材料规范要求

2010年材料的规范化要求

一、材料整理要求

1、完善和细化

各承担迎评任务专题组的部门要按照各自承担的指标任务，组织人员对照《江苏省高职高专院校人才培养水平评估手册》中的评估指标等级标准和内涵，结合我院实际工作情况可能将材料完善和细化。

2、加工和整理

各系区要把收集到的所有材料进行认真加工整理。所有纸质材料统一用A4型纸，并按照指标体系中的主要观测点进行分类，同一类材料按时间先后顺序进行编排，同时制作材料目录。

3、材料目录的格式

（1）各级目录的字号、字体和编号

一级目录（一级指标）：3号字，黑体；编号“1”、“2”、“3”、……

等；

二级目录（二级指标）：小3号字，黑体；编号为“1.1”“1.2”……，“2.1”、“2.2”…等；

三级目录（主要观测点）：4号字，黑体；编号为“1.1.1”、“1.1.2”…，“1.2.1”、“1.2.2”…，“2.1.1”、“2.1.2”…等；

四级目录（说明主要观测点所需要的佐证材料）：小4号字，黑体；编号为“（1）”、“（2）”、“（3）”、…等。

（2）目版打印规范要求录的排

页边距：上3.0（单位：厘米，下同），下2.8，左2.8，右2.6，

页眉1.5，页脚2.1；

行间距：固定值25；纸张：A4打印纸；排版格式：word2000。

二、材料文档格式

（1）公文标题：应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。用小二号黑体字（如有副标题，用三号楷体），可分一行

或多行居中排布，回行时一般不用标点符号。回行时，要做到

词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）正文：用四号仿宋体（表格内文字的字号可适当调整），首行缩进2字符，单倍行距，页码在下居中，格式为1、2、3、4……。

正文中凡使用结构层次序数的，应按照第一层为“一、”，第

二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。如

不设第二层次，也可按照“一、”，“1.”，“（1）”的顺序。

所有标题独立成行，不加标点。

（3）附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字符，用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号

使用阿拉伯数码（如“附件：1．ΧΧΧΧΧΧ）；附件名称后不加

标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1

行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称

前后标识应一致。

（4）成文日期：统一用小写汉字标明完整的年月日（不使用阿拉伯数字），右空4字。公文成文日期以领导签发或会议通过的日

期为准；联合行文以最后签发负责人签发的日期为准。

（5）主题词。起首顶格，标注“主题词：”字样，用五号黑体字，其后用五号宋体字（加黑）标注词目，词间空1字，不用标点。

一般排在一行。一般标注3—5个主题词，通常不超过7个。

主题词应从规定的主题词表中选用，不能随意标注。

（6）抄送（报）部门。指除主送部门以外的其他需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属部门。起首空一字书写“抄送：”

字样，其后依次标有各抄送部门。

（7）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距、页边距等措施，使二者同处一页。或采用将生效标识单独放在下一页，并在其左上方标写“（此页无正文）”的方法解决。

（8）所有公文统一在左侧用两个订书钉装订（特殊文件另作要求），装订要整齐规范。不得在文件的上方或左上角、右上角装订，或只在文件的左侧订一个订书钉。

（9）学院的各类公文一律采用国际标准的A4型纸（210mmX297mm）。

(10)页码统一在页面底端居中直接以阿拉伯数字标注，公文仅有一页

时不显示页码。

(11)公文生效标识。指证实公文作者的合法性，使公文生效的凭据。

一是凡以职能部门或系部名称制发的公文，使用与制发部门名称一致的印章，且使用非红头文（另附样稿）。二是职能部门以学院名义制发的公文，经分管领导签发后使用统一制发的红头公

文，且加盖学院公章。注印章中心线压在成文日期上。(12) 职能部门或各系（校区）收到上级正式公文，或外出开会带回

正式公文，必须送学院行政事务处登记办理，不得直接签批或传阅。

三、要求

1、《苏州工业职业技术学院人才陪养工作水平评估材料准备方案》

所要求的材料，需对照《高职高专院校人才培养工作水平评估手册》指标内涵说明，以专题报告、综述材料或数据统计的形式报送。

2、报送的材料须经本部门和专题组负责人审定，并在材料目录清

单上签字，加盖单位章。

3、材料除报送文本外，需同时报送软盘（或通过网络办公发到院

办公文秘中心负责人邮箱）.

4、报送的材料应符合规范要求，凡零乱、无序的材料将不予接收，

5、所有收集整理的材料必须有据可查各系区须自己留有存根。

6、迎评材料统计表格，采用Excel电子表格平台。（原始材料不受

此规定限制）

附录：

1、文件标题为小二宋体不加粗（如：某某活动策划这一类标题）

2、正文为四号仿宋体，第一级标题用黑体不加粗（如：活动目的、

活动流程等这一类标题），二级标题、三级标题详见正文。

3、报名表等表格内的字体不做严格要求，但不宜过大或过小，影

响整体美观。

4、新闻稿、总结都要有落款

5、报、发、送、院系领导签字等字样都不用加粗，主题词用黑体

不加粗。

6、材料封面算一页，首页不加页码，也就是说策划那一页应该是

第二页。

7、所有文件都要有红头。

8、“送”是承办院级活动时使用的，对象是其他三个系的分团委

学生会；“发”是系级活动材料使用，是发系内部学生会各部

门的。

苏州工业职业技术学院学生联合会

二○一○年四月