机关文件材料归档范围和

机关文件材料归档范围和

文书档案保管期限规定讲座

主要内容:

●《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的修改过程、特点及适用范围

●《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

●如何拟订机关文件材料归档范围及保管期限

●成都市贯彻国家档案局8号令的实施意见

第一章《机关文件材料归档范围和文书档案

保管期限规定》的修改过程、特点及适用范围

一、《规定》的修订过程：P24

１９５６年第一次

１９６４年第二次

１９８３年第三次

１９８７年第四次

２００６年第五次

二、《规定》的特点

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与1987年颁发的《机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档范围》两个业务文件相比有以下主要特点？

１、国家档案局以令的形式发布《规定》，将原来的业务文件上升为行政规章，提高了《规定》的法规效力和法律地位，体现了国家档案行政管理部门的意志。

２、改革文书档案保管期限的划分方法，将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种

期限划分方法，定期中再实行标时制，分为30年、10年。

３、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型，主要限定在本单位自己产生的文件材料。

４、增加了跟实际工作直接有关的新内容，充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限。

５、原来长期的内容，上升了很大一部分为永久，进一步充实进馆档案的内容。

６、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。

７、加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”。

三、《规定》的适用范围

新《规定》适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。凡是具有行政管理职能的事业单位也属适用范围.如档案局、旅游局。

第二章机关文件材料归档范围

和文书档案保管期限规定》

《规定》第一条指出了制定规定的目的是“为便于各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”。制定的《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。P34

第二条中的“文件材料”一词在档案工作中是被广泛使用

的。这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，对“机关文件材料”的内涵有了明确的界定。从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。按照这个界定，我们各单位在制定文件材料归档范围时，就不仅是文书档案，同时还包括其它门类和载体的档案。

第三条机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

如年度总结、工作大会、党组党委会记录、围绕职能制定的制度及办法、组织机构变化、领导任免、各种统计报表等等。

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。如房屋买卖、土地征用、合同协议、资产登记等方面的材料。

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；上级主管部门发给单位需要贯彻的，绝大多数涉及单位主要职能活动，应该归档。不是主管的上级部门发的文件，就要具体分析，与本单位职能无关的不存，普发性的不存。如市委书记在作风整顿工作会上的讲话，我们肯定要贯彻，但不是我们的主要职能，属普发性文件，虽然重要，但从档案的角度讲，就不需要归档，市委办公厅会归档。并不是所有贯彻执行的都要归档。

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

《规定》对机关文件材料归档范围只是作了上述四款原则上的区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料。由于各机关文件材料的内容及载体差异性较

大，内容也比较庞杂，不可能在一份文件中详细概括指明，因此，国家档案局只对机关各类文件材料的归档范围作宏观、指导性的规定。这四款原则只是我们判断机关文件材料归档范围的价值标准，而不是具体的归档范围。

第四条机关文件材料不归档范围是：

根据《规定》第四条，机关文件材料不归档范围包括四个方面。同第三条不同，归档范围是四款原则规定，而不归档范围是四条具体的规定，是具有操作性的，这里需要提醒的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽然不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。还有机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上也应纳入归档范围，与文件正本、文件处理单一并归档。

第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

这一条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。

各机关应归档的文件材料，要实行集中统一管理。集中统一管理可以分为两个方面：一是对本单位全部档案实体实行集中保管，统一整理、编目，统一提供利用。即将各单位经过整理并移交过来的档案，由专人负责，保管在专门的档案库房内，并且按统一的分类原则进行编目，排架，按统一的制度提供利用。

二是本单位的全部档案信息（如目录、数据等）按统一的管理制度集中管理，但档案实体则分别保存在不同的库房。如将会