人事档案管理办法

人事档案管理办法

为了加强公司人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，根据国家和神华集团有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第一条人事档案管理权限及职责

公司人事档案按照人事管理权限实行集中管理。

（一）公司人力资源部依据此规定，管理公司人事档案，并配备政治上可靠、责任心强的中共党员作为专职或兼职档案管理人员。

（二）档案管理员及其直系亲属的档案，由上一级档案管理人员（或分管领导）负责保管。

第二条人事档案管理职责

（一）保管人事档案；

（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；

（三）建立人事档案名册，办理人事档案的查阅、接收和转递；

（四）登记人员职务、工资的变动情况；

（五）档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续；

（六）为有关部门提供人员情况；

（七）做好人事档案的安全、保密、保护工作；

（八）办理其他有关事项。

第三条人事档案的整理

整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。

（一）人事档案材料按照以下分类整理：

1．履历材料；

2．自传材料；

3．鉴定、考核、考察材料（包括各种考核、考察、述职、鉴定材料）；

4．学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）、职业技能鉴定材料；

5．政治、历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

6．参加中国共产党、共青团、民主党派的材料；

7．奖励材料（包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料，以及科技、业务工作等方面的奖励材料）；

8．处分材料（包括甄别、复查等材料，免于处分的处理意见、违法犯罪判决书等）；

9．工资、录用、任免（聘用）、转业、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

10．其他可供组织上参考的材料。

（二）人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列，应符合以下有关要求。

1．第一至四类、七类、十类材料，同一问题按形成时间先后顺序集中排列，以最后时间为准。

2．第五类、八类材料，同一问题材料集中后，按材料的主次关系排列，具体顺序是：上级批复、结论或处分决定；本人对结论的意见；调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。

3．第六类材料，按以下顺序排列：入团志愿书、入团申请书、离退团材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表；加入其他党派材料。

4．第九类材料，按所列材料的性质的不同排列，每一种材料再按时间先后顺序排列（如工资、任免等）。

（三）人事档案材料页码的编写要求：

1．对每份材料逐页分别编写页码，页码用铅笔标注在档案材料右下角（双面书写的材料，其背面页码标注在左下角），档案材料目录不编页码。

2．每份材料的编号由材料的类别号、份次号组成，用铅笔标注在每一份材料的右上角，中间用短横线连接。例如：编号为3—1，是指第三类的第一份材料。

（四）人事档案目录的编排：

1．类号。标明本类档案材料的类别，根据档案种类材料的多少，每页档案目录可放两类或三类，由上而下排列。

2．材料名称。指档案材料的标题，档案材料没有标题的，应当依据材料内容拟写标题；原有标题太长的应适当压缩。

3．材料制成时间。填写档案材料形成的年、月、日，用阿拉伯数字标注。

4．页数。填写每份档案材料的页数。

5．书写目录要工整、正确、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写。

6．书写目录时，每类目录之后须留出适当的空格。

职务变动登记表。根据任免呈报表的变动情况，按变动时间顺序逐年填写，排放在档案目录后面。

工资变动登记表。根据工资变动情况，按变动时间顺序逐年填写，排放在人事档案第九类前面。

（五）人事档案的装订立卷：

1．拆除档案材料上的金属品，按照排好的顺序打孔，连同档案目录装订成卷。

2．将装订成卷的人事档案放入相应的档案盒，并在档案盒上标明编号、姓名。

（六）人事档案的补充：

1．人事档案要及时整理，对于工作中形成的需要归档的材料，应逐份插入相应类别，逐页标注页码，及时分类填写档案材料目录。

2．职务、工资有变动时，应依次填写变动登记表。

3．中层以上管理人员人事档案归档材料，须由公司组织人事部提供并审核后，方可归档。

4．基层管理人员人事档案归档材料，须由所在单位组织人事（劳资）部门提供并审核后，方可归档。

5．专业技术人员的学历认定、职称晋升等材料，须由公司组织人事部提供并审核后，方可归档。

第四条人事档案的保管

（一）根据安全、保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严格、科学地保管。

（二）人事档案保管应设专门的档案库房，配备档案柜，房内应备有防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施，要保持库房的清洁和适宜的温湿度（温度14——24℃，相对湿度45——64%），并经常进行检查。

（三）人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决。

（四）档案库房的钥匙不得随身携带，档案柜平时要锁好并保管好钥匙。

（五）严禁任何个人私自保存和复制人事档案。

第五条人事档案的查阅须遵守下列规定：

（一）查阅人事档案必须是工作需要并与其所从事业务相符，并按人事管理权限征得有关部门领导同意后方可查阅。

（二）查阅公司中层管理人员人事档案，须经人力资源部领

导同意后，方可查阅。

（三）人事档案只限在档案库房查阅，一般不得借出。特殊情况需要借出，须按人事管理权限征得有关部门领导批准。

（四）查阅档案人员要爱护档案，切实维护档案的完整与安全，不得私自将档案卷折叠、拆卸调换、涂改、划道、复制、更不得遗失。

（五）查阅档案人员要遵守有关保密工作规定，不得随意将档案内容向无关人员泄露。如违反规定造成不良影响应承担相关责任。

（六）因工作需要从人事档案中取证的，经主管领导审查批准后，才能复制有关档案材料。

（七）对利用信函了解档案有关内容的，经主管领导批准后，只能提供与信函有关的项目。

（八）任何个人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

第六条人事档案的转递

（一）因工作调动、职务变化、退休等需将人事档案转给新的主管单位时，应及时办理档案移交手续。严格转递手续，以保证人事档案的绝对安全。

（二）转出人事档案，要认真对其清理并整理，填写转递通知单，注明转出时间和原因，在名册上注销。

（三）转出的人事档案均应包装密封，贴好封条并按管理权限加盖部门印章。