电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7号)
电子档案移交与接收办法
电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件。
荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知
荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知文章属性•【制定机关】荆州市人民政府•【公布日期】2013.06.09•【字号】荆政办发[2013]39号•【施行日期】2013.06.09•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知（荆政办发〔2013〕39号）市政府各部门：为认真贯彻落实国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）精神，切实做好我市电子档案移交接收和纸质档案数字化等工作，现就有关事项通知如下：一、充分认识做好电子档案移交接收与纸质档案数字化工作的重要性。
电子档案是机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好电子档案移交与接收工作，对确保电子档案真实、完整、可用和安全具有重要意义。
纸质档案数字化是电子档案重要组成部分，是档案信息化建设的基础，各单位要把贯彻落实《电子档案移交与接收办法》和纸质档案数字化工作列入重要议事日程，制定计划，作出安排，为开展电子档案移交接收和纸质档案数字化工作打下坚实基础。
二、积极开展纸质档案与电子档案“两套制”进馆准备工作。
按照国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，凡属市档案馆接收档案范围的单位，要抓紧做好1994年以来纸质档案数字化工作，确保2014年满20年的纸质档案和电子档案“两套制”同时进馆。
三、牢固树立电子档案的安全保密意识。
各单位电子档案应由档案室集中统一保管，做好多套备份，一般满5年后向市综合档案馆移交。
涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
电子档案存储应使用JVC国际档案级专用光盘。
纸质档案数字化加工外包应遵守国家规定，严格审核外包单位的保密、档案资质，不得泄密、失密。
四、继续深化电子文件归档管理和规范移交试点工作。
电子文件 电子档案 OA三者之间的区别
“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门 的过程。
《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 对电子文件的归档与管理要求如下： （一）归档要求
2|Pa ge
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法 》国家档案局档发[2012]7 号
办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统
（一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
1|Pa ge
电动化计算机应用系统，英文缩写 OA。
（一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形
成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》 GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39 号
（二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保
3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相 应的背景信息和元数据。
4、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限 的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一 致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。 （三）归档时间
3|Pa ge
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
作者：薛馨枫
概念澄清
电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个 概念不能放到一起比较。
电子档案移交与接收
二、《电子档案移交与接收办法》主要内容 根据国家电子文件管理部际联系会议办公室2010年 工作安排，国家档案局主要承担了《电子档案移交 与接收办法》（以下简称《办法》）的起草工作。 目的在于规范档案移交单位向同级国家综合档案馆 移交电子档案工作，对移交电子档案范围、时间、 方法、移交载体内电子档案的存储结构及档案馆接 收、存储电子档案等工作提出要求。
联席会议由省委办公厅牵头，省人大常委会办 公厅、省政府办公厅、省政协公公厅、省发改 委、省经信委、省财政厅、省质监局、省档案 局、省密码管理局、省国家保密局等相关部门 为成员单位。 电子文件管理联席会议下设办公室，办公室设 在省密码管理局，承担日常工作。
（二）2009年中央办公厅国务院办公厅 印发《电子文件管理暂行办法》。 省档案局于2010年4月制定出台了《省 直机关电子文件归档管理与规范移交试 点工作方案》，开始试点工作。
原生电子文件 ——直接生成于数字环境中的电子文件
一、党和国家高度重视电子文件管理工作 （一）2009年建立了国家电子文件管理部 际联席会议制度，组成单位：中央办公厅、 国务院办公厅、工业和信息化部、财政部、 国家档案局、国家保密局、国家密码局、 国家标准化管理委员会。负责组织协调全 国电子文件管理工作。
2011年建立了省电子文件管理联席会议制度。 联席会议主要任务是负责组织领导、统筹规划、 督促检查全省电子文件管理工作；审定全省电 子文件重要规划和重大项目方案，制定全省电 子文件管理相关标准规范和管理制度；研究解 决全省电子文件管理中的重大问题。
三、制定《办法》的目的和适用范围 为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案 的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史 记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有 关法律法规和相关规定，制定本办法。 本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合 档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。
