级以上的员工,在岗位描述中设置直接责任和领导责任;而领班级和普通员工不设置领导责任,领班级和普通员工的岗位描述的工作责任都在直接责任中表达。

例如:大中华酒楼出品部经理的直接责任:

1.制定出品部年度出品生产计划,并将计划分解到月;制定年度出目标并将目标分解到档口,予以实施、检查、考核。

2.主持制定菜品原材料选择检验、菜品初加工、菜品面客出品等标准和程序,主持制定菜品试制的标准和程序,主持制定菜品标准成本卡和制作工艺流程,负责出品质量标准的拟定、培训、实施、检查、处理和反馈。

3.制定工作程序流程及规章制度,组织实施。

4.组织加工间初加工生产、厨房出品生产。……

“直接责任”的梳理:直接责任的实质就是对本人的工作行为负责。梳理时要将该岗位的主要的工作项目和责任列出来:有本岗位特征的主要工作项目和责任,例如传菜员岗位的传菜责任;有因传菜而必须要掌握做的工作项目责任,例如对菜品品种质量的识别验收、对装菜容器的保管使用的责任;有所有员工都必须遵守的通用责任,例如标准责任、质量责任、程序责任、效率责任、工时产量

责任等。

该岗位的直接上级要能指导下级岗位制定岗位描述。要将该岗位重要的条款排列在前,按条款的重要程度不同列出先后,顺序要有章法,要符合岗位特征和逻辑。

(三)领导责任——指挥、命令、要求下级或他人完成工作,而自己要对其结果负责的责任。

领导责任的本质是对结果负责。

例:大中华酒楼出品部经理的领导责任:

1.对出品生产计划,出品管理目标的分解实施的及时性、有效性负责。

2.对出品生产计划,出品管理目标完成的质量负责。

3.对出品部生产与管理的质量、效率负责。

4.对部门标准、程序、规章制度准确和有效的执行负责。

5.对菜品安全、卫生、温度等标准的实施结果负责。……

“领导责任”的梳理:各部门督导级和督导级以上的员工,不仅要对自己的行为负责还要对所管辖的区域、所领导的下属职责、所涉及的范围以及所产生的最终结果负责。对本部门的标准、质量、效率、效益、秩序、面貌、生存、发展负责。通俗地讲:你领导的部门或分部门出了问题,你就有责任。

领导责任通常有以下类型:对管理目标的分解、实施、完成,对管理质量、效率,对标准、程序、规章制度的准确和有效实施的结果,对责任区域卫生的达标,对工时、费用、综合利用、划小核算的管理结果,对信息使用反馈的结果,对核算的准确和效率,对向上级提供的数据、信息、情况分析、工作汇报的真实有效,对所管辖的环境、工具、器皿、设备、设施的安全、卫生、完好,对顾客的投诉,对部门文件、资料、档案的安全和保密,对本部门员工的纪律行为、工作纪律、基本功技能和整体精神面貌等,负领导责任。

(四)主要权力——与岗位职责相一致的权力。

例如:大中华酒楼出品部经理的主要权力:

1.向总经理报告权。

2.对菜品采购原材料质量、规格、价格的检查验收权。

3.对部门文件、资料、档案的审核签发权。……

“主要权力”的梳理:主要权力要与岗位责任相匹配,有多少责任就有多少权力。这主要权力是企业授给的,是授给这个岗位的,由这个岗位的人去执行。权力只能为企业服务,而不能为个人谋私。