活动前准备工作的方方面面

通常做线下活动都会经过以下三个步骤：活动前的准备工作，活动中的组织及控制以及活动后的会员引导。在活动的准备工作中，主要包括活动的主题确定、场地选择、宣传预热等几个方面。

主题确定：活动的主题应该由发起活动的目的来决定，往往一个活动的主题确定的是否合适，将直接决定活动的成败。一般来说尽量选择轻松活泼的活动主题，比如：户外运动、旅游休闲类的活动比较适合建立关系；而K歌活动则比较适合于强化关系；聚餐则居于两类之间，适合于各种类型活动的结尾或者单独发起。

体育运动、旅游休闲：这类活动通常需要大块的时间，因此也尽可能的在周末举行，目标人群适合定位在上班族等平日运动较少或者有同类兴趣的人中间。这些活动能够通过活动本身让参与者迅速的找到共同点，需要强调的是在活动过程中的安全问题。

K歌：唱歌可能是平时大家最常选择的娱乐方式了，这种活动一般适合在熟人之间或者擅长唱歌的人参与，如果参与者本身不擅长唱歌，还要在陌生人面前唱歌的话，难免会出现尴尬的场面，而影响活动的效果。

聚餐：聚餐则是最为平常的活动方式了，可单独举行或在其他活动之后。参加的人之间是否熟悉均可，需要注意的是要了解参加活动的人当中是否有特殊的习惯或者口味，尽量照顾到更多的人以及控制好活动费用即可。

体育运动：尽量选择专业条件好、设置完备的运动场地，小球活动如羽毛球等需要根据参与人数来调整合理的场地数量；另外，如果活动在户外举行，天气是一个十分主要的因素，在活动举办前对活动当天的天气情况最好有一定了解。

旅游休闲：这类活动场地通常在户外，因此有较多的不确定因素，需要对旅游的路线及周边环境有所了解，最好在活动开始前多方了解路线的情况，如果有条件最好可以到实地看看，以了解更详细情况。

K歌：活动的场地尽量选择在交通便利的地方，使参加的人能够方便的到达场地。一般情况下KTV推荐的房间会稍大一些，因此在选择包厢的时候，可选择容纳人数比实际参加人数少1-2人的房间，可以使活动氛围显得更为热烈。另外，最好了解清楚KTV各个时段的价格，以便更灵活的调整活动时间，控制活动预算。

聚餐：除了尽量选择交通便利或特征明显的地方外，还需了解聚餐场所的平均消费和平均每桌可以坐多少人，以便根据参加人数来灵活调整所订的房间以及需要几桌；此外，还需要对是否有停车场地以及收费情况有所了解，以方便开车前往的会员。

宣传预热：当初步确定了活动的主题和场地之后，则需要针对活动进行必要的宣传，来吸引更多的会员参加活动，要知道，宣传力度将直接影响到参与活动的人数。那么在宣传活动时，要明确活动的主题、具体的时间。同时说明活动的地点周围标志性建筑及各种到达场地的交通路线，并配以地图截图，方便参加活动的人能够准确的找到活动场地。另外，如果活动场所有联系电话，还要再公布该到达该场地的问路电话以及活动发起人的电话，以防参加活动的人因找不到场地而不能准时参加活动。宣传尽量能够在活动开始一周前就进行，这样才能起到更好的效果，如果是大型活动，宣传时间则需要随之提前。在宣传过程中，确定的参加活动人员，应即时更新，而且要通过多种方式来进行宣传，才能够在短时间内让更多的会员了解活动的信息，常用的方法有：论坛宣传,电话通知，QQ宣传。

论坛宣传：宣传内容需要包括，活动简介、时间、地点、报名方式等，这些信息一定要发布在论坛中，一般要求注册才可以参加活动。

除此之外，在论坛中的置顶位以及论坛中的显著位置，还应该增加对应的广告宣传，让会员有更多的途径获得活动信息。

电话通知：电话通知能够即时准确的通知到会员，不过能够覆盖范围有限，一般是向核心会员进行宣传的方法，同时可以在通知的时候，告知核心会员去通知他们熟悉的人，以提高宣传效果。

