办公室接待礼仪培训

（一）内部人员办公行为礼仪要求
三、会议礼仪： 员工参加各种会议时，都应遵守以下规定： 1）员工参加会议，应提早五分钟到场，不得迟到、不得早退； 2）会议期间，手机应关闭或调为震动、静音； 3）开会应端正坐姿或站姿，认真聆听，不得交头接耳或无故打断 会议进程 ；
4）只有当主持 人宣布散会时，参会人员方可退场 。中途有事应向
上级在先、主人在先、长者在先、女性在先
（二）外部人员来访接待礼仪
3）讲究礼仪次序 问候A：一般的问候，用于彼此不大熟悉或初次见面的人之间，可以说“你好”、 “一路辛苦了”之类；特殊性的问候，用于彼此已相识、关系比较密切的人之间 的问候； B：一般询问一下对方的工作、身体情况，如果关系比较密切，也可以询问一 下对方的家庭情况； C：问候时攒称呼：是领导则直接称呼姓加职务；一般人员就称呼姓或名，较 熟悉的人员叫名更亲切； D：在外事活动中，对国外女性的称呼分夫人、太太、小姐、女士四种，没搞
D：牵涉到公司机密及人事相关邮件时，不可同级发送，需报送自己的上级，根据
邮件的不同性质，可分部门、级别的发送；
（二）外部人员来访接待礼仪
四、邮件发送时礼仪： E:不可将公司内部的往返邮件直接转发给外公司人员，最好是另写新邮件； F：对一件事的沟通邮件，尽量在原邮件基础上回复，以便查看事件的连续性， 便于追踪; 3)邮件内容 A：如果带有附件，尽量将附件内容截屏放在邮件正文当中并进行总结，避免 收件人一一打开附件才能知道附件内容； B:邮件正文应层次清晰、内容明确；将所要表达的内容陈述清楚。写完邮件时 间只要不是特别紧急的情况下，写完后应从头到尾看一下：是否有错别字？是不 用词恰当？是否将想要说的问题说明清楚？ C:写邮件是不能将个人的恶劣情绪表达出来，注意自己的言辞；不可以将自己 的主观推测作为必然事实写入邮件，写邮件时要将事实了解清楚； 4)沟通、确认和反馈 对重要的沟通事项，邮件发出后要与收件人电话确认提醒对方引起关注。
C：我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等
待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志。
备注：一般性来访客人原则上不允许进入办公区域，需要接待处等候；在无
人陪同的情况下，不得私自在办公区域闲逛。
（二）外部人员来访接待礼仪
2）正确引导：
A:陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的右侧，以示尊敬，自己并排走在客 人的左侧；随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。
（二）外部人员来访接待礼仪
会议主席台座次安排： 1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后
互相谦让。
2）对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。 3）领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台 后所坐方位。 4）如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座 次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。 5）还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。
（二）外部人员来访接待礼仪
3）讲究礼仪次序 介绍A：为他人作介绍时，必须遵守“尊者优先知情”原则 ，具体为：把男 士介绍给女士，把职位低的人 介绍给职位高的人，把晚辈介绍给长辈，把未 婚者介绍给已婚者，把主人介绍给客人，把非官方人士介绍给官方人士； B：介绍者应手心朝上，手背向下，拇指微微张开，四指并拢，以肘关节 为轴，指向被介绍者一方，并向另一方点头微笑。介绍时通常要用敬语和祈
上级领导请假 ，不得擅自离开；
（二）外部人员来访接待礼仪
四、邮件发送时礼仪：
1）邮件的标题、称呼、落款： A:在邮件中的主题一栏注明标题，让人一看即知，以便收件人快速了解邮件内容， 也便于以后对于邮件的查找。 B：称呼：如果对于有明确的职务，应在姓后面加职务，并在称呼后另起一行写您 好的话语；
C:在邮件的结尾时尽量加上“祝福语”或者“谢谢”之类的词语，表示此封邮件结
（二）外部人员来访接待礼仪
办公室接待的原则： 1）热情相待