行政事业单位电子文件管理办法
审计机关电子文件管理办法为进一步规范审计过程中提取的电子文件管理，充分挖掘数据价值、规范电子数据管理、确保数据安全,不断提升审计质量和审计效率，按照《政务服务电子文件管理办法》（试行）制定本办法。
第一章总则第一条为进一步规范审计过程中的电子文件的使用和管理工作，确保电子文件的真实、完整、有效和安全，根据《国家档案局关于印发(电子档案移交与接收办法)的通知》(档发C2012)7号)和《四川省电子文件管理暂行办法》(川委厅(2011)32号)等规定，结合我单位实际制定本办法。
第二条我局在上级审计机关要求审计和提取的、本级政府及有关部门委托审计、计划内、计划外安排的审计或审计调查过程中向有关单位提取的电子文件的管理，适用本办法。
第三条本办法所称的电子文件，是指我局在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中取得的以电子数据形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文字、图表、报表、图像、音频、视频、数据库等各种不同形式的电子信息记录。
本办法所称的电子文件管理,是指我局在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节的电子文件进行管理的活动。
第四条在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中获得的电子文件是履行审计监督职能的重要文件资料,是我局档案信息资源的重要组成部分，我局电子文件管理应当遵循以下原则:(一)统一规划。
将电子文件管理工作纳入我局重要工作计划，实行统筹规划和统一标准、统一流程等进行规范管理。
(二)全程管理。
电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节实行全过程管理,确保电子文件运行实现连续性、安全性、可控性。
(三)高效服务。
发挥电子文件高效、便捷的优势,我单位内外部共享利用、避免重复提取。
(四)专机存储。
制定专用存储设备，设置防护密码，与电子政务外网物理隔离。
(五)确保安全。
采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件真实、完整、有效和安全。
41.企业电子文件归档和电子档案管理指南
5.3 电子文件归档接口............................. .. ................................................................................... 12
"
7.1 电子档案在线存储.. .... . ...... ................ ..... ............... ... ... ....... ... ....... .......................................... 18 7.2 电子档案离线存储................................................................................................................. 18 7.3 电子档案保管................................................... ... ....................................... . ............... .... . . ....... 19 7.4 电子档案利用 ··························································································································19 7.5 电子档案定期鉴定、销毁及进馆··························································································20
电子档案移交和接收管理办法
电子档案移交和接收管理办法
一、总则
为规范电子档案的移交和接收管理，确保电子档案的完整性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本办法。
二、电子档案移交的内容和方式
1. 移交单位应提供包括但不限于以下内容的电子档案：电子文件、元数据、检索工具、文件格式说明等。
2. 移交单位应将电子档案按照规定格式整理和打包，并在移交清单中详细列明档案名称、数量、大小、存放位置等信息。
3. 移交单位应将电子档案以数据传输或移动存储设备的方式进行传递，确保数据在传递过程中的安全和完整性。
三、电子档案接收的验收和管理
1. 接收单位应在接收到电子档案后，及时进行验证，确认电子档案的完整性、准确性和安全性。
2. 接收单位应将验证的结果记录在验收报告中，并及时通知移交单位，要求移交单位对存在问题的电子档案进行整改。
3. 接收单位应建立完善的档案管理系统，确保接收到的电子档案能够得到有效的管理和利用，保障档案信息的准确性和可靠性。
四、电子档案移交和接收的监督和评估
1. 相关部门应当对电子档案的移交和接收过程进行监督和检查，确保各项管理措施得到有效落实。
2. 定期对电子档案移交和接收的工作进行评估，及时发现问题并提出改进意见，推动电子档案管理工作的持续改进。
五、附则
本办法自颁布之日起正式实施，如有需要，可根据实际情况进行调整和修改。
电子文件、电子档案和数字档案概念辨析
电子文件、电子档案和数字档案概念辨析钟万梅;张臻;任琼辉【摘要】近年来,\"数字档案\"一词频繁出现于档案学术著作中,数字档案与电子文件、电子档案有什么联系和区别?本文对这三个概念进行了辨析,依次分析了电子文件、电子档案和数字档案的内涵和外延,并就三个概念的内涵、外延和研究内容进行了对比,指出这三个概念在形成主体、存在形式、存储载体和依赖环境上是一致的,但在内涵、外延和研究内容上不尽相同.【期刊名称】《山西档案》【年(卷),期】2019(000)004【总页数】9页(P10-18)【关键词】电子文件;电子档案;数字档案【作者】钟万梅;张臻;任琼辉【作者单位】海南医学院档案馆海口 571199;中国人民大学信息资源管理学院北京100872;中国人民大学信息资源管理学院北京100872;北京电子科技学院管理系北京 100070;中国人民大学信息资源管理学院北京100872【正文语种】中文【中图分类】G270随着信息技术的广泛应用，档案记录的方式发生了变革，我国档案学界出现了电子文件、电子档案和数字档案等概念。
