合同管理内部控制规范

合同管理内部控制规范

一、合同管理概述合同，是指由本单位因事业发展需要，或者按照工作职责为完成某项特定工作任务，就某一具体事项（行为），与其他单位发生经济、业务往来时，与法人和其他组织之间订立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

合同分为一般民事合同、经济合同、劳动合同、行政合同。

本规范所指的合同主要是与经济活动有关的合同。主要包括：采购合同、工程合同、租赁合同、借款合同、财产保险合同、人事合同以及其他合同，一般以书面合同为主。

加强合同控制是单位内部控制的重要组成部分，其内部控制的有效与否直接影响单位经营效率和效果。完善合同控制，有利于维护单位的权益，防范与控制法律和相关业务风险，提高管理效率。

二、合同控制的目标（1）加强对外签订合同的规范管理，保证国有资产的安全；（2）规范合同的归口审核，确保合同签订合法合规，防止违纪违法行为发生；（3）加强对合同文本的审查，保证合同签订符合单位利益，防范单位受到经济或其他方面损失；（4）明确合同签订的授权程序，确保合同在授权范围内有效签订，提高合同管理效率；（5）加强对合同履行的监督，保证合同履行合法及时，维护单位利益；（6）规范合同文本的档案管理，降低合同管理成本，保证合同档案的真实完整。

三、合同管理主要风险（1）未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可以导致单位合法权益受到侵害；（2）合同管理缺乏归口部门，导致合同管理混乱；（3）合同签订前无审核，因此导致合同存在不符合单位利益的条款，使得单位受到经济及其他方面的损失；（4）合同签订无授权，从而导致合同无效或者合同存在重大瑕疵，损害单位利益；（5）合同执行监督不力，对合同违约未能及时发现及制止，因而造成经济损失；合同纠纷处理不当，可能损害单位利益、信誉和形象。合同档案管理混乱，导致产生合同丢失、毁损等现象。

四、合同业务流程合同业务管理涉及到业务、财务及法律等三个方面进行管理，因此要处理好这三个部门合同管理岗位的职责划分与相互配合。一般流程是相关业务部门负责合同起草、签订、履行过程中的风险管理；财务部门负责与资金支付审核相关的财务风险管理；法律部门负责与合同条款相关的风险管理。

4、1 合同签订工作流程图流程说明：①承办机构（部门）对合同对方主体资格、资信、履约能力进行调查，初步确定合同对象；②合同标的额巨大或法律关系复杂的合同，由法规科组织单位主管领导和具有相应技术、经济和法律知识的人员组成谈判小组或招标小组进行谈判；③承办机构（部门）经办人起草合同初稿，承办机构（部门）负责人对合同文本进行初步审核；④政策法规科对合同文本进行归口审查；⑤财务部门负责人对合同

文本进行审核；⑥合同总金额在人民币20 万元以上（含20 万元）的由聘请的法律顾问进行审查；⑦合同总金额在人民币20 万元以下的由主管领导审批签字后加盖公章；⑧总金额在100 万元以上的合同文本经审查后，应当经单位领导班子集体研究，并做出是否签订合同的决定；领导班子集体研究讨论通过后，合同文本由单位主要负责人签字后加盖公章。

合同签订权限： A、签订合同总金额在人民币20 万元以下（含20 万元）的，由主管领导签字； B、签订合同总金额在人民币20 万元以上的，必须由单位负责人或其书面委托的主管领导签字。

4、2 合同履行与归档管理流程流程说明①承办人依据合同约定组织实施；②承办机构（部门）监督承办人合同切实履行，合同履行期间，承办机构（部门）、承办人应与合同对方保持经常联系，随时掌握合同履行进度，定期检查合同履行情况。如发现存在重要问题或可能发生争议的情况时，应及时向主管上级报告，拟定解决方案，尽快妥善处理；③合同结算时，承办人提交合同结算申请，履行经费审批手续，对合同对方开具的发票审核签字；④承办机构（部门）负责人对合同对方所开具的发票审核签字；⑤财务部门经办人对合同价款支付进行审核后付款，对收款单位与合同对方名称不一致的应当拒绝付款；注：合同价款按照财务制度规定的方式支付，合同要根据项目进展情况分期付

款，其中50 万元以上的项目合同首付款一般不得超过合同总价款的50%。

⑥合同变更时，承办机构（部门）经办人应根据国家法律法规和各单位有关规定办理批准、登记等手续。合同变更需双方当事人协商一致，并签订书面变更协议；⑦合同因提前解除终止，承办机构（部门）应组织相关人员和部门对合同的签订与执行情况进行检查，及时采取对策，解决遗留问题，从而保证工作任务的完成。事后，承办人应撰写合同解除情况报告，说明解除的原因、解决方案、处理结果等。

⑧合同履行过程中，遇到合同纠纷事项，承办机构（部门）组织协商解决，合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议。纠纷协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。承办机构（部门）填报诉讼仲裁案件审判记录，上报主管上级批示后，指派相应的法律顾问开展案件代理工作。

⑨政策法规科负责定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况，合同终结应及时办理归档手续；⑩每年年末，政策法规科对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足进行改进。

4、3 合同印章管理流程说明①合同相关印章刻制应由印章管理部门经办人提出申请，详细写明印章的式样、规格和名称；

②印章管理部门负责人对印章刻制申请进行审核；③单位主管领

导对印章刻制申请进行审批；④审批通过后，由印章管理部门经办人员到单位所在地的公安部门办理准许刻制印章手续，在持有公安部门颁发的特种业务营业证的刻字单位刻制；⑤印章刻制完成后，由印章管理部门相关人员进行备案，详细登记印章刻制单位、使用单位、启用日期、保管人姓名，并留下印模；⑥合同相关印章应由专人保管，需要变更印章保管人时，应由相关负责人审批；⑦申请使用印章时，承办人应填写用印申请，履行相应的审批手续后，方可使用印章；⑧用印后，印章管理部门经办人应对印章的使用情况进行登记，登记项目包括：用印单位、受文机关、事由、承办人姓名、批准人姓名、用印件数、日期和管理人员签字等；⑨机构名称变更、撤销后，原印章应立即停用，停用印章应及时清退至制发部门，并履行交接手续；⑩印章管理负责人应定期对印章的交接登记情况进行检查，确保印章得到妥善保存；同时核对印章管理人员明细，确认印章管理信息得到及时准确更新，职责分离要求得到严格遵守。

四、合同业务的主要控制措施单位应当建立健全合同内部管理制度，合理设置合同管理岗位，明确合同的授权审批与签署权限，妥善保管和使用合同专用章，严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和供贷合同。单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与合同管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合，严格按照预算批复和支出控制方法来进行合同控制。合同控制具有很强的业