公文起草应从八个方面进行审核把关

公文起草应从八个方面进行审核把关
公文是指党政机关处理公务时所使用的文字材料，泛指各种公文、电报、信息简报、领导讲话等等。

公文起草，是指执笔人(个人或集体)遵照领导人或者领导机关的指示精神，从领命、准备、构思到写就公文初稿的行为过程。

作为一名统计工作者，除布置报表、收集数据外，也必须具备公文起草和审核的业务技能，根据《国家行政机关公文处理办法》，起草公文应重点从以下八个方面进行审核把关：
一、文种要正确。

行政机关除电报外，主要有13个公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

文种不同，性质不同，作用有别，选择的对错，直接影响着公文效力和行政行为。

经常容易出现文种使用不当的有以下几种情况：一是有的该用“请示”却用了“报告”，有的属于报告类公文却用了请示，有的“请示”、“报告”合用。

如“XXX局关于XXXXXX的请示报告”。

二是有的该用“通知”却用了“意见”，有的该用“函”却用了“通知”。

三是有的该用“复函”却用了“批复”。

二、标题要准确。

公文标题应当准确概括公文的主要内容，突出表述行文的主要目的，并准确选用需要的文种。

不同的公文标题有各自的结构模式。

总体结构以“三要素”为主，即公文标题一般由发文机关、事由、文种组成。

发文机关之后通常用介词“关于”引出涉及对象，和事由词语组成介词结构，作为文种的定语。

其结构形式可表示为：发文机关（即行文单位名称）+“关于”+事由（公文主要内容）+“的”+文种（公文种类）。

文种是公文标题不可或缺的名称标志，事由则是公文标题的核心要素。

公文标题中非法规规章不宜用书名号，无歧义的情况下，可用可不用标点符号的最好不用。

但下列特殊情况除外：一是公文标题中出现法规规章名称或书刊名称时，可用书名号。

如“关于印发《XXX管理办法》的通知”。

二是公文标题出现缩略语以及具有特定含义的词语时，可用引号。

如“关于开展‘五五’普法教育活动有关情况的报告”三是公文标题中某一部分需要注释或说明时，可用括号。

如：“关于印发《XXX工作规则（试行）》的通知”。

四是公文标题中出现并列词语之间的停顿时，可用顿号。

如“关于XXX、XXX任免职务的通知”。

应该指出的是，当标题中出现两个以上单位并列时，也可不用顿号，在单位之间空格以示区别。

公文标题拟制得简明、规范的几种做法：
一是批转、转发、印发多份文件时，不必把每份文件都一一列出，可适当概括或采取主要文件名称后面加“等文件”（等XX）形式。

如：“XX区人民政府批转XX同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及区财政局、商务局关于第二次外贸工作会议的情况报告和XX同志关于加强我区外贸工作几点意见的通知”。

可修改为：“XX区人民政府关于批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知”。

如：“最高人民法院印发《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件立案工作的暂行规定（试行）》《关于刑事赔偿和非刑事赔偿案件案由的暂行规定（试行）》的通知”。

可修改为“最高人民法院关于印发赔偿案件有关规定和文书格式的通知”。

二是批转、转发多部门的联合发文时，不必把每个部门都一一列出，可采取主办部门后面加“等部门”的形式。

如：“国务院办公厅转发发展改革委等八部门关于加强中小企业信用担保体系建设意见的通知”。

三是层层转发发文时，不要弄成“XXX关于转发XXX关于转发XXX……的通知的通知的通知”的形式，可采取“自拟摘要法”和“适当修辞法”等方法解决。

如：XXX市XX 局XXX分局关于转发《XXX市XX局关于转发〈XX省XXX厅关于转发XX部关于开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动的通知〉的通知》的通知。

修改为：“XXX
分局关于转发开展集中整治爆炸物口、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知”或“XXX分局关于转发XX下发和省厅市局转发的开展集中整治爆炸物口、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知”。

四是概括一般类型公文标题事由时，要突出主干，抓住重点，不要主干枝叶一起上，眉毛胡子一把抓。

如：“XX局关于认真贯彻市XXX会议精神积极兴办第三产业安排下岗职工再就业成立局属劳动服务公司需办理营业执照的请示”。

修改为：“XX局关于成立劳动服务公司需办理营业执照的请示”。

三、结构要合理。

主要是指公文的框架结构要合理，文字布局要合理。

四、层次要清晰。

主要是指公文表述内容条理要清楚，结构层次序数要正确，逻辑性要强，环环紧扣，一气呵成。

五、用语要得体。

公文中要采用符合行文关系要求的语言，以及符合行文主体身分地位的语言。

不同类型的公文应按照各自公文用语来表述。

常见的问题是对上行文、平行文、下行文的语气把握不准。

一是上行文中对上级机关提出不适当的要求和建议；二是平行文中向不相隶属机关提出指令性要求，缺乏协商的语气；三是下行文中出现建议的语气表述。

四是特殊的环境和场合出现不妥的语气表述。

六、表述要一致。

主要是指公文中标题与内容表述要一致，内容前后名称、数据、词句等都要表述一致。

七、文字要简练。

也就是要坚持彻底消除浮而不实的大话、言之无物的空话、令人乏味的套话。

如，“在XXX以来的大好形势下，在XXX会议精神的鼓舞下，认真贯彻了XXX 精神，反复学习领会了XXX文件。

通过学习，深刻认识到XXX的重要性，进一步明确了XXX的重要意义，从而大大提高了贯彻执行XXX的自觉性。

在提高认识的基础上，狠抓了XXX，做到XXX，取得了XXX”。

这类的表述一般要做压缩。

精简公文的必要性有以下几个方面：一是只有精简，才能真正剔除一些公文“长而空”的弊病；二是只有精简，才能做到节约、省低、省工、省物；三是只有精简，才能促使我们行政人员真正树立“时间就是金钱，效率就是生命”的观念，养成“少说空话，多办实事”的良好作风。

八、措辞要恰当。

字词搭配正确，语句通顺，没有语法和修辞错误，且合乎逻辑等等。