除了人们熟知的电子文件、电子档案，近年来，“数字档案”一词也频繁出现于档案学术著作中，截至2019年7月底，中国知网期刊全文数据库（CNKI）的检索结果显示，篇名中精确包含“数字档案”（不含“馆”）的文献达933篇。
为什么在已有电子文件、电子档案概念的情况下，还出现数字档案的概念？数字档案与电子文件、电子档案之间有什么联系和区别？辨明常用概念对人们开展学术研究具有积极的意义，笔者试图对这三个概念进行逐一辨析，探讨其中的联系与区别。
本文将按照这三个概念出现的先后顺序，依次分析其内涵和外延，并将三者的内涵和外延进行比较，明确它们之间的联系与区别，最后从人们对它们的研究内容入手，分析这三个概念各自侧重的含义。
一、电子文件（一）电子文件的内涵“电子文件”是20世纪中期以后出现的新名词，是计算机技术的伴生物，早期人们称之为“数字式文件”或“机读文件”，20世纪90年代后期人们才统一用“电子文件”的称呼。
建设项目档案文件移交归档方案
建设项目文件移交方案（初稿）现状1：建设项目档案资料移交经与项目部归档人员及宋姐了解，2023年3月之前已移交一部分文件材料，归档方式为在线移交（数字档案系统登记、检测并移交），声像电子文件通过硬磁盘方式移交。
现状2：本次移交剩余项目档案资料，主要包括2022-2023年文件及工程整体验收、结算类文件、保密文件及声像资料等。
整体容量120T。
解决方案建议：依据国家档案局及集团相关制度规范（制度规范文件附带文件夹提供），本次移交有如下建议，以供参考。
一、在线归档移交1.在线归档移交，档案移交单位应对电子档案移交清单与待移交电子档案的一致性进行检查,同时对移交电子档案进行四性检测（参考《文书类电子档案检测一般要求》DA/T70—2018、《中交集团暨中国交建电子文件四性检测方案》），确认无误后登记移交；2.在线归档移交，按照国家档案局及集团制度规范在数字档案馆系统中进行著录登记、原件挂接等，确保著录完备、应归尽归，著录项、格式及原文命名等按照制度要求实施。
同时在线移交时,可通过应用系统签收功能或系统日志记录等方式进行确认；3.在线归档移交后，建议进行检验后接收档案数据，并在数字档案系统中进行封装，作为提供下载或长期保存使用；二、离线归档移交1.存储在建设项目部服务器中的全套项目文件，建议以硬磁盘或光盘等符合档案存储要求的形式做离线归档移交。
按照集团制度规范要求形成《电子文件登记表》及《归档电子文件移交检验表》。
电子文件形成单位、档案管理部门各留存一份；2.移交单位做离线归档时，应按照国家及集团制度规范整理文件，完善文件格式、命名及存储结构并将离线形式存档的载体做好载体标签，便于管理。
接收后按照磁性载体档案进行保管；3.项目部人员反馈，与业主来往的文件、少数集团下发的文件，及经理办公会议记录及民主生活会议记录等文件部分标注了密级，建议咨询保密工作部门看是否按照涉密文件管理；4.移交单位离线归档建议至少归档一套，可根据资料的珍贵程度、日常应用需要等实际情况制作第二套、第三套离线存储介质，并标记好套别；5.根据《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）规范要求，档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年；6.离线存储介质的保管建议参考《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》进行管理，依照要求定期检测等。
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）
![电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）](https://img.taocdn.com/s3/m/2f63aac1b9f67c1cfad6195f312b3169a451eae3.png)
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求:（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
_北京市电子文件归档与电子档案管理办法_解读_田雷
注
显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真 后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自
实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行 处置或销毁电子档案。
格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、 文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不
五、电子档案的保管工作
同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发
限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需
生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何 要进一步解释的内容进行解读。
变化。
（一）电子档案的异质备份工作
（五）涉密电子文件的在线归档
本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的
按照本《办法》第十二条的规定，涉密电子文件可 电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异
》解
起，至电子档案在档案馆长期保存的各个 工作环节，及各工作环节的主要工作要求。
（三）北京数字档案馆（北京电子文件
读
中心）的建设 《办法》明确界定北京数字档案馆（北
京电子文件中心）的建设模式、使用范围和
功能边界。
1.建设模式
运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统
筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模
2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，
规范化管理。
以结构化的数据形式记录的文件。
4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制
价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。
