党政机关公文格式要素排版

20XX年7月1日开始实施的国家标准《党政机关公文格式》是首次党政机关公文格式的统一。

使我国在公文处理工作的效率和质量上向前迈进一大步，同时也彻底解决了我国长期以来公文处理党政不一的问题。

这是统计系统常用的几种公文格式。

需要我们有针对性的去熟练掌握用法和格式。

公文规范化的意义斐然，且不说这里罗列的几项，就单纯从形式上来说，公文的格式规范保证了公文的合法性、权威性和完整性。

假如我们撰制出的文件项目残缺、体式不规范，不仅直接影响领导机关形象，而且影响到文件的严肃性，影响贯彻效果，甚至有可能贻误工作。

所以这项工作是我们必须要重视的。

（1.公文的作用主要是传递信息、指导工作、记载事项等。

公文运行不规范、不标准，往往会影响和妨碍其作用的有效发挥。

举个例子来说：如果主题表述不明确，就会使人不知如何去做，无所适从，给工作带来麻烦。

所以公文写作的规范化、标准化对公文作用的正常发挥是至关重要的。

2.机关各项日常工作的开展，都离不开公文这一工具。

如果公文不规范，其作用就得不到有效发挥，势必影响工作的质量和效率。

3.公文格式的发展和改革，其方向是简化。

实现简化的一个重要途径就是实现公文格式的模块化。

模块化的基础和依据首先是规范化。

能使人一目了然，便于对公文删繁就简，进而实现公文简化。

4.公文格式规范化、标准化后，我们可按照公文的属性进行科学分类，建立公文的分类体系，以便于采用计算机或其他现代化设备对公文进行归档管理，便于提高公文检索处理的速度和能力。

）关于硬件和制版方面的参数要求非常细致，在硬件方面用纸上就做了尺寸、定量、纸型、白度、横向耐折度、不透明度、pH值七项规定。

可见中央对文件规范化、标准化的重视，我们也应该引起足够的重视，认真去对待。

相关数值都容易找到，在硬件上也较容易就能达到要求，这里不再赘述。

需要注意的是排版时版面尺寸要标准，因为数值较多，略为繁琐，容易出错。

另一点，在装订时的骑马钉、平钉，虽然是小节，但对美观的作用不可忽视。

总之制版方面，美观大方是要求，只要稍微注意一点，对细节多把握一点，就会收到很好的效果。

国标将版心内公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。

版头是公文首页红色分隔线以上的部分；主体是公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。

版记是公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

我们也以此划分三大块来细读格式要素。

我们先看版头部分，并且先把注意力放到版头的左上角，这里有份号、密级、保密期限、紧急程度这4和要素。

份号：用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在左上角第一行，且虚位补齐。

即第一份公文份号编为“000001”，不应编为“1”“01”。

顶格居左编排在版心左上角第一行。

顶格居左指份号要分别紧贴版心上边缘和左边缘。

密级和保密期限：用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

密级和保密期限之间可用“★”分隔，此形式下所有字符之间不空格。

但是如果密级不标保密期限，“秘密”“绝密”两字之间需空1字。

需要特别注意的是密级和保密期限一定是编排在版心左上角第二行，因为《条例》规定“涉密公文应当标注份号”，意味着标注密级必须标注份号，份号编排在第一行，那么密级和保密期限一定编排在第二行。

第四个要素是紧急程度：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

根据情况可选择两字之间空不空一字。

美观协调即可。

以上4个要素，按份号、密级和保密期限、紧急程度这样的顺序依次编排，若只有一个或两个要素时，按次序顶格编排。

关于版头左上角我们能总结出一条经验：都是3号黑体字数字也是3号往下看版头的中间，只有发文机关标志一个要素：它由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。

这是因为《党政机关公文处理工作条例》取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。

发文机关标志居中排布，注意上边缘至版心上边缘参数为35mm，推荐使用小标宋体字，因为该字体显得庄重，其他字体如楷体、隶书等都带有某些书法艺术成分，不适合标识党政机关，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

这是不带“文件”二字的情况。

再看版头的下方发文字号：2012版国家标准规定采用3号仿宋字体，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

相关形式与此前一致，就不再赘述。

有签发人的状况。

在这个情况下发文字号居左排布，并左空一字，右侧对应位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

签发人这一形式，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，要注意居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

这里要注意，发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

版头下方总结：都是3号字；签发人名为楷体，其它是仿宋；2.冒号是全角；主体是公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分。

由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件等要素组成。

先来细读标题格式：用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

这里需要提出执行2012版国家标准的一个原则，即国家标准不可能涵盖公文处理工作中出现的所有问题，在特殊情况下可以在不违背标注规定原则的前提下适当变通。

例如，2012版国家标准规定公文首页必须显示正文，这就是不能违反的原则，在不违反原则的前提下可以变通，当有些情况导致首页不能显示正文，可以变通。

如签发人多可以采取增加每行签发人编排个数予以解决。

标题长、主送机关多可以将主送机关移到版记中，编排在抄送机关上一行等等。

但是要强调了再强调的是在变通中必须遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定；签发人多但最后一个签发人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。

此类有明确规定的基本原则都必须严格遵守。

回到格式上，标题之下是主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，方法为在版记中将“抄送”二字改为“主送”，编排方法同抄送机关。

既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

主体中间的正文部分看似没什么号说的但是有些规定要注意。

（1）公文首页必须显示正文。

（2）用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

（3）文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

层次序数可以越级使用。

（4）如有附件，要写附件说明：紧随正文，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，顺序号后紧跟一个小圆点（如“附件：1. XXXXX”）。

二是附件名称后不加标点符号。

三是附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

四是正文中涉及附件处的标注内容、附件说明出的标注内容及附件的标注内容前后一致。

正文部分要记住：a 分层的字体和符号注意。

字体是一黑二揩三四仿，标点为一顿三点二四括。

b附件说明紧随正文，下空一行编排。

主体的最后部分是发文机关署名、成文日期和印章，相对复杂，在这里分情况一一说明。

第一种情况是加盖印章的公文首先要注意的成文日期一般用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

最后1字右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

再分情况细读，单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，此部分容易忽视的是印章的位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第二种情况是不加盖印章的公文联合上报的公文，协办机关可以不盖章，“命令(令)”和国家行政机关向同级国家权力机关提出的“议案”，也不加盖行政机关印章，由机关领导人亲笔签署(或加盖领导人的签名章)。

除此之外还有2种情况可以不加盖公章1.电报可以不加盖印章。

2.有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

具体格式为：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

第三种情况是加盖签发人签名章的公文（统计系统很少见）单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。

在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章用红色。

（4）附注如有附注，用３号仿宋体字居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

“请示”件应在附注处注明联系人和电话。

（6）附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

主体最后注意：ａ情况多，所以要细致区分。