材料采购管理流程(施工单位)

材料采购管理流程

为确保工程顺利完工，便于系统统筹材料采购工作，提高工作成效，特编制本流程。本流程适于公司所有建厂工程项目，包括公司新建、扩建、改建等工程项目的整个采购系统。

第一章材料请购流程

第一条、为了避免因物资请购程序的不规范而造成物资不能及时准确到位，避免因物资请购计划统计不准确而造成的采购成本增加及材料浪费的现象，特制订本流程。

第二条、常规物资的请购。工程建设常规物资包括：基建类物资、装饰类材料、水电安装类材料、设备类等。项目部需根据项目的实际进度合理排物资具体的到场时间，再根据采购各种材料需要的合同谈判、评审、签订周期及供货周期（各种材料的供货周期详见附件），计算出材料需提交请购计划的时间。见表01；

（一）、请购计划表的填写、审核

成本部门或项目部提前提交材料计划给采购部门（计划表格式见附件），公司总经理或总工程师审核材料计划（审核时间需在3天以内），如审核不通过需及时让成本部或项目部重新提交。如审核通过，采购部对成本或项目部提交的材料请购计划单进行登记并存档，并将此计划单内容转换成“材料请购单”格式，填写××项目材料（设备）请购计划表（由成本部或是项目部申报，表格式见附件），并由总工程师、项目经理、总经理和成本经理审核签字后提交财务。见表02；

（二）、请购计划表的内容

（1）项目部需在请购计划表中准确填写所要请购物资的名称、规格型号、单位、数量、计划到货时间等。

（2）对于请购物资必须符合XXX标准的须在请购单上注明完整，必要时可附有说明、图纸等，以做为采购和验收时的标准。

（3）请购单上的文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆的字母（如C、O）、数字（如1、7）等，要保证他人可以辨认清楚。

（4）项目负责人在请购单上签字后应注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。

（5）请购单上填写的日期需与提交时的日期一致。

（6）请购单一经总经理、总工程师签字后，则不得涂改或加入新的内容。

（7）对于有样品的，供应商须将样品提交到相应的采购人员手中，收样人应确认“已收到样品”，且留存于公司办公室人员专人保管。

（8）对于特殊紧急情况，请购部门可直接填写请购单，经公司总经理签字后，交付相关人员执行采购。

（9）请购单上的到货期限需符合材料采购周期。

（10）请购部门须适当注明请购物资的用途及使用部位（具有保密性质的除外）。（11）不能出现重复请购，原则上在同一采购周期内不能出现同一物资出现两次或两次以上的请购。

第三条、固定资产类物资的请购。项目部要提供有公司相关领导审批同意的文字材料（如申请报告等）。电脑及其配置类物资的请购：各部门在请购电脑及其相关软、硬件配置时，在按一般类物资请购程序办理同时，还须同时提交经总经理审批同意的文字材料（如申请报告等）。

第二章采购合同谈判、编辑、审核流程

第一条合同谈判

（一）在和客户谈判之前，主谈人员必须做好详尽谈判计划，使用规范的表格做成洽谈备忘录，及时记录洽谈的内容；

（二）所谈物资含有较强的专业性、技术性时，必须邀请相关技术人员参与谈判，并对相关技术参数签字确认；

（三）无论何种物资，原则上杜绝独家投标，必须找至三家以上的客户进行投标、洽谈，特殊情况需报批。公司战略客户不需货比三家。

（四）所谈供应商为新客户时，则应要求其必须提供相关的证件（营业执照、税务登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书）。

（五）我方合同谈判人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款；

第二条合同起草

（一）采购合同应清楚的说明采购产品的名称、产地品牌、型号规格、技术要求、价格、交货时间、交货地点、交货方式、付款、检验与违约索赔条件等内容，

并规定采购的产品不合格时，供货方应承担的义务；

（二）买卖双方单位名称要做到“四一致”（乙方单位全称、落尾、图章与营业执照）；

（三）若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时，要单独以合同附件的形式签订；

（四）合同上所有栏目都必须认真填写，若有些栏目不需填写时可用“/”代替；

（五）“合同产品清单”中单位栏的填写应符合现行国家计量标准，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不规范词语填写，合计金额栏应用规范的大写文字填写；

（六）所谈对方是个体户时，乙方名称中必须填写对方身份证号码，并附有身份证复印件；

第三条合同审核

（一）项目完成合同谈判后，需按要求将预审资料先提交公司采购科预审后再报总经理预审，提交的合同预审资料必须齐全，包括：

1、合同电子版

2、三家单位详细比价表（合同金额较大的需提供三家单位盖章后的报价单、营业执照、资质证书等相关法律文件）；

3、合同签字、盖章页（需明确日期）；

4、有各采购负责人、项目经理、总经理签字的合同评审表扫描件（合同评审表上的信息须认真填写完整，真实有效。如：中标和竞标单位名称、联系人和联系方式、中标原因等，其中联系方式必须有固定电话和手机号码，缺一不可，评审表中甲方谈判人需明确）；

（五）、采购处采购员为各项目部谈判、签订的合同，原则上由采购处各对接负责人直接从发起并负责跟催到底。

第四条合同签订、登记、存档

（一）、合同经总经理及总工程师及相关责任人审核完成后，采购部相关人员应及时联系供货方签订合同，双方盖章（需盖骑缝章），并交办公室相关人员登记、存档（双方盖章的纸质版）。合同登记台账见附件：由公司办公室人员将合同文本转换成PDF版本格式后发给项目部相关人员，办公室人员在接收到合同时，应对合同内的相关内容、以及客户的相关证件进行审核，并进行登记、存档（电子版）。见表06；

（二）、合同条款中原则上不允许出现笔误或删改，特殊情况出现笔误或删改，应由双方当事人签字认可，并在笔误或删改处加盖双方的公章。（不准在合同文本上涂改任何文字）；

（三）、合同原件至少一式四份，一份档案室存档，一份财务部保存，一份采购部留存，一份供应商；

（四）、当别的部门因工作需要查阅相关合同时，一定要总经理签字认可后，方可查阅；（五）、未经许可，任何人不得私自复印合同。

第五条合同执行

（一）、甲乙双方盖章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力；

（二）、合同开始执行，材料进场或供应商工人进驻工地时，合同执行的直接负责人要积极协调各项事宜，妥善处理好供应商和工地人员之间的关系，在处理好前后台管理