采购部工作指导手册

采购部工作指导手册
一、部门工作职责
（一）部门基本定位
采购部是工程甲供材料设备采购及选择相应指定分供方的专职管理部门。

根据公司组织架构精神，在公司领导的统一指导、检查、督促和协调下，履行其工作职责。

采购是一项在完善的采购体系和整体成本控制思路下开展的工作，是采购策略、采购组织、采购流程几方面的统一策划。

采购管理应统筹采购战略、采购策略、采购方法、技术和市场研究、加强与分供方的关系，实现从纯粹的采购到供应商管理的变化。

应培育优化供应商资源，营造公平公正公开有序竞争的氛围，平等尊重，实现双方共赢。

采购需平衡品质、效果、功能、成本、进度的关系，在不同的项目阶段，确定不同的优先原则。

默认的优先考虑次序是：功能性、使用性、可靠性、安全性、舒适性、易维护性、外观效果、成本。

（二）部门职责
1. 依据项目部《材料设备进场计划表》及成本管理部《目标成本》及总师室《材料设
备设计标准确认表》《材料设备设计确认计划表》，在第一项招标分判工程招标工作开始前，编制项目《合约策划》。

2. 负责组织工程甲供材料设备及指定分包工程的选择、合同洽谈、签订的前期采购和
后续跟踪管理工作。

3. 根据项目部提供的材料、设备技术性能要求，组织分供方与公司相关部门进行技术
讨论；根据设计方案及材料、设备，及时分析经济指标以供公司决策。

4. 配合监督检查总包管理合同执行情况。

5. 负责采购供应过程跟踪及分供方管理工作。

6. 配合项目部、总包单位、监理单位对到场甲供材料、设备的验收。

7. 建立可靠最优的供应配套体系，充分利用分供方的专业优势，积极参与新产品开发。

8. 及时了解市场信息，协助成本管理部门审核乙供材料、设备报价，监督及检查乙供材
料设备合同执行情况。

9. 按照项目进度计划，制定、实施采购计划，确保甲供材料、设备及时供应。

10. 负责组织建立对分供方评价体系。

11. 开展对应用材料设备、工艺方案的研究工作，编制、维护并更新《（甲供材料设备及
分项工程）采购合同分类明细表》。

12. 管理、控制好与采购相关的文件及信息。

二、部门工作流程
采购部工作流程图
申请商品材料采购流程图
申请付款流程图
商品到货验收流程
申请商品采购及付款计划流程图
采购计划
部分采购单
送总经理审核
采购合同
合同金额5万以上下送财务经理审批
合同金额5万以上送总经理审批
一、目的
为规范采购流程，提高采购工作效率，特制定本制度。

二、适用范围
适用于本公司采购管理。

三、内容
1、总则：
为加强采购工作的管理，提高采购工作效率，制定本制度。

所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2、采购基本流程
各部门请购单采购计划寻找供货商询价、比价、议价采购洽谈（下单）合同的签订（确定付款条件、货运方式、售后服务）交货验收质检（不合格退货）入库财务结算。

1）采购计划：采购员应根据请购单和公司生产需求制订采购计划。

2）供应商的选择和考核：
供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3）询价、比价、议价。

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。

采购合同的签订要根据采购商品的要求，供应间的情况，企业本身的管理要求，采购方针等要求的不同页各不相同，需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。

以彩购员的确定和合同为验收依据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

7）财务结算：货物入库后，财务结算。

3、采购管理制度：
1）建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。

2）建立健全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3）每月未将本朋付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

4）签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货应将原因提前两天通知请购部门或请购人。

5）所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

6）验收合格后在一个工作日内办理入库手续。

7）采购部每月5日前，将上一个月的采购合同编号整理成册，交人事部备案。

三、横向部门工作对接
采购部门必须和企业中其它部门建立起密切的工作关系，只有这样企业中其它部门对物料和信息的需求才能得到及时满足，同时，采购部门也能从对方那获得相应的信息，进行有效的采购作业。

事实上，有采购部门与其它部门的关系正随着现代化企业管理理念的更新和信息技术的发展越来越来越紧密的联系在一起。

1、与财务部门的关系
采购部门和财务部门在对应付帐款、计划和预算方面相互作用。

采购部门经理常抱怨财务部门过多关注货物的最低价款，却不太注重合同中的支付条款，。

显然企业如果不能及时货款，那合同就不能够很好的履行，就更不要说获得现金折扣和保持专供应商的良好关系了，但是从另一方面来看，这会对采购部门的运营费用产生一定的约束，有利于采购费用的节约。

这需要加强两个部门沟通来缓和这些冲突。

采购部门提供给财务部门的信息是其进行公司发展、管理预算及确定现金需求量的基础。

采购部门提供的有助于财务部门尽心计划的信息还有：物料、运营成本及期发展趋势，为了应付需求变大造成的供应短缺或其它可以预测的原因造成供应中断页进行运期的采购计划，同时，采购部门运作的有效性也可以作为衡量财务工作好坏的依据，会计体系不够精细，就不能发现由于采购决策失误造成效率低下。

2、与管理部门的关系
因为采购是依据项目部提供材料、设备性能要求，和项目进度计划，实施采购计划，采购部门通过对这些信息的处理，可以获得一个有用的、规划采购和供应业务工具。

如采购部门知道项目部门的需求计划，就可以在正常的提前期内进行采购并获得有利的最终价格。

总之，采购部门与项目部门是一个信息互动、互为协作的关系。

四、部门人员编制及岗位职责、职务说明书
（一）人员编制
现有人员1人
需补充合同专员1人
合同文员1人
（二）岗位职责、职务说明书
采购部经理之职务说明书
采购部副经理之职务说明书
采购部主管之职务说明书
采购部工程师之职务说明书
采购部文员之职务说明书。