合同管理内部控制制度

合同管理制度

第一章总则

第一条为加强单位的合同管理，规范合同法律行为，防范与控制合同风险，有效维护单位的合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于单位对外签订与本单位经济活动有关的合同的订立、履行、变更及纠纷处理等。

第三条制定依据：

1、《中华人民共和国合同法》；

2、《行政事业单位内部控制规范（试行）》；

第二章岗位设置与职责

第四条合同管理实行归口管理、分工负责制。

第五条办公室作为合同的归口管理部门，其主要职责：（一）负责确定合同业务的程序和要求；

（二）参与重大合同的起草、谈判、审查和订立；

（三）管理合同专用章；

（四）参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动;

（五）对合同进行登记和归档;

（六）定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行。

第六条各业务部门作为经济活动的承办部门，按照职能分工在其职能范围内承办相关合同业务。纪检部门负责对合同订立、履行进行纪检监察。

第七条建立财会部门与办公室（即合同归口管理部门）的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。

第三章合同的订立

第八条合同订立包括合同调查、谈判、拟订、审核、签署等环节。

第九条合同签订必须遵守国家的法律、政策及有关规定，接受财政和审计监督；必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿和性价比择优签约”的原则。

第十条合同订立前，归口管理部门负责组织涉及业务承办的部门联合进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况，包括营业执照是否有效、拟签合同内容是否在对方的经营范围之内，对方是否具有履约能力。

（一）审查合同对方的身份证件、法人登记证件、资质证明、

授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。

（二）获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化。

（三）对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估、分析其合同履行能力。

（四）与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商部门沟通，了解其生产经营、商业荣誉、履行能力等情况。

第十一条合同的订立要根据市场实际情况选择恰当的洽谈方式，超过一定数额的物资采购项目和建设项目要在内部监督检查部门的监督下，严格按照招标程序进行公开招标。

（一）组建素质结构合理的谈判团队，谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有法律、技术、财会等方面的人员参与谈判。

（二）收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。

（三）关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、质量和技术标准，合同价格的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议解决方法、合同变更或解

除条件等。

（四）对影响重大、涉及较高专业技术和法律关系复杂的合同应聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。

（五）谈判过程中加强保密工作。

（六）对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存，建立严格的责任追究制度。第十二条合同谈判后，需要根据协商谈判结果，拟定合同文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。（一）对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。

（二）合同文本由业务承办部门起草，由合同归口管理部门组织审核；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律专业人士参与起草；各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。

（三）国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当认真审查，并根据实际情况进行适当修改。

（四）合同有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额度计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达严谨，不使用模棱

两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确。

（五）由签约对方起草合同，业务承办部门应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他事项约定”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。

（六）单位合同文本须报经国家有关部门或同级财政部门审查或备案，应当履行相应的程序。

第十三条合同文本拟定完成后，应当对合同文本进行严格的审查批准。

（一）审核人员应对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条件是否明确等。

（二）建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，合同归口管理部门应组织业务部门、财会部门等相关部门进行审核，相关部门认真履行职能。合同归口管理部门主要审查违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明确、具体，文字表达是否无歧义；部门对质量条款、技术要求等内容进行技术审查；财会部门对付款条款等内容进行

经济审查。

（三）认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提交审核。

(四)每个审查人员应当对做出的审查结果负责，合同归档管理部门对合同审查结果全面负责。

第十四条对于经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签署合同，并加盖单位合同专用章。

（一）严格划分各类合同的签署权限，对外正式订立的合同应当由单位法定代表人或由其授权的代表人签名并加盖名章和单位合同专用印章；严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和借贷合同。法人委托人必须对本单位负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无对外签约权。授权签署合同的，应当签署授权委托书，并与合同正本同时保存。应要求相关部门和工作人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严禁超越权限签署合同。

（二）严格合同专用章保管制度。合同经编号、审批及单位法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖单位合同专用章。只有符合合同管理程序的合同文本才能加盖合同印章。合同专用章必须由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。用印后保管人应当立即收回，并按要求