5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的
移动硬盘，由形成部门向档案部门送 达移动硬盘的过程。
【档案员培训资料】电子文件的收集、归档与电子档案的移交、接收课件
（六）档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子
档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、
可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。
（七）国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，
进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存
储等工作。
五、电子档案的移交、接收
（八）电子档案接收的主要流程是：检验电子档案
3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、
技术环境、相关软件、版本、数据类型、格 式、被操作数据、检测数据等要求，保证归 档电子文件的质量。
4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他
载体形式的文件时，应在内容、相关说明及 描述上保持一致。
三、电子文件的归档
5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电
背景信息context指描述生成电子文件的职能活动电子文件的作用办理过程结果上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息三电子文件的归档逻辑归档logicalfiling在线指在计算机网络上进行不改变原存储方式和位臵而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程物理归档physicalfiling介质指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程三电子文件的归档元数据metadata指描述电子文件数据属性的数据包括文件的格式编排结构硬件和软件环境文件处理软件字处理和图形工具软件字符集等数据迁移migration指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程三电子文件的归档电子文件归档电子文件1具有参考和利用价值2作为档案保存三电子文件的归档规范
况，有查考价值的电子文件及其电子版本的 定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果 保管部门已开始进行向计算机全文的转换工 作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件 应当保留，否则可根据实际条件或需要，确 定是否保留。
电子档案移交与接收办法2012
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号 2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知
山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知文章属性•【制定机关】山东省档案局•【公布日期】2015.12.31•【字号】鲁档发[2015]63号•【施行日期】2016.06.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知鲁档发〔2015〕63号省直各单位：为规范省直单位电子档案移交进馆工作，确保山东省档案馆进馆电子档案的准确、完整、可用、安全，省档案局依据国家有关规定，制定了《山东省省直单位电子档案进馆办法》（以下简称《办法》），请认真贯彻执行。
山东省档案局2015年12月31日山东省省直单位电子档案进馆办法第一章总则第一条为规范省直单位电子档案移交进馆工作，确保山东省档案馆进馆电子档案的准确、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《电子档案移交与接收办法》及《数字档案室建设指南》等法律、法规和规范，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指省直单位在公务活动中直接形成的对国家和社会具有保存和利用价值的数字档案资源，包括归档后的各门类原生电子文件、传统载体档案的数字化副本及其他数字资料等。
第三条本办法所称的电子档案元数据包括各门类电子档案的电子目录和系统自动捕获的电子档案元数据，元数据的赋值以自动捕获为主，手工著录为辅。
第四条省直单位移交的电子档案必须真实可靠、齐全完整、安全可用，涉密电子档案的移交与接收应符合国家和省内有关保密安全的要求。
第二章电子档案的收集第五条省直单位移交的电子档案门类包括永久保管期限的文书档案、照片档案、录音档案和录像档案。
第六条电子档案的收集包括档案内容及其元数据的收集；电子档案的内容与元数据应当保证准确性、完整性、可用性和安全性。
第七条文书类电子档案内容应当保证正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文处理单等保存完整，有记录修改过程的彩色留痕稿的也应当保存；文件红头、电子印章保存完整。
电子档案的移交、接收与保存
电子档案的移交、接收与保存发布时间：2021-07-23T07:54:56.145Z 来源：《学习与科普》2021年5期作者：石丽霞[导读] 由于电子档案的特殊性，它的移交、接收与管理工作跟纸质档案差别较大，应充分认识到电子档案的特殊性质和移交、接收与保存的具体要求，在实践中严格按照移交、接收与保存的程序进行，保证电子档案的安全，为保存党和国家的历史记录，促进档案信息资源开发利用作出贡献。
石丽霞山西平阳重工机械有限责任公司科技创新部 043000摘要：由于电子档案的特殊性，它的移交、接收与管理工作跟纸质档案差别较大，应充分认识到电子档案的特殊性质和移交、接收与保存的具体要求，在实践中严格按照移交、接收与保存的程序进行，保证电子档案的安全，为保存党和国家的历史记录，促进档案信息资源开发利用作出贡献。
随着现代信息技术的快速发展，电子档案越来越广泛运用，深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面，其对社会生活的真切反映和普遍联系所造就的内在质量，使得电子档案成为现代社会信息资源的重要组成部分。
