行政部工作流程PPT课件

文件资料收集 分类整理编号
立卷归档
装订成册存放
使用.传阅控制
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五、文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作 好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文 件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记 后及时传递给相关部门。
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五、文件资料收发、传真管理
文件资料的收发
行政审阅
上传下达
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八、执行处理突发事件
突
发
主
及
妥
减
处
事
要
时
善
少
理
件
情
汇
解
不
结
出
况
报
决
利
果
现
收
领
处
影
汇
集
导
理
响
报
公司各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时， 要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有 可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又 不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明 原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司 或员工的利益，树立好公司的整体形象。
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九、后勤服务保障
拟定制度 加强检查 收集建议 提高质量 员工满意
安抚员工
反馈
综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要 加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员 工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改 善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障 质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员 遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人 员接送、货物输送的时效性。
准确记录
传真往来
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六、各种费用的支付、控制
统计所需费用 申请审批资金
费 用 支 付
费 用 控 制
部门主管审批
归类登记管理 支付各项费用
领导审批签字
按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等； 并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做 到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。
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二、固定资产及低值易耗品的管理
资产分类
台账清单
每月盘点
核对账物
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三、各部门基础设备、设施维修管理
综合办公室负责根据维修要求协调或 外请技术人员维修、对维修全过程进行控 制；各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结 果及完成状态；对未按要求完成的维修事 项、及时了解情况并报告负责人。
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七、对外关系建立维护
1 关系 建立
6 合理调整
2 沟通协调
5 情况汇报
3 档案
4 经常维护
建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，综合办公室 门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作 来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的， 又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。
十一、执行上级交办事务
4
汇报结果
1
接受上级交办任务
3
保质保量
2
及时完成
19
Thank You!
20
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十、日常事务处理
1 当日计划
工作
2 临时事务
处理
6 提高服务
意识
日常事 务处理
3 择其轻重
处理
5 保证正常
工作
4 注重时效
结果
综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多， 并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当 日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。 总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门 服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。18
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三、各部门基础设备、设施维修管理
维修申请
记录备案
安排维修
检查验收
维修结束
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四、文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点，做好系统编目、 使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收 集各类文件资料，并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类 别、内容、时间顺序等存档管理。
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四、文件档案的归档管理
1
目录
1
行政部门职责
行政部工作职责
2
具体工作流程
2
01
办公设备、公共设施的日常管 理和维护
02
办公用品及日常用品的采购、发 放管理
固定资产及低值易耗品的管理
03
3
04
秘书事务、行政日常事务、档案的 归档管理
05
各种费用的控制交纳
06
后勤管理、执行上级交办事务等
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一、办公用品及日用品的采购、发放管理
部门申请 物品采购
查看库房 检查验收
购物清单 出入登记
主管审批 月末盘存
定期询价议价
帐物相符
监督检查
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二、固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台 帐清单，监督各部门于每月27日进行盘点，办公室会根据 各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据 各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品 清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行 全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申 请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对， 做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相 应处罚。