0405 收尾阶段的会务工作

第五节收尾阶段的会务工作教学设计

一、教学目标：

（一）知识目标

掌握会议收尾阶段的事务性工作。

（二）能力目标

能很好地处理好会议收尾阶段的会务工作。

（三）素质目标

培养学生工作中细密耐烦、有始有终的作风和品行。

二、学时分配：1课时

三、教学重点：

会议收尾阶段会务工作的主要内容及做法。

四、教学难点：

收尾阶段的会务工作。

五、教学方法：

（一）案例分析法：用案例导入新课

（二）讲练结合法：

六、教学手段：

多媒体辅助教学（课件）

七、教学过程设计：

总体思路：

通过案例导入，逐个落实收尾阶段的会务工作。

导言部分：

会议善后收尾的工作不多，都是一些详尽的事务性工作，但一点也马虎不得。

俗话讲，编筐窝篓，全在收口。要使会议善始善终，划上一个浑圆的句号，而不是虎头蛇尾，必须把认真进行到底。

导入新课：

案例导入——4•5

某股份公司的分销商联谊会结束了，会务组人员到酒店财务室进行结算，发现会议费超出了预算。与酒店的工作人员一比对，才查出了问题的原因：原定参加会议的人员包括会议工作人员总共是82人，由于有14个分销商没来参加，结果会议人员总共是68人。会务组没有及时调整住宿房间和就餐桌位，有的与会者一人一间标准间，就餐时有的桌位只有六七个人。而酒店是按照住宿房间和就餐桌位数量进行结算的，这就导致了结算超出预算，会务组只得认这个账。

点评：问题发现在会议结束，而问题出现在会议中的服务与管理。从这个案例我们可以得知，预算的管理与控制是贯穿于会议全过程的，没有过程的管理与控制，就只能吞食失控的结果。

一、收尾阶段的主要会务工作

1、分发返程车（机）票，安排人员和车辆送站；

2、和与会者及酒店结算会议费用；

3、对会场和退宿的房间进行清点，算帐保管好会议所用设备及物品，退还会议租借的设备与物品；

4、编印会议通讯名录，冲洗会议照片，分发或邮寄给与会者；

5、算帐和销毁剩余的纸张及文件，并将会议文件、资料进行分类整理，加以立卷和归档；

6、根据会议记录整理会议纪要或简报，为贯彻落实会议精神和议定事项提供依据；

7、协助领导对会务工作进行总结评估，肯定成绩，指出问题，总结经验。

8、对会议精神的贯彻落实情况进行调查了解，及时反馈相关信息。

二、课上小结

本节课旨在让学生了解在会议收尾阶段会务人员应该做的工作，从而使会议善始善终，划上一个浑圆的句号。

三、学习建议

1、课堂认真听讲，配合教师讲授。

2、把这些知识运用到实践中，切实做好会议的收尾工作。