2）耐心细致
3）规范有序 4）合理节俭
（二）外部人员来访接待礼仪
1、接待规格的基本内容 1）接待规模的大小； 2）接待方主要人员身份的高低； 3）接待费用支出的多少； 2、接待规格的确定 1）高格接待:制作专门的接待计划 2）低格接待：不需要接待计划 3）对待接待：根据实际情况看是否需要制定接待计划
握，而在客人告辞时，则由客人首先伸出手来与主人要相握。前者是表示
“欢迎”，后者就表示“再见”； D：与人握手时，应上身前倾,两足立正,伸出右手,四指并拢,拇指张开,距离 对方一步左右,双目注视对方,面带微笑,与之相握。握手力度不宜过大,但也不 宜毫无力度。时间不宜过长,一般3秒钟左右即可。切不可带着手套与人握手。
（三）外部人员来访接待礼仪
1、充分做好准备工作 1）环境准备：
2）物品准备：
3）全面掌握来访信息： 4）制定接待方案： 5）安排落实任务：
（二）外部人员来访接待礼仪
2、热情周到的做好接待服务： 1）热情迎接：（重要来客） A：准确了解客人身份、人数、性别、车次、航班，提前准备好交通工具、 预订住宿。 B：安排与客人身份、职务相当或相应的人员前去迎接； C：主人应提前到达车站、机场恭候；
使句，如：王小姐，请允许我为您介绍；请允许我来介绍，这位是；
C：自我介绍时，要先面带微笑问好，得到回应后，再向对方简要介绍自 己的单位、部门、职务、姓名； D：当自己被介绍给他人时，要面带微笑、点头致意； E：介绍完毕后，握手并问候，如可以说“您好，XXX先生/小姐！”
（二）外部人员来访接待礼仪
3）讲究礼仪次序 握手A：在公务场合握手时，伸手的先后次序主要取决于职位、身份； B：在社交、休闲场合握手时，伸手的先后次序主要取决于年龄、性别、 婚否； C：在接待来访过程中，当客人抵达时，应由主人首先伸出手来与客人相
束或者让收件人有个好心情，也显得发件人很有礼貌； 2)邮件的发送对象及跟踪 A:收件人：当邮件发送的人很多时，收件人只能写一人，而这个人是具体此邮件的 执行者；其它相关人员邮箱放在抄送人一栏中，避免出现责任人混乱、无人管的现象； B:抄送：抄送必须按照收件人的职位高低，以对方为尊的顺序填写； C：寻求其它部门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送给他的直接上级及 自己的直接上级；
（二）外部人员来访接待礼仪
会见会议需要注意的礼仪： 座次 1）会议一般用长方形桌子，宾主相对而坐，以入门方向为准，主人位于左侧， 客人位于右侧。 2）主谈人居中，其他参与会谈的人员按顺序依次向右排列。 3）如有译员，应安排于主谈人右侧。 4）记录员可安排在后面，也可安排在会谈桌一侧就座。 5）以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。
办公室接待礼仪培训课件
——社 交 礼 仪
Biblioteka Baidu
（一）办公室接待概述
迎来送往、会议、接待是办公室工
作的重要内容之一，也是体现办公室工 作能力和水平的重要方面。办公、接待 中的礼仪，最能反映办公室工作人员的 文明素质、办事效率，在很大程度上也 代表一个公司的形象。
（一）内部人员办公行为礼仪要求
一、举止行为规范：
D：帮客人办理手续并将客人领进房间，同时向客人介绍信息的服务、设
施。将活动的计划、日程安排、地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料交给客 人，不要立即离去。可视情况稍作停留，热情交谈，可价绍客人参与的活动、 当地风土人情、天气等；不宜久留。考虑到旅途劳累，让客人早些休息；
（二）外部人员来访接待礼仪
1）热情迎接：（一般来客） A：问明客人身份，欲访何人，所为何事，是否预约； B：请客人稍侯，为客人联系要找的负责人，征得负责人同意，可引导客 人前往。客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以 及何时回公司。请客人留下电话、地址；
（二）外部人员来访接待礼仪
签字仪式的安排： 1）主方安排一位仪式主持人。 2）签字人员入座，主左客右。 3）其他人员分主客方按身份顺序排 列于签字人员座位后 4）双方助签人员分别站在各自签字 人的外侧，协助翻揭文本，指明签 字处。 5）双方签字人员在本方保存的文本 上签毕后，由助签人员互相传递文 本，再在对方的文本上签字，然后 由签字人交换文本，相互握手。 6）之后由礼仪小姐送上香槟酒或红 酒，主客双方干杯相互祝贺。 7）双方简短致词（主先客后）后合 影留念