2012年8月29日，国家档案局印发了《电子档案移交与接受办法》（档发[2012]7号）规范电子档案移交、接收与保存流程，推进电子档案及时完整移交进馆，实现电子档案来源可靠、管理可信、长期可用的工作目标，具有重要意义。
加强电子档案管理、着手对电子档案移交、接受与管理工作进行研究是档案工作者面临的重要课题一、电子档案概念的启用我国信息技术在各行各业的普遍应用只有十多年时间，作为信息发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制定一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。
基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制定中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。
及时移交 规范接收——《电子档案移交与接收办法》发布
￣ｇ－ｙ－－档案概念的启用
信息技术在各 行各业的普遍 应用在 我 国只有十多年时间，作为信息化发展 的 重 要产物，对 电子文件、电子档案管 理重 要性 的认识及其有效 实践 ，时间更短 ，我 国相 关部 门对 电子文件管 理的研 究和制 订一 些 规章 标准 ，大 多借 鉴欧 美信息化
档案移交的时间
档案移 交时 间的确定 一直 是比较敏 感 和纠结的问题。过去，为了方便利用传 统载体档案 ，立档单位一直希望将其产生 的档 案保 留在 本单位 时间长一些，但是， 如果在 立档 单位保 留时 间过长，往 往会 带来库房紧张 、安全 隐患凸显等问题 。现 在，随着信息化手段的普遍 应用，各 单位 机读 目录 的建 立和档 案数字 化工作 的推
发 展 较早 国 家 的经 验 和 成 果 。基 于 电子文 件、电子档案产生 时问短 ，强调 电子文件 前端控制、全程 管理的要求 ，中外文件档 案管理体制的差异等方面原 因，多年来， 我国在学 术研究 、规章标准制订 中一直使 用 全 程 电子 文件 、大 电子 文 件 的 概 念 ，而 较少使 用电子档案的概 念。《办法 首次 在 国家行政 行政管理 部门发布的规章 或 标 准 中使 用 电子 档 案 的概 念 ，并给 出 了定 义 ：“本办法所称 电子档 案，是指机关、团 体 、企 事业 单位 和其他 组 织在处 理公务 过程 中形成 的对 国家和 社会具有保存价 值 并归档 保存 的电子文件 。”从 定义中可 以看 出，电子档案是 由电子文件 经过归档 环 节 转化而来 ，其 相关 要求和 基本 属性 跟 纸质档 案等传统载体档 案没有根 本区 别 ，只 不过 具 有 电子 属性 ，因此 ，电子 档 案 的管 理 一 方 面 要 遵 从 电子 环 境 下相 关 管 理 的规 律 和 要 求 ，另一 方 面 ，更 要遵 从档 案管理的一般规律和基本要求 。
电子档案移交与接收办法
电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全，特制定本办法。
第二条本办法适用于各级机关、企事业单位和社会团体在进行电子档案移交与接收过程中的相关活动。
第二章电子档案定义第三条电子档案，是指以电子形式存在，通过计算机等设备进行存储、传输和处理的档案。
电子档案包括但不限于电子文书、电子图片、电子视频、电子音频等。
第三章移交接收要求第四条电子档案的移交与接收应遵循真实性、完整性、可读性和安全性的原则。
第五条移交方应在电子档案形成后及时进行整理、鉴定和存储，确保电子档案的质量。
第六条接收方应具备相应的电子档案接收能力和管理条件，确保电子档案的安全存储和有效利用。
第四章移交流程第七条移交方应根据电子档案的特点和类型，制定合理的移交计划，明确移交内容、移交时间和移交方式。
第八条移交方应提前告知接收方有关电子档案移交的相关信息，包括电子档案的数量、类型、存储格式等。
第九条移交方应按照移交计划，通过安全可靠的传输方式，将电子档案传输至接收方指定的存储系统。
第五章接收流程第十条接收方应在接收到电子档案后，及时进行验收，确认电子档案的数量、类型、存储格式等是否与移交方提供的信息一致。
第十一条接收方应对接收到的电子档案进行分类、编号和存储，确保电子档案的有序管理。
第十二条接收方应对接收到的电子档案进行备份，防止数据丢失和损坏。
第六章保密安全要求第十三条电子档案的移交与接收应严格遵守国家和地方有关保密法律法规的要求，确保电子档案的安全。
第十四条移交方和接收方应采取有效的技术手段和管理措施，防止电子档案在移交过程中被篡改、泄露或损坏。
第十五条电子档案的存储、传输和处理应在安全的网络环境下进行，防止未经授权的访问和操作。
第七章监督管理第十六条各级档案管理部门应加强对电子档案移交与接收活动的监督和管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全。
第十七条对于违反本办法规定的行为，档案管理部门应依法依规进行处理，并追究相关责任人的责任。
电子文件归档与电子档案管理方法(课件)20150416
•
2、OA系统办公条件下电子文件收集：
• 公文传输系统的板式文件（GW格式，sep格式）
• 公文定稿（RTF格式）； • 法规规章等重要公文历次修改稿的电子版本（RTF格
式） • 发文审签单、收文办理单（RTF格式） • 公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用HTM格 式）
• （二）文书电子文件保存
• 1、以发文字号为名称建立文件夹 • 2、将该文件的定稿电子版（.RTF）和版式文件 （.GW、.sep），以及相应的审签单或办理单、公文传输 系统收、发文登记单存入该发文字号文件夹。重要公文 的，还要存入其历次修改稿。 • 3、将每一份电子文件信息记入《电子文件登记表》
（三）文书电子文件移交
（三）档案馆接收电子档案
1、档案馆对照《电子档案登记表》及《电子档案移交接 收登记表》进行检验。 2、检验合格后填写《电子档案移交接收登记表》相应内 容，接收档案光盘。该表双方各存一份。
2、《电子文件管理暂行办法》（2009年12月8日中共中 央办公厅厅字[2009]39号文件印发）。 这是迄今为止我国关于电子文件管理最权威的文 件，共7章31条，对电子文件管理机构及职责、电子文件 的形成与办理、归档与移交、保管与利用，以及电子文 件管理部门及人员的奖励与处罚，都做了明确的规定。 第八条：“……各单位文秘和业务部门负责电子文 件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化 部门负责为电子文件管理提供信息化支持；……”
电子文件归档与电子档案管理
此项工作包含了电子文件的收集、鉴定、归档、保 管，电子档案的移交、接收、保管、利用及销毁。 基本程序是，立档单位内部文秘等电子文件形成部 门收集登记电子文件，并向档案室移交；档案室整理电 子档案，组盘刻盘保存，并向档案馆移交；档案馆保管 部门接收后加入新的元数据并刻盘保存，接收的原盘同 时保存5年以上时间，档案馆信息化部门将接收的档案数 据导入档案管理系统中提供利用。 下面，介绍具体的方法。首先介绍几个概念：
