食品有限公司合同管理优化方案设计

图5：公司合同管理图
3.加加食品有限公司存在的主要问题
3.1合同风险意识不强
风险是指未来的不确定性因素对公司实际经营目标的影响。按照对公司战略目标的不同，风险主要分为战略风险、经营风险、财务风险和法律风险。
（1）战略风险：没有制定战略决策或者是战略决策制定的不完整，影响战略目标实现的负面因素。
（2）经营风险：经营决策的不当，妨碍或影响经营目标实现的因素。
第二：希望这次加加食品有限公司合同管理优化方案设计，可以优化传统的管理模式进而转变成符合新时代发展的管理体系，从而提高公司效益。
第三：希望这次合同管理优化方案设计可以适应加加食品有限公司的发展，也可以给相关企业作为合同管理参考。
2.加加食品有限公司合同管理现状
2.1公司简介
加加食品有限公司实施以“加加”系列酱油为主导，食醋、鸡精、味精和食用植物油等多品类协同发展、共用营销渠道的经营战略。根据全国各地区不同需求，研发出加加独有的红烧酱油、特制酱油、酒店专用酱油、面条鲜酱油等80多个产品品类投放市场，深受消费者喜爱。经过多年的不懈努力，陆续在全国各地发展了近1,200家总经销商，形成以湖南长沙、河南新郑、四川阆中三大生产基地为中心，辐射全国的销售网络。
4.通过对加加食品有限公司现状的了解，确定本次以合同管理优化为主要方向，通过调查的方式来了解加加食品有限公司的现状和存在的一系列问题。通过科学的方法提出优化的建议，通过科学的手段进行信息化落实，建立健全的销售合同管理方案，为公司的发展提供全方位的服务。
5.通过对公司的优化管理，实现公司效益的提高。
1.2设计的目的
图3:与同行业公司合同管理效率调查结果
(C)由图4可知，48%的员工认为流程复杂的公司合同管理会对公司的效益会产生很大影响，32%的员工对公司有较大的影响，15%的员工有点影响，只有5%的人认为没有影响。综上所述加加食品有限公司传统落后的的管理流程影响着公司的发展，需要一个更合理的管理流程系统来适应当今社会的发展。
像加加食品有限公司一样，很多相同行业的大型的公司都在探索出一套符合自己公司情况合同管理系统设计、合同管理优化的设计方案。
本文以加加食品有限公司为案例，从合同管理现状分析、合同管理流程梳理为切入点，来为公司提供更好的合同管理的优化方案，目的是为了解决加加食品有限公司在合同管理方面的问题。希望这套方案可以让企业的管理层随时对合同管理业务进行全方位的掌控，取代以往通过员工手工填写的报表反馈或是电话汇报。这样做可以使公司的管理层及时下达管理命令，极大的促进了管理措施的有效实施。
营销中心：负责销售计划制定和实施，产品国内外市场开发以及产品的销售。
研发中心：负责新专利技术的开发研究，专业技术型人才的培养，已有技术设施的改进更新等。
2.3基本情况调查
加加食品有限公司最开始的合作客户是“沃尔玛”，并且长期以来都与沃尔玛有着紧密的合作关系。沃尔玛公司管理方案相对完善，规模庞大，加加食品有限公司在与其签订合同中承担的风险较小。所以长期以来，加加食品有限公司的销售人员在签订合同中一直保持着原有的惯例，缺少对合同管理的新认知和优化。随着加加食品有限公司的不断发展，公司的合作企业也在不断增加，市场信息部也在开发海外市场方面做足了功课。加加食品有限公司原有的商业惯例虽然会降低一定的风险意识，同时也会导致公司效益下滑。
总经理办公室：对外负责人员接待与联络，公司形象宣传等公关工作，对内负责印章管理和会议安排等行政工作。
财务部：负责对公司营销活动进行会计核算、 款项收支 、资金管理及预算管理等工作。
审计部：隶属于监事会，负责审核和核实公司财务收支及其经济活动的真实性与合规性，评价和监督公司内部控制的运行。
生产中心：负责产品的生产及储存，生产技术人才的培养。
1.