记表》； 6）当客人进入办公室区域后，起立、点头示意表示欢迎。
（一）内部人员办公行为礼仪要求
二、语言行为规范： 1）提倡员工使用普通话； 2）注重语言文明规范，不得讲粗话、脏话。办公区域内不得大声 喧哗。语言尽量做到准确、亲切、生动、语速适中，尽量适度，吐 词清楚，用词恰当，态度温和； 3）应注意语言习惯，无论对上级、对同事、对下级、对客户都应 养成“请、您好、谢谢、不客气、对不起”等文明礼貌用语习惯； 4）应注意语言技巧，尽量使用请求式语言，有要有伤他人自尊心 和人格的话，尽量避免命令式语言，少用否定式语言，说话要注意 察言观色，拒绝时要尽量委婉；
B：当走到拐弯处，应走在客人的左前方数步的位置，用手示意方向，同时礼貌地 说：“请这边走”。 C：在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。 D：上下楼梯的引导方法。上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面。下 楼时，接待人员走在前面，客人在后面。下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全， 一般客人走内侧、靠墙的一侧，接待人员走外侧、靠扶手的一侧。 E：如果环境比较复杂，接待人员应该始终在前引路。左右、内外同上。 乘坐电梯的引导方法。乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，按住 "开"的按钮，等客 人进入后关闭电梯门，按目的楼层按钮。到达时，接待人员按住 "开"的按钮，让客 人先走出电梯。
人，主桌可采用较大的圆桌，其它餐桌须大小一致。
2）桌次安排应遵循如下三项规则： A:“以右为上”。当餐桌有左右之分时，应以面向门的右侧之 餐桌为上桌。 B：“内侧为上”。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，一般以 距门较远的餐桌，即靠内侧的餐桌为上桌。亦称“以远为上”。 C：“居中为上”。当多张餐桌排列时，一般居中央者为上。 以上三种桌次排列的常规做法往往是交叉使用的。
（二）外部人员来访接待礼仪
领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在l 号领导右手位置
（二）外部人员来访接待礼仪
领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置， 3号领导依然在l号领导右手位置
（二）外部人员来访接待礼仪
宴会时座次安排：（桌次的排列） 1）举行正式的中餐宴会时，通常采用圆桌，各桌人数不宜超过10
清楚对方是否已婚时，称女士或小姐为好；
日常规定：
1）早晨上班见面时，互相问候“早上好”（上午十点以前），当领导或来 客到现 场参观时点头致意、问好；
2）因公外出应向部门的其他人员打招呼； 3）下班时也应打招呼后再离开，如“再见”、“明天见”
（二）外部人员来访接待礼仪
3）讲究礼仪次序
乘车A：乘车时，接待人员要代客开车门，请领导或来宾先 上车，而后自己再上车，待领导和来宾坐稳后再关门。 B：下车时，要主动为领导或来宾打开车门。 C：乘车时轿车司机后座为领导席或主宾席，后座右侧为 陪同席或主人席，司机旁边座位为警卫席或秘书席。 如果由 主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位。 D：吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右 坐为尊。 E：旅行车以司机座后第一排即前排为尊，1 号座位在临
1）每日上班须按要求着工作服； 2）在办公区域要精神饱满，不打瞌睡。坐立要端正，不准坐在桌面 上、脚放在桌面上等不雅观的行为；
3）办公场所要保持环境清洁，不随地吐痰，乱丢废弃物，办公用品
摆放整齐； 4）在公司遇到同事应主动向同事打招呼问好；
5）离开办公室应主动向同事打招呼说明事由，并填写《员工外出登
窗的位置
（二）外部人员来访接待礼仪
会见会议需要注意的礼仪： 迎候
陪见人员（或接待人员）引导客人按时到达会见场所。主人应在会客厅
门口或大楼正门迎候，如果主人不到大楼正门迎接，应由工作人员在大 门处迎接客人，将客人引入会客厅。 就座 应请客人坐上座 (一般靠近门的一方为下座，远离门的一边为上座)。 应请客人坐于主人右首，记录员（译员）安排在主人和主宾的后边，其 他客人依顺序在主客一侧就座，主方陪见在主人一侧依次就座。