单位电子文档管理系统编目体系方案

1、基本单元

1、文件

文件是由办公软件产生的文档。

2、文件夹

文件夹能够存放文件的地方，具有一定的顺序结构。

2、命名规则

1、文件名命名规则

除办公软件本身所带的规则外，如果文件是有时效的，在文件名的左边加入“年-月-日”，其格式为“yyyymmdd”，例如：“2013年6月18

日”表示为“20130618”，一般情况下不加；如果有必要说明的，在文件名的右边放在括号“( )”里说明。

例如：20130618单位电子文档管理系统编目入列方案(归属档案科).doc

2、文件夹命名规则

(1)．有强界定功能、性质、范围等作用的文件夹命名规则

为了符合易理解、易记忆、易查找、易培训（一讲一看就明白）的特点，用分区段的方式来命名，一个区段一个号一个名，区段之间用符号“_”隔开。具体格式表达如下：

区段1_区段2_…_年度区段（始年_终年，代号：X_Y）+（必要的说明）

或者

序列号1+区段名1_序列号2+区段名2_…_年度区段（始年_终年，代号：X_Y）+（必要的说明）

强界定作用的文件夹编目体系一般不宜超过三级。应用实例如下：一级总目（根目）表达为：

序列号1+区段名1_ X_Y+（必要的说明）

二级子目表达为：

序列号1+区段名1_序列号2+区段名2_ X_Y+（必要的说明）

三级子目表达为：

序列号1+区段名1_序列号2+区段名2_序列号3+区段名3_ X_Y+（必要的说明）

尤其要说明的，增加了“序列号”的为自定义序列编目，反之则为系统默认系列编目。有强界定作用的，一般为自定义序列编目。

自定义序列一般采用正自然数系列1,2,3,…,n，或者字母系列A,B,C,

…

(2)．无强界定功能、性质、范围等作用的文件夹命名规则

既可采用自定义系列，又可直接采用系统默认系列，故具体格式表达如下：

(序列号+)主题(机构)名_ X_Y+（必要的说明）

(3)．特殊形式的文件夹命名规则

(序列号+)单位名_ (序列号+)主题(机构)名_ X_Y+（必要的说明）概括地统称：

归属区段_主题(机构)区段_年度区段(X_Y)+（必要的说明）