纸质档案数字化技术规范介绍(PPT 73页)

（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18) 、 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》和 《丹东市文书档案目录数据库结构和交换 标准（试行）》等标准的要求，规范档案 中的目录内容。
（一） 档 案 整 理
目录数据准备
一是确定档案目录的著录项、字段长度 和内容要求；
（五）目 录 建 库
3、目录数据质量检查 采用人工校对或软件自动校对的
方式，对目录数据库的质量进行检 查。核对著录项目是否完整、著录 内容是否规范、准确，发现不合格 的数据应进行修改或重录。
（六）数 据 挂 接
1、数据汇总 2、数据关联 3、数据挂接 4、数据挂接质量检查 5、核对登记
（六）数 据 挂 接
（三）图 像 处 理
6、裁边处理 对采用彩色模式扫描的图像应进行
裁边处理，去除多余的白边，以有效缩 小图像文件的容量，节省存储空间。
（三）图 像 处 理
7、图像处理登记 记录质检结果和处理意见。
(四) 图 像 存 储
1、存储格式 2、图像文件的命名
(四) 图 像 存 储
1、存储格式 1） 采用黑白二值模式扫描的图像文件， 用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和 彩色模式扫描的文件，用JPEG格式存储。 存储时的压缩率的选择，应保证图像清 晰可读，尽量减小存储容量为准则。
旗、奖杯等）翻拍形成的照片。3、 Nhomakorabea字化范围
录音录像档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的录音、录像带。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的录音、录像带。 3本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的
录音、录像带。 4本机关重要外事工作形成的录音、录像带。 5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录
（二） 档 案 扫 描
2、扫描色彩模式
黑白二值----页面为黑白两色，并且字迹清 晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进 行扫描。
灰度模式----页面为黑白两色，但字迹清晰 度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字 的档案，可采用灰度模式扫描。
彩色模式----页面中有红头、印章或插有黑 白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需 要采用彩色模式进行扫描。
技术规范介绍 丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班
2009年4月
主要内容
一、《规程》基本情况 二、纸质档案数字化技术规范 三、照片档案数字化技术规范 四、声像档案数字化技术规范
一、基 本 情 况
1、编制的原则和依据 2、研究、起草过程 3、数字化范围
1、编 制 原 则
系统性原则
档案信息是国家信息化建设工作的一 个组成部分，档案的数字化也是档案信 息管理工作的一个方面，技术规范的制 定应符合国家信息化建设有关技术要求， 保证可持续性发展。
（二） 档 案 扫 描
1、扫描方式 2、扫描色彩模式 3、扫描分辨率 4、扫描登记
（二） 档 案 扫 描
1、扫 描 方 式 根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)
选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪 (如 工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫 描。 纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚 的档案，应采用平板扫描仪进行扫描； 纸张状况好的档案可采用高速扫描已进 行扫描，以提高工作效率。
导会议记录。 4本机关或本机关汇总的统计报表。 5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、
来访形成的记录。
3、数字化范围
文书档案 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 6本机关党员、干部、职工名册。 7涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有
关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成 的文件材料。 8本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、 行政、党、团、工会组织介绍信及存根。 9本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 10下级机关报送的不易公开的文件材料。
（三）图 像 处 理
1、图像数据质量检验 2、补扫 3、纠偏 4、去污 5、图像拼接 6、裁边 7、图像处理登记
（三）图 像 处 理
1、图像质量检验 对档案漏扫、图像偏斜度、清晰度、失
真度等进行检查。发现不符合质量要求 时，应对图像进行相应的处理。 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不 一致时，应及时进行调整。
3、数字化范围
纸质档案 纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。
3、数字化范围
文书档案 文书档案数字化范围包括永久和长期保存
的重要的文件正本。
3、数字化范围
文书档案 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 1密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料。 2上级机关颁发的不易公开的文件材料。 3本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领
1、编 制 原 则
通用性原则
应基本满足国内正在进行的档案数 字化工作，对档案数字化的结果数据要 给予较明确的指标要求，以保证数据的 通用交换能力 。
1、编 制 原 则
先进性原则
在制定过程中对目前比较常见的档案 数字化技术进行论证评估，同时也要对 新出现的技术进行研究。基本思路是肯 定成熟技术，探讨新技术发展态势，适 当进行指导。
（三）图 像 处 理
4、去污 对图像中出现的影响图像质量的杂质
如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去 污处理。处理过程中应遵循在不影响可 懂度的前提下展现档案原貌的原则。
（三）图 像 处 理
5、图像拼接 对大幅面档案进行分幅区扫描形成
的多幅图像，应进行拼接处理，合并为 一个完整的图像，以保证档案数字化图 像的完整。
已经成为非专业数字照像和在互联网上 应用的标准格式。
(四) 图 像 存 储
2）提供网络查询的扫描图像，也可 存储为CEB、PDF或其他格式。
