(档案管理)中国石油人事档案管理手册

（档案管理）中国石油人事档案管理手册

内部资料，注意保管

中国石油人力资源管理系统用户操作手册

人事档案管理（人事岗专用）人力资源管理系统项目经理部二〇〇九年三月

目录

一、档案转递信息1

1．档案转入管理1

2．档案转出管理7

二、待移交档案材料管理9

1. 功能概述9

2. 操作流程图9

3. 具体操作9

4. 批处理工具的使用10

三、档案查（借）阅情况信息13

1．档案查阅情况信息13

2．档案借阅情况信息18

人事管理岗在人事档案管理中的职责

一、档案转递信息

1．档案转入管理

（1）功能概述

“档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。

（2）操作流程

档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图：（3）具体操作

①操作路径：SAP菜单→人事档案管理

②事物代码：ZPA30_HR13-管理人事档案信息

③人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图：

说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。

④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。

（4）批处理工具的使用

《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息

方式进入：

其一：操作路径：SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序

其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序

具体操作：

第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员

★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：

点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理

岗人员维护。

★如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”

维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode文本”格式：

保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会出现如下两种情况：

如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。

（2）如果没有错误，则如下为空。

这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。

《二》直接维护“档案转递信息”

当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：

其一：操作路径：SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入

其二：事务代码：ZHRBI205---档案转递信息批量导入

第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板：

如图所示：如果是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改”。

选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态”点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行维护，对于有下拉选荐的请按选项去填写。同时将文本另存为“Unicode”的形式。

保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会出现如下两种情况：

如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。

2．档案转出管理

（1）功能概述

“档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。

（2）操作流程

（3）具体操作

①操作路径：SAP菜单→人事档案管理

②事物代码：ZPA30_HR13-管理人事档案信息

③当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。

人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息---档案转出”，并将状态栏调整为处理中，如下图：

“通知人”上面加一个“审核人”栏!

④人事管理岗负责：审核通过后，人事管理岗将“待转递人事档案信息”的状态栏调整成“提交”，即通知档案管理人员该员工档案需要转出:

（4）批处理工具的使用

操作同“‘档案转入管理’的批处理工具的使用”

二、待移交档案材料管理

1.功能概述

“待移交档案材料信息”是记录新增归档材料的移交过程。

2.操作流程图

3.具体操作

（1）操作路径：SAP菜单→人事档案管理

（2）事物代码：ZPA30_HR13-管理人事档案信息

（3）人事管理岗负责：当有新增材料归档时，需要维护“待移交档案材料信息”。

在维护人力资源主数据的界面，选择“待移交档案材料信息”，点击创建，进入到“待移交档案材料信息”子类型的选择界面，如图：

根据新增材料的类别选择相应的子类型后，进入到“待移交档案材料信息”的界面。如图：