电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7号)
![电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7号)](https://img.taocdn.com/s3/m/fed4fdca3c1ec5da51e2707f.png)
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求:（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2第^一条在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子档案移交与接收办法
（国家档案局档发[2012]7号 2012年8月29日印发）
第一章总则
第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交
第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：
（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；
（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；
（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；
（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；
（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：
（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；
（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；
（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；
（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；
（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
第十一条在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相
适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。
第十二条档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案
之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。
第三章电子档案接收
第十三条国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。
第十四条电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。
第十五条国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准
确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收。
第十六条电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件3），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。
第十七条国家综合档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。
第十八条国家综合档案馆应当对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。
第十九条国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。
第二十条国家综合档案馆对电子档案载体应当按照 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和 15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。
第四章附则
第二十一条本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。
第二十二条本办法由国家档案局负责解释。
第二十三条本办法自发布之日起施行。
附件1
电子档案载体标注内容
载体标识：全宗号—年度—载体顺序号。
载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。
1. 全宗号是档案馆分配给立档单位的编号；
2. 年度是该载体内档案起止年度如2001年至2006年即标定为2001/2006；
3. 载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成；
4. 数据量是载体内档案存储容量；
5. 密级按存储在载体内电子档案的密级标注，保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注；
6、存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2011年2月8日即写为20110208；
7. 运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台；
8. 套别是指档案馆存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。
A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份。
附件2
电子档案的存储结构
移交载体内电子档案的存储结构如下图所示：
（一）说明文件命名为“说明文件”，一个载体只有一个说明文件，存放本载体有关信息，包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。
（二）目录文件命名为“文件目录”及“案卷目录”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具。