QQ宣传：覆盖范围较广，可以向目标群体进行批量的宣传或者通过更改QQ群公告和在QQ群内经常性的发送活动的链接地址，同时配以简短的说明。注明是什么时间、什么主题的活动，对有兴趣参加的用户，尽快的联系和促使其在论坛中报名参加。

人数的控制：参与活动的人数太少，无法取得预期的效果；而参加的人太多，又难以控制现场，容易发生各种状况，影响活动的质量。由于每次都可能出现报名临时有事不能到场的情，因此实际到场人数一般会比报名人数略少。对于产生费用的活动，如聚餐，需要根据参加的人数以及饭店的菜量来确定订餐的多少，尽量等到场的人凑齐一桌之后，再坐下一桌，等到人基本到齐之后，再根据熟悉程度、男女比例等进行调配。

气氛的调动：需要注意的是，在活动中要尽可能的将人们的身份向论坛靠拢，比如鼓励大家线下认识后，线上在论坛中添加为好友。尽量让活跃的人带动周围的气氛，对于新加入的人要重点介绍，尤其是他在论坛中的ID，这样便于他和在场的人熟悉，也有助于活动后大家通过论坛进行交流。另外要根据活动主题和形式，寻找一些合适的话题或者游戏等，促进到场的人之间的互动。现场尽量以大家在论坛中的ID来进行称呼，拉近彼此之间的距离，也更方便引导没有加入论坛的会员尽快加入。

活动的费用：活动费用一般有两种方式，事前收取和事后收取。事前收取的常见于需要缴费入场的活动，如体育运动或者有门票的活动等，此类活动要在开始前安排好专人做收费和统计的工作，原则上采取多退少补的方式进行；后收费的常见于聚餐等结账方式的活动，在活动结束时，公布消费总额在场人员AA或者是按照实现约定好的方式来进行收费。

活动结束后，我们想要让参与的人留在论坛中产生更多的话题或者吸引想要来参加活动的人的关注，就需要对参加的会员加以引导。

活动的照片：活动中拍摄的照片，是最容易引起话题的内容。在活动结束之后，除了站长要将照片发在论坛中，尽可能鼓励会员上传更多的照片到自己的空间，以方便大家从不同角度来进行评论，比如可以给予发照片和评论照片的人积分奖励。同时只要有照片发布到论他中，就应当立刻的评论、分享，并将照片地址配以说明，发布到论坛以及QQ群等更多的位置。这样做的好处是可以第一时间让参加活动的人进行活动回顾，引起大家讨论的话题；另外也让没有参加活动的人了解到活动的情况，在下次组织活动的时候能够加入进来。

活动的总结：关于活动当天的情况，需要做一个细致的总结，如活动的账目公开，将花销的明细总结出来做出公示，让所有参加活动的人都清楚的知道活动经费的使用情况，如果还有剩余的费用，可以自动滚入下一次的活动中，如果以后的活动不来，就会吃一点小亏，虽然没有人会在意这一点点的费用，但是数次的活动举办经验告诉我，这样的确可以从侧面促使这次参加活动的人再参加后面的其他活动。

对活动过程中的小花絮、产生的经典语录等，要做出整理，因为这些元素都是容易引起话题的焦点，尤其在论坛中，这类内容发布之后，很容易引起共鸣。此外还可以征集大家对本次次活的看法，对优秀的日志或者评论等给予论坛的积分奖励，也能促进大家参与下次活动的热情。

对于站长而言，组织线下活动可能是一件劳心劳力的事情，但是其效果确实是最好的。不仅能增加网站的粘性，更能和会员成为朋友。建议站长不妨尝试一下，经常举行一些活动会给网站发展带来极大的推动。