新时期如何做好科技档案管理工作

新时期如何做好科技档案管理工作

科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应该归档保存的图纸、证书、计算材料或者声像资料等科技文件。科技档案在企业的生产，建设等活动中具有重要的参考价值，它的这种特殊地位决定了科技档案管理的重要性。随着信息化时代的到来，科技档案管理工作内容也发生了新的变化。本文结合科技档案的特点以及在科技档案管理过程中出现的问题，提出了加强科技档案管理的几点建议，让科技档案更好地为经济发展服务。

标签：科技档案管理办法

21世纪是知识经济时代，科技档案显得更加重要。但是，现阶段，在很多企业、行政事业单位科技档案管理工作中仍存在着种种问题。例如，科技档案管理人员专业能力不强，科技档案管理比较混乱，不具备对科技档案管理的技术手段等。因此，在新时期加强科技档案管理工作尤为重要。

一、科技档案的特点

1.专业性

专业性是科技档案最突出的特点，它不同于一般档案，专业特点是进行科技档案管理的重要依据之一。科技档案馆的建立、科技档案的管理分类等，都是建立在科技档案专业特点之上的[1]。

2.种类的多样性

由于企业建设、科技、生产活动的多专业性，使得科技档案的种类也更多元化，类型也最复杂。

3.成套性和现实性

科技档案通常是在一个独立的科研或建设项目中形成的，是一套专业性、系统性很强的科技文件整体。和其它档案（行政、财务、人事档案）相比，科技档案的现实使用性较强。

二、科技档案管理过程中出现的问题

1.科技档案管理人员管理意识淡薄、缺乏专业管理人才

在日益激烈的市场竞争中，很多企业的领导把重点放在如何提高企业的经济效益上面，而忽视了档案管理工作，缺乏资料定期归档的概念，导致科技档案管理不规范，也没有形成系统的管理流程。此外，企业的档案管理人员很多都是非专业档案管理人员，不了解科技档案的特点，不具备单独开展科技档案管理工作

的能力，也没经过系统的专业培训，缺乏科技档案管理工作相关的基本知识和实践能力[2]。

2.档案管理的手段和方法落后、没有长远规划

在有些企业中，现在仍采用落后的传统的管理方法，科技档案管理人员没有创新意识，认为档案管理工作就是把科技文件材料收集、整理、装订、保存起来不丢失就行。科技档案管理工作只有到相关部门进行检查并发现问题时，管理人员才会突击整改，检查过后，又变回了无秩序以及无计划的管理状态，没有长期性以及连续性，最终形成一种有领导无计划、有形式无效果的混乱局面。

三、加强科技档案管理的办法

科技档案管理工作要根据本单位的实际情况，建立健全科技档案管理机构、加强对科技档案管理的重视，把科技档案的管理作为本单位的一项重要工作进行，在经费、库房等硬件上予以保障，对管理人员强化培训。

1.加强对科技文件的归档管理

首先做好科技文件资料的归档工作。科技文件资料的形成、积累、归档、使用是一个长期的过程，在管理过程中规定哪个部门产生的科技文件资料由哪个部门负责收集整理归档。做到每一项生产、建设、科研等项目完成以后形成比较系统完整的科技文件资料，并按照专业文件归档要求归档保存。确保科技档案的完整性、准确性。科技文件资料的归档份数，应该按照其重要程度进行区分，重要的科技文件要归档三份，次要的一至二份[3]。

2.规范科技档案管理程序

档案管理部门应采用多种方法来收集各部门不同种类的科技档案，对收集的文件资料进行可利用程度的鉴定，确定好要归档的文件，然后，根据企业的性质和特点，按照归档的要求进行分类、整理，编目、登记，遵照科技档案管理的规律，保持文件之间的有机联系，保持科技档案的完整性、准确性、系统性。存放档案库房要有防盗、防潮、防腐蚀、防火、防污染等设施。此外，要根据企业科技档案管理的范围，分类编制企业的归档文件目录，总目录及专题目录等方便利用。每年都要有科技档案的统计分析，利用效果分析，让科技档案管理工作系统化。

3.采用新的科技手段管理科技档案

科技档案管理部门要与时俱进。充分利用网络技术、实现企业无纸化科技档案管理，建立网络化的档案管理系统，进一步提高科技档案管理工作效率和实现档案信息资源的共享。同时改革那些和本企业档案工作发展不相符的工作理论和模式，善于用新的思路来解决档案管理中遇到的新问题，把企业的科技档案管理工作提高到一个新的层次[4]。

4.提高科技档案管理人员素质

科技档案管理人员素质的高低直接影响着科技档案管理工作的质量，必须加大对管理人员档案业务知识的培训。首先，鼓励管理人员在自己的工作中不断学习科技档案管理相关的知识；其次，企业应该为档案管理人员提供统一培训学习的机会，与相关单位进行经验交流，弥补自身档案管理方面的不足，同时要完善绩效考核制度，定期的对管理人员进行考核[5]。

四、结语

综上所述，科技档案管理工作是企业管理工作中的一个重要方面。因此科技档案管理工作必须根据企业的发展的具体特点，不断提高档案管理人员的工作能力，建立规范的科技档案管理流程，为科技档案后续管理保留较大的管理空间，这样的科技档案管理才能符合企业进一步发展的需要，科技档案才能在企业的发展过程中发挥更大的作用，为企业带来更大的经济价值。

参考文献

[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009：58-60.