(四) 图 像 存 储
2、图像文件的命名 1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，
都有一个与之相对应的唯一档号，以该 档号为这份文件扫描后的图像文件命名。 如：72-1-101-1 2）多页文件可用该档号建立相应文件夹， 按页码顺序对图像文件命名。
1、数据汇总 将已形成的目录数据与图像数据，
通过进一步核实数据，检查文件名、页 数、文件数、档号的唯一性等，及时进 行汇总。
（六）数 据 挂 接
2、数据关联 要认真核查每一份图像文件的名称
与档案目录数据库中该份文件的档号是 否相同，图像文件的页数与档案目录数 据库中该份文件的页数是否一致，图像 文件的总数与目录数据库中文件的总数 是否相同。
（二） 档 案 扫 描
3、扫描分辨率 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式进
行扫描时，其分辨率一般建议选择 ≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、 密集、清晰度较差等，可适当提高分辨 率。
（二） 档 案 扫 描
4、扫描登记 认真填写相关登记表单，登记扫描的
页数，核对每份文件的实际扫描页数与 档案整理时填写的文件页数是否一致， 不一致时应注明具体原因和处理方法。
二、纸质档案数字化技术规范 过程管理
1、应加强纸质档案数字化各环节 的安全保密管理机制，确保档案原件和 数字化档案信息的安全。
2、在数字化工作的同时建立起完整、 规范的加工记录。即各个环节均应进行 详细的登记，并及时整理、汇总，装订 成册（形成加工档案）。
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件 4、页面修整 5、整理登记 6、档案装订
编制依据
GB/T 18894 –2002 电子文件归档与管理 规范
DA/T18－1999 档案著录规则 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》 档发[2001]6号 档案管理软件功能要求
暂行规定 DA/T 31—2005纸质档案数字化技术规范
2、研究、起草过程
丹东市档案馆从1993年开始进行档案 的数字化的工作，对纸质档案、缩微胶片 档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等 多种载体的档案进行了数字化转换，有一 定的实践经验，有针对性的对各种载体数 字化的技术参数进行了反复试验、比较， 取得了较科学、合理的技术参数。并参考 了国家档案局的相关标准和规范，借鉴了 兄弟单位的研究和实践成果。
3、数字化范围
专门档案 本机关形成的，可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化。
3、数字化范围
照片档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的照片。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的照片。 3本机关历届领导人的照片。 4本机关主办或承办的重大活动的照片。 5本机关重要外事工作形成的照片。 6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦
1、编 制 原 则
实用性原则
作为技术规范首先要把握宏观指导原 则，对于档案数字化具体实施步骤、方 法，应给予较明确的规范要求，以及在 加工过程中所需的技术参数给与较明确 的指标要求，提高本规范的实用效果。
1、编 制 原 则
适度性原则
就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小， 指标水平过高或过低，都会对标准的实 施效果产生不良影响。
（三）图 像 处 理
2、（补扫） 对操作不当，造成扫描的图像文件不完
整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。 发现文件漏扫时，应及时补扫并将图像
插入正确位置。
（三）图 像 处 理
3、纠偏 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，
以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对 方向不正确的图像应进行旋转还原，以 符合阅读习惯。
（五）目 录 建 库
1、数据格式选择 2、档案著录 3、目录数据质量检查
（五）目 录 建 库
1、数据格式选择 目录建库应选择通用的数据格式。
所选定的数据格式应符合《丹东市文
书档案目录数据库结构和交换标准（试 行）》的要求。
（五）目 录 建 库
2、档案著录 按照《档案著录规则》(DA/T18)
和DA/T 22-2000《归档文件整理规 则》和《丹东市文书档案目录数据库结 构和交换标准（试行）》的要求进行著 录，建立档案目录数据库。
(四) 图 像 存 储
TIFF格式 （Tag Image File Format 标记图像文件
格式） 通常用来描述产生于扫描仪的数据，
被用于专门存储灰度值、二值的标准格 式。
(四) 图 像 存 储
JPEG格式 （Joint Photographic Expert Group联合
图像专家组） 是一种“有损”压缩的文件格式，
二是修改错误或不规范的目录内容，如 案卷名、文件名、责任者、起止页号和 页数；
三是没有目录的档案按照原件内容建立 目录。
（一） 档 案 整 理
2、拆除装订
不去除装订物影响扫描工作的档案， 应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护 档案不受损害。
（一） 档 案 整 理
3、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫 描件区分开。普发性文件区分的原则是： 重份的文件，有正式件的文件可以不扫描 原稿。
二、纸质档案数字化技术规范
数字化对象的确定原则 1）符合国家法律法规的原则：符
合国家档案开放规定。
2）价值性原则：属于归档范围且
应永久或长期保存的、社会利用价值高 的。
二、纸质档案数字化技术规范 基本环节
档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 图像存储
数据挂接 数据质检和验收 数据备份 成果管理
（六）数 据 挂 接
像带。 6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
二、纸质档案数字化 技术规范主要内容
基本原则 基本工作流程 基本技术参数 技术实现方法 成果管理
二、纸质档案数字化技术规范
基本原则 是使档案信息资源准确方便快捷地
提供利用; 使可以公开的档案信息资源得到共
享，以满足社会各界对档案利用的 需求。
（一） 档 案 整 理
4、页面修整
对纸张破损严重、无法直接进行扫描 的档案，应先进行技术修复。如折皱不平 的原件应先进行压平或烫平，再进行扫描。
（一） 档 案 整 理
5、整理登记
详细记录档案整理后每份文件的起始页 号和页数，
（一） 档 案 整 理
6、档案装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的 档案应按档案保管的要求重新装订。恢 复装订时，应注意保持卷内档案的完整， 档案的排列顺序不变，做到准确、无遗 漏。