全球经济持续低迷，企业的销售收入也随之受到影响，赊销比重加大，回款速度缓慢等矛盾日益凸显。为保证企业快速、稳定、可持续的发展，企业的经验管理就需要建立一套完整的管理体系。
加加食品有限公司是一家以酱油、食用植物油为主要产品的调味品企业，在国内的调味品行业中，加加食品公司具有很强的竞争力。因为加加食品公司销售规模较大、产品品种较多、工艺技术复杂等，所以加加食品有限公司传统手工管理合同模式就有了局限性，这种传统的合同管理模式难以跟上加加食品有限公司合同信息化管理的步伐，在一定程度上降低加加食品有限公司的发展步伐，给公司的发展带来了较大的影响。所以怎么优化加加食品有限公司合同管理系统，提高加加食品有限公司合同管理水平，降低合同执行中的潜在隐患降低合同风险，是这次设计的主要解决问题。
图2：签订合同风险图
（B）由图3可知，加加食品有限公司近几年业绩止步不前，但是作为加加食品有限公司的竞争者，海天食品有限公司在近几年的业绩却取得了巨大的成就。海天食品有限公司自成立以来就与加加食品有限公司有着激烈的商业竞争，同时它也以更顺应商业发展的公司合同方案，近几年在经济效益上超越了加加食品有限公司。从图2可以看出2018年海天公司业务效率为50%，加加食品有限公司仅为36%，两个公司相差14个百分点，加加食品有限公司业务能力正在被海天公司逐渐甩开。这说明加加食品有限公司业务能力有待提高。
（A）加加食品有限公司在成立之初到现在已经有22年之久，形成了属于自己的一套合同文本，但有一些客户在很多时候拒绝加加食品有限公司合同文本。由图2可知，在签订合同时，85%以上的客户会要求使用自己的合同文本，但对于卖方责任和义务来说，售后和违约责任及相关条款是比较严苛的；如果买方责任的条款在相对宽松的情况下，合同文本中的风险不能被及时识别出来并且修改，就会造成加加食品有限公司在合同实行过程中承担很高的风险。
图6:优化组织结构图
4.2.2付款类合同管理
付款必须以合同为标准，严格按照合同进行支付。付款要严格执行公司审批的年度计划及年度计划修正方案和月度资金计划的规定。对于超出公司月度资金计划的付款项必须公司财务管理制度的规定经过特别的审批程序进行审批。
付款类在合同执行管理阶段，通过材料采购业务管理流程的信息化手段，来确保按规定流程和权限进行，从而来确保采购和付款业务及其相关会计核实真实性、完整性、规范性，防止有差错，来确保资金支付安全，保证账实相符。对此我们采用了一采多销，一销多采的合同管理流程进行严格控制。在销售合同审判阶段对合格供应商的管理，在付款合同管理时选择供应商时，优化管理系统就会自动调取合的供应商信息由表2可知。
3.2合同管理形式化
合同管理是企业管理的关键组成部分，销售完成的关键就是在于合同的完整签订。由于一些工作人员没有接受过相关方面的专业培训，在签订合同的时候没有健全的系统的合同管理体制，常常会导致合同签订的失败。例如：按规定应该尽职调查的，只从网上查找一部分资料填写相关信息，从形式上资料完备，但实际存在很大漏洞。这样的合同签订后，往往因对合同相对方资信及其经办人身份了解不深入，导致合同履约低或合同诈骗的产生。
合同管理能帮助公司解决经营中出现的风险，取得更好的收益和回报。所以在这次设计中以优化管理流程，减少重复过多的业务环节为主要目标，通过合同管理的优化提高业务管理能力，实现管理的灵活性，极大的节约人工成本。
1.3设计的目标
第一：本次设计将会打破原来公司部门的限制，将传统的部门难以管理的繁琐业务变成一个完整而连贯的合同管理业务。
（3）财务风险：包括财务报告失真风险，资产安全受到威胁风险和舞弊风险。
（4）法律风险：没有全面、认真执行国家法律、法规和政策规定。
在加加食品有限公司现有的组织结构下，主要是由项目经理或市场信息部经理对外和客户进行沟通，然后完成谈判和签约。谈判的人员主要是一些经验比较丰富的业务人员，与此同时，他们缺并没有进行一些系统的培训对合同风险识别也不是很敏感，对合同风险判断能力不准确。因此在与客户签订合同过程中公司的谈判人员往往处于被动地位，导致公司要承担合同风险。例如：加加食品有限公司与某公司签订销售合同约定按期交付产品，在合同前期谈判有说延期交货按周叠加，如果延期三周违约金超过合同总金额25%。由于谈判人员对合同风险判断不准确，忽略这个问题导致公司违约风险加大。
图4：有关合同管理流程过多对公司影响的结果
2.4合同管理内容
2017年合同汇总表
合同类型
合同数量
合同金额（万元）
原材料采购合同
72
4987
生产加工合同
58
2152
产品销售合同
89
6780
生产经营合同
33
1000
技术研发合同
13
1450
技术服务合同
16
1740
其他合同
35
470
合计
316
18579
表1:2016年合同汇总表
加加食品有限公司规定：合同金额5万元以上就必须签订合同。自2017年1月1日至2017年6月30日，加加食品有限公司一共签订了316份合同，产品销售合同所占比重最大、其次就是原材料采购合同，各类合同明细由表1可知。
2.5合同管理流程模式
加加食品有限公司现状来说，其合同管理制度、合同文本审核在实施的过程中存在问题。主要问题是合同管理人员在谈判和签约专业知识不足，同时加加食品有限公司也缺乏相关专业培训和知识宣传。
1.1设计的主要思路
1.明确公司合同管理优化的目的，给企业的战略落发展体系、深化业务、系统化管理都带来信息化的保障。
2.பைடு நூலகம்合同集中管理，从接到合同起直到发货出库为止，对合同进行全方位跟踪。
3.通过本次对加加食品有限公司进行一次全面的合同管理优化，进而对公司实现信息化手段落实，实现制度标准化、管理信息化、流程简单化、信息表格化等目标。随时发现合同管理过程中出现的问题，并随时进行优化调整。
(1)将风险控制在与总体目标相适应并可承受范围之内。
(2)实现公司内外部沟通的真实性及有效性。
(3)确保对法律法规的遵循。
(4)提高公司经营的效率和效益。
(5)确保公司建立针对各项重大风险发生后的危机处理计划，使其。不因灾害性风险或人为失误而遭受重大损失。