会议的筹划与管理培训
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
20
给客人斟茶的注意事项
当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
21
给客人斟茶的注意事项
茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
27
安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
28
做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
29
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
30
会议名称 时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数
会议内容 和决议事项
决议事项 的实施
出席人 盖章 特别事项
有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
22
上茶时的七个程序
两手端茶盘，盘子高度位于胸部
敲门，并说：“对不起！”进入接待室
止步立正，轻轻点头致意
将茶盘的一端置于桌子侧面
23
上茶时的七个程序
桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
10
11
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的
两边
12
13
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
24
会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
25
签到
签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
签到时的接待工作
26
游戏：会议排座
实施项目
缺席理由
负责人 或部门
完成期限
31
点评
根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
32
会场服务
转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
33
会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
34
会场清理
安排与会人员的离会
会议文件的回收、立卷、 归档
时间是人类发展的空间。2021年2月10日星期 三12时 59分19秒12:59:1910 February 2021
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午12时59分19秒 下午12时59分12:59:1921.2.10
每天都是美好的一天，新的一天开启 。21.2.1021.2.1012:5912:59:1912:59:19Feb- 21
谢谢大家！
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2021年2月10日 星期三 12时59分19秒 Wednesday, February 10, 2021
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。21.2.102021年2月 10日星 期三12时59分 19秒21.2.10
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。21.2.1012:59:1912:59Feb-2110- Feb-21
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。12:59:1912:59:1912:59Wednesday, February 10, 2021
安全在于心细，事故出在麻痹。21.2.1021.2.1012:59:1912:59:19Februar y 10, 2021
4
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
5
委员会会议议程 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
（12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：00）其他动议 9、（13：15）其他事宜 10、（13：35）下次会议细节
35
印发会议记录
完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件
36
37
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。21.2.1021.2.10Wednesday, February 10, 2021
天生我材必有用，千金散尽还复来。12:59:1912:59:1912:592/10/2021 12:59:19 PM
加强自身建设，增强个人的休养。2021年2月 10日下 午12时 59分21.2.1021.2.10
扩展市场，开发未来，实现现在。2021年2月 10日星 期三下 午12时 59分19秒12:59:1921.2.10
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2021年2月下午 12时59分21.2.1012:59Februar y 10, 2021
第九讲 会议的筹划与管理
1
会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
2
会议的筹划与管理
会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理
3
会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
每项均有 一个起始 时间
下次会议细 节写在议程 的末尾
6
拟订与会人员名单
选择恰当的人出席会议 送交上级审核
7
申请会议所需资金
确定会议规格 申请经费
• 口头 • 书面
8
会场布置
选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
显示等级
如果你希望显示等级，让主席坐在
长方桌子的顶端，其他与会者座位
按资历递降百度文库序就坐
14
15
16
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
17
安排食宿和茶水
食宿
a.用膳 b.住宿
茶水
18
一杯香茶可赢得交易机会
19
角色练习
表演会议期间奉茶的礼仪
给客人斟茶的注意事项
当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
21
给客人斟茶的注意事项
茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
27
安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
28
做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
29
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
30
会议名称 时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数
会议内容 和决议事项
决议事项 的实施
出席人 盖章 特别事项
有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
22
上茶时的七个程序
两手端茶盘，盘子高度位于胸部
敲门，并说：“对不起！”进入接待室
止步立正，轻轻点头致意
将茶盘的一端置于桌子侧面
23
上茶时的七个程序
桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
10
11
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的
两边
12
13
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
24
会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
25
签到
签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
签到时的接待工作
26
游戏：会议排座
实施项目
缺席理由
负责人 或部门
完成期限
31
点评
根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
32
会场服务
转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
33
会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
34
会场清理
安排与会人员的离会
会议文件的回收、立卷、 归档
时间是人类发展的空间。2021年2月10日星期 三12时 59分19秒12:59:1910 February 2021
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午12时59分19秒 下午12时59分12:59:1921.2.10
每天都是美好的一天，新的一天开启 。21.2.1021.2.1012:5912:59:1912:59:19Feb- 21
谢谢大家！
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2021年2月10日 星期三 12时59分19秒 Wednesday, February 10, 2021
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。21.2.102021年2月 10日星 期三12时59分 19秒21.2.10
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。21.2.1012:59:1912:59Feb-2110- Feb-21
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。12:59:1912:59:1912:59Wednesday, February 10, 2021
安全在于心细，事故出在麻痹。21.2.1021.2.1012:59:1912:59:19Februar y 10, 2021
4
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
5
委员会会议议程 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
（12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：00）其他动议 9、（13：15）其他事宜 10、（13：35）下次会议细节
35
印发会议记录
完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件
36
37
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。21.2.1021.2.10Wednesday, February 10, 2021
天生我材必有用，千金散尽还复来。12:59:1912:59:1912:592/10/2021 12:59:19 PM
加强自身建设，增强个人的休养。2021年2月 10日下 午12时 59分21.2.1021.2.10
扩展市场，开发未来，实现现在。2021年2月 10日星 期三下 午12时 59分19秒12:59:1921.2.10
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2021年2月下午 12时59分21.2.1012:59Februar y 10, 2021
第九讲 会议的筹划与管理
1
会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
2
会议的筹划与管理
会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理
3
会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
每项均有 一个起始 时间
下次会议细 节写在议程 的末尾
6
拟订与会人员名单
选择恰当的人出席会议 送交上级审核
7
申请会议所需资金
确定会议规格 申请经费
• 口头 • 书面
8
会场布置
选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
显示等级
如果你希望显示等级，让主席坐在
长方桌子的顶端，其他与会者座位
按资历递降百度文库序就坐
14
15
16
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
17
安排食宿和茶水
食宿
a.用膳 b.住宿
茶水
18
一杯香茶可赢得交易机会
19
角色练习
表演会议期间奉茶的礼仪