时间管理二八定律木桶理论

[时间管理] –重要的事和紧急的事

一. 什么是紧急的事和重要的事

什么是“紧急的事”？

就是指那些必须马上做的事情。比如，为了完成任务必须马上去加班，为了取得业绩必须马上去应酬客人，为了准时赴约会必须加快赶路，为了加入有车族的行列必须抓紧打拼赚钱，………还有很多。这些看起来都是紧急的，必须马上就要去做的。

什么是“重要的事”？

重要的事也就是指那些看起来不紧急，但确实会对公司、部门或者个人具有重大影响的事情。比如，为了生命必须注意安全，为了少生胃病要按时吃饭，为了有一个好身体要去煅炼，为了修身养性要去练瑜珈，为了亲情或友情要去陪亲人或朋友……这些都是看起来不紧急的事情，但却是很重要的事情。

二. 寻找重要的事情

——我最重要的责任是什么？

我们每一个人来到这个世界上，都肩负着一个沉重的责任，可能再过20年，我们每个人都有可能成为公司的领导、大企业家、大科学家。所以，我们要解决的第一个问题就是，我们要明白自己将来要干什么？只有这样，我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力，把一切和自己无关的事情统统抛弃。

——我需要做什么？

不仅要分清缓急，还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做，或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，你可以委派别人去做，自己只负责监督其完成。

——什么能给我最高回报？

人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即我会比别人干得出色的事情上。在这方面，让我们可以用巴莱托（80/20）定律来引导自己：人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情，这样使用时间是最具有战略眼光的。

——什么能给我最大的满足感？

有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何一种情况都是这样。无论你地位如何，你总需要把部分时间用于做能带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情，因为你的生活是有趣的。

当你弄清了这四个问题，那么什么是重要的事情，什么是紧急的事情也就分清了。所以，下一步所要做的就是按照它们的轻重缓急开始行动。就这样坚持下去，你就会发现你正在慢慢接近人生的成功点。

列出一天最重要的三件事情。找出最重要的任务的最好方法就是精简出你一天最重要的三件事情。问问你自己：“如果我一天只能做三件事情，什么将会让我觉得最充实呢？”

专注于创造价值。对于我来说，一个衡量我的工作是重要的还是紧急的最简单的方法就是问自己我将为自己或者别人创造多少价值。我知道去健身房、写文章以及和我的妻子在一起过有品质的生活，比归档文件、每30分钟检查我的网站统计和玩俄罗斯魔方将会有一个更长远的影响力。问问你自己：“这将为我和别人创造多少价值？”

重要的事情放在首位。我发现对于我来说完成最重要的事情的最好方法是在早晨就马上开始。在我将时间花在紧急但是不重要的事情上的时候，我总是在完成一件事情后又要赶去救下一场“火”。而且，当我在一天稍晚些的时候做重要的事情，总是会容易分心和被打扰。在一天开始的时候完成我最重要的事情，确保当下午到来，被繁忙的工作缠身，我依然能够在一天结束的时候感觉自己完成了自己想要做的！

清晰的计划。这与你确定你最重要的事情有关，但是在这里我们谈到的是我们的长远的规划。如果你不能衡量它，你将不可能实现！设定一个规划，客观的看到你在未来5、10乃至20年你将是什么样子。它也可以包括当你达成这些目标的时候你会有什么的感觉，看起来、听起来、闻起来和尝起来会是什么样。当我们对自己想要的未来有一个清晰的规划，我们将更容易专注于自己的事情，而不是回答下一封电子邮件或者语音邮件。思考一下你正在做的工作是让你自己更接近自己的梦想，还是不会给明天或者下周带来任何的不同呢？

当我们做好了以上提到的规划、优先、重要性、长远思考以及专注于创造价值，很自然的结果是我们将变得更高效。我们也将通过一个更有意义的生活方式来满足我们把握自己的生活的愿望，有的时候仅仅是提高我们的认识就足够让我们更专注于重要的事情。当我们用大部分的时间做对我们最重要的事情，我们将会为我们自己和别人创造有价值的财富。

思考更长远。另外一个非常好的衡量你正在干的事情的重要程度的方法，是考虑它将会有多长远的作用。清理我的收件箱将比写一篇人们可以读很多年的文章的作用时间要短，去健身房和吃一顿健康的早餐比急急忙忙的喝一顿格兰德大豆拿铁更有用。问问你自己：“它会让未来的一周、一个月或者一年不同吗？五年呢？”

一．重要且紧急

1.什么是？

同重要客户的约定、影响公司士气的突发性事件、生病治疗。

2.怎么做？

二．重要但不紧急

1.什么是？

学外语，做锻炼，甚至交际

制定发展规划、考察、调研

2.怎样寻找？

3.怎么做？

三．紧急但不重要

1.什么是？

不速之客的接待

某些信件、文件、电话的处理

某些会议的出席

2.怎么做？

四．不紧急且不重要

1.什么是？

一些可做可不做的杂事，一些不必要的应酬

2.怎么做？

时间管理：重要性及紧急性——巨石、碎石、沙子和水及桶

诸葛亮说：“这只铁桶最大的容量，象征着在一段时间内，一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务，石块象征着重要、但不紧急的事务，细沙象征着紧急、但不重要的事务，水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说，一边画事务分类表给刘备看。

“你通常偏重于处理哪一类事务呢？”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答：“当然是A类。”诸葛亮继续问道：“那么，B类事务呢？”刘备说：“我也知道B类事务相当重要，可就是没有时间顾及”

诸葛亮问：“是不是像这样？”他把铁桶中装满碎石，然后，那块石头怎么也装不下去了。“是这样。”刘备点点头。

诸葛亮又问道：“如果换一种装法呢？”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，他停下了来，问：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”

“是。”刘备回答。

“真的吗？”诸葛亮问。随后，他不紧不慢地抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石…不一会儿，这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”诸葛亮又问。

“还……可以吧。”有了上一次的经验，刘备变得谨慎了。

“没错!”诸葛亮一边说，一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。

诸葛亮再一次间道：“现在铁桶装满了吗？”

“还…没有。”刘备虽然这样回答，但心里其实没底。

“没错!”诸葛亮一边兴奋地说，一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了，诸葛亮抬起头来，微笑着问：“这个实验说明了什么？”

灵感像闪电一样从刘备的脑海划过，他惊奇地说：“我明白了，这就是您所说的分类处理、优先解决吗？”

“对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿，说：“这个实验告诉我们：如果铁桶里早已装满了碎石、