视频会议管理办法

视频会议管理办法

为进一步规范管理视频会议及视频培训，提高工作效率，积极稳妥推进视频会议系统及视频培训系统建设，特制定本办法。

第一条视频会议设备应由机具组负责日常管理和维护。如遇设备故障，应及时向部门负责人报告并维修。

第二条视频会议设备管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在视频会议召开前一天，应对相关设备进行全面检查。

第三条视频会议系统只能由设备管理员操作，严禁其他无关人员操作。

第四条视频会议召开前，主办方应做好以下相关准备工作：

(一)拟定议题议程；

(二)确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等；

(三)提前一天通知参会部门或个人。

第五条各参会部门或个人接到视频会议召开的通知后，必须在视频会议开始前一小时调试好系统（视频会议流程详见附件2），保证所需仪器设备提前到位，保障网络传输效果稳定正常。

第六条主会场在会前半小时开始对参会人员进行点名登记，并对没有准时登陆系统的人员，将给予行政处罚。参会人员应提前到会，

因故中途离场的

人员应发送消息至会议主持人。

第七条系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作。会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进行。当会场不需要发言时，将麦克风置于静音状态。作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。

第八条参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律，服从视频管理人员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。

第九条各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。主会场应准备《视频会议系统使用情况登记薄》（见附件1），用于记录视频会议系统使用情况及运行状态（包括会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系统运行是否正常等）。《视频会议系统使用情况登记薄》由综合部负责填写并签名。

视频会议系统使用情况登记薄

记录人（签名）：

视频会议流程说明

一、视频会议通知，公司行政会于视频会议前一天将会议时间、会议议题及会议相关文件通过邮箱发送通知。

二、会议开始前一小时，分会场参会人员必须登陆QQ，公司设备管理员通过QQ视频会议渠道，将参会人员QQ拉入会议房间。并对会议设备进行调试。同时分会场参会人员必须打开电脑摄像头、音箱、麦克风等设备，确保设备正常运作。

三、会议开始前半小时，公司记录人员会对各分会场人员进行视频签到登记。

四、会议过程中，除讨论发言环节，各分会场应关闭电脑麦克风，确保会议过程中安静无干扰。会议过程中如有特殊情况，可通过文字发言知会主持人。

五、会议结束后，如需发问，可在会议主持人安排下，通过语音等有序发问。

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