OA办公系统给企业管理带来的好处

OA办公系统给企业管理带来的好处

OA办公系统的好处，大家第一个反应是-无纸化、节能灭碳，我个人认为那只是小小副作用而已！真正的作用则在于强化内部工作协同管理并提升企业反应能力！据我们大部份有导入OA办公系统的客户所回馈的意见中，OA办公系统的好处最主要有四个：

⒈工作不再繁琐

很多企业的工作都是环环相扣的，专业分工的结果，协同作业已是不可挡的潮流，举例来说，企业的销售不外乎从业务接单开始，合约签定、生产（或进货）、出货、开发票、收款是不可或缺的五大步骤。而这五大步骤就牵涉到至少三个部门，业务部门、生产部门（或采购部门）、会计部门。在没有导入OA办公系统之前，有时工作量（业绩长红）时，往往因为有太多笔订金要处理，掉单的状况不时发生，总是要等到问题发生时才惊觉原来还有工作未及时完成。

OA办公系统可以依照公司的标准流程（SOP）设定好每项工作应该责任的人员，到时到只要流程启动，系统自然会依照SOP将相关的表单送到该负责的人手上，不会因为事情一多而忘了通知下一关该做什么事，导致明明生产好了，仓管人员不知道要出货，或是发票开了很久，业务却不知道要去催款。

2 .加速企业反应时间，提升工作效率

很多公司常会遇到这样的状况，一张单子签出去，刚好下一关主管不在，好不容易等主管回来签单，下一关主管又出差去了，一张单子总得要签个好几天才能签得完，尤其是分公司多的情况下，单子在总公司与分公司之间来来回回，花钱（电话催促，传真及邮寄）就算了，有时还得受气呢。平常睁一只眼闭一只眼就算了，万一遇到紧急状况，就会有急惊风遇到慢郎中的感叹了。

透过OA办公系统，您可以不用再受气了，因为上网就可以使用，因此不管主管在哪，只要能上网就能够签单子，尤其像U-Office Force的OA办公系统还支持智能型手机签核，只要手机信号能通，就能签核表单，就算主管去参加重要会议，仍可以偷偷用手机快速地签核。

3.信息变的更透明，可以减少因为沟通而产生的时间成本

每个人平常就有很多事情在忙，尤其每到了旺季，很多事情就算记在本子上往往也会忘了。不知道您有没有每次签了单子出去后就不知道跑哪去了，跑着跑着，有时还会莫名其妙不见了。尤其很多事情不一定都是顺利的，总需要各部门之间来来回回很多次的协调才能顺利执行。举例来说，业务接完单后发现公司库存不够，生产又要花去一段时间，刚好又遇到材料不足，需要采购单位帮忙购买材料，因此需要催促采购，又需要业务出面跟客户协调分批出货的事宜，或甚至因为材料短缺，要请客户改买别种替代型产品等，这些事情往往是来来回回很多次才能顺利出货、开发票及收款。由于事情太多，只要有一个环节忘了或是没有稽催到，轻则赔钱了事，重则失去客户的信任。

有了电子签核系统，表单在各部门之间往返，所有信息都能实时且透明，透过系统的运作，每项工作所发生或待解决的事情，相关人员都可以很清楚了解，不仅不容易出错，也可以节省很多开会协调的时间，当然您也可以快速查到，现在到底卡在哪一关了，所谓怨有头，债有主，责任清清楚楚，不会每次掉单，人不是我杀的声音就此起彼落，反正死无对证嘛。

4.查询变的很快速与便利

企业一旦营运多年后会突然发现

，不知不觉中公司多了一间小仓库，里面堆满了以前签核过表单的存盘，不丢占地方，想丢又怕万一要查数据查不到，因此就只好一直堆着，愈堆愈大堆。可是真正要去找数据，就一直找得到吗？找了几个小时算是小case，有时候找到时才发现已经受潮，纸张早已模糊不清了或是被小强吃掉了。

电子签核让企业可以很快速地找到需要的表单，据我们客户的经验，使用了3年大概2万张表单，找到其中一张表单平均花不到3分钟。

总之呢，企业要与时俱进！微利时代，增加企业竞争力才是公司永续经营的康庄大道！