秘书公文写作技巧

秘书公文写作技巧一：领导讲话稿如何写(1)领导讲话是领导参与公务活动的一种方式，是实施领导职能的重要途径。

无论是高级领导还是基层领导，无论是机关领导还是企业领导，只要做领导工作，就离不开讲话。

在某些场合，领导即兴讲话，不需要讲话稿；但在正式场合，为了提高讲话质量，需要事先拟写好讲话稿或讲话提纲。

由于领导公务繁忙，一般需由秘书人员代拟讲话稿。

所以，掌握领导讲话稿的方法，是每个秘书人员应具备的一项基本技能。

这里就领导讲话稿的起草工作，试论七个方面的问题。

一、领导讲话稿的类别领导讲话稿依据不同的场合、对象和用途，可以分为3 类22 种。

（一）会议类讲话稿这是领导讲话稿中数量最多、占比重最大的一“族”。

我们平时所说的“领导讲话稿”，主要是指这一类。

1. 党代会、人代会等代表大会的报告。

内容一般是对上一届或上一次会议以来工作情况的回顾和对今后工作的部署。

要求内容全面，表述严谨、庄重。

2. 会议开幕词。

一般在比较隆重的大型会议上使用。

内容主要是讲明会议的目的、意义及用法，要富有启示性、鼓舞性。

3. 会议闭幕词或会议讲话稿。

主要是会议的收获，要求贯彻落实会议精神，要富有号召性。

4. 工作会议讲话稿。

根据既定的会议内容讲对某一项或几项工作的要求。

要讲得鲜明、透彻、实在。

5. 动员会议讲话稿。

主要讲进行某项工作的意义和方法。

要讲得入情入理，振奋人心，鼓舞斗志。

6. 庆功会、表彰会讲话稿。

主要是概括、、肯定受表彰单位或个人的成绩和经验，对其进行表彰、鼓励，对面上提出学习、推广的要求。

要富有激情和感召力。

7. 庆祝会、纪念会讲话稿。

根据庆祝、纪念的主题，立足现实，回顾历史，展望未来。

要讲得客观、准确、实际。

8. 专题报告会的报告。

如学习理论心得报告，外出考察报告等。

内容要有厚度、深度，给人以启示和借鉴。

9. 碰头会、汇报会讲话稿。

根据碰头、汇报的情况，肯定成绩，针对存在的问题或薄弱环节，有针对性地强调一方面或几方面的工作。

要有具体要求，有力度。

10. 现场会、经验交流会讲话稿。

充分运用与会人员看到和听到的先进事迹和经验，进行深入分析和，要求学习、推广，促进工作。

要有较强的说服力、号召力。

11. 研讨会、座谈会讲话稿。

根据与会人员发言情况进行，并提出改进工作或进一步研讨的意见、要求。

要有较强的概括力和条理性。

12. 综合性会议上的专题发言稿。

主要是分管某一条战线、某一方面工作的领导同志在综合性会议上就自己分管的战线或工作讲情况和意见。

要主题突出，富有资料性、参考性，并注意不过分强调自己分管工作的重要。

要讲“实”，不要讲“虚”；要讲“适”，不要讲“过”。

13. 在新旧领导工作交接会议上的讲话稿。

这是一种很特殊的会议讲话稿。

在这种会议上往往有三个讲话，一是卸任领导的讲话，一是接任领导的讲话，一是上级领导的讲话。

卸任和接任领导的讲话，都要讲得谦虚、诚恳，并有表态的意思。

上级领导讲话，则要对双方都给予肯定，并对该级领导班子及下属提出一些要求和希望。

14. 在各种邀请会、协作会、联席会上的讲话稿。

这也是一种比较特殊的会议，这种会议面对的不是下级，而是外地、外部门的客人。

作为东道主发表讲话，要对客人表示欢迎，对本地、本部门的情况作一简介，还要讲会议的目的和议程。

要讲得诚挚、热情、实在。

（二）宣传类讲话稿这是出于宣传某种主张、某项工作、某件事情的目的，在非会议场合的讲话稿。

1. 通过广播发表讲话。

这种讲话形式在战争时期经常运用，毛泽东、朱德等都曾通过延安新华广播电台对解放区军民，对全国同胞，也对敌军发表过多次广播讲话。

新中国建立以来，中央和地方的领导同志也经常采用这种讲话方式。

广播讲话要求简明扼要，通俗易懂。

2. 通过电视发表讲话。

这是电视普及以来不少领导同志经常采用的一种讲话方式，主要是用于纪念和庆祝某个节日。

有时也由领导同志搞电视讲座，讲授某一方面的知识。

除讲座可以稍长一些外，电视讲话也要求简短、通俗。

3. 通过报纸发表书面讲话。

这也往往是为了纪念和庆祝某个节日而发表。

要篇幅简短，措词严谨，富有文采。

4. 通过现场散发书面讲话。

如国家领导人出国访问，在机场散发书面讲话。

主要是阐明对某项行动、某件事情的观点，要求简明、准确、适当。

（三）礼仪类讲话稿即出于感谢、答谢、慰问、庆贺等目的，在各种非会议仪式、场合的讲话稿。

1. 签约仪式上的讲话稿。

这种讲话主要是对所签合作契约予以积极评价，对合作方表示感谢，对合作事项充满信心、寄予厚望。

要简短、礼貌。

2. 接见、会见讲话稿。

接见下级单位的代表并发表讲话，主要是表示某种褒奖、慰问和鼓励；会见客人，主要是表示友好和友谊。

要简短、亲切。

二：函的写作和例文一、函的概念函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。

在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。

在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。

此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。

不过这种情况并不多见。

二、函的特点（一）沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。

表现在两个方面：一是行文关系灵活。

函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。

可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从不同角度分类：（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。

主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

公函的标题一般有两种形式。

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。

主要说明发函的缘由。

一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。

这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

无论是洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。

一般用礼貌性语言向对方提出希望。

或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。

通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。

一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题函的，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。

无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。

至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。

像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

例文通知事宜函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函[1993] 2号国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。

（略）二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

（略）三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

（略）四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。

（略）上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅（盖章）一九九三年一月三日三：请示的写作和例文一、请示的概念请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

请示属于上行公文，其应用范围也比较广泛。

二、请示的特点1、针对性。

只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策、项目安排等问题，以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，才可以用“请示”行文。

请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。

所以请示的行文具有很强的针对性。

2、呈批性。

请示是有针对性的上行文，上级机关对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

3、单一性。

请示应一文一事，一般只写一个主送机关，即使需要同时送其他机关，也只能用抄送形式。

4、时效性。

请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级机关指示、批准的公文，如能够及时发出，就会使问题得到及时解决。

三、请示的分类根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：1、请求指示性请示；2、请求批准性请示；3、请示批转性请示。

四、请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：1、首部。