采购管理办法

采购管理办法

第一章总则

第一条为规范XXXXXXXX公司(以下简称“公司”)的物资、设备、服务采购管理,有效降低采购成本、控制采购风险,特制定本办法。

第二条本办法适用于公司及下属分子公司的采购管理。

第三条分子公司拥有公司授予的采购权,自行采购本单位生产、建设所需的物资、设备。公司通过合同核审、采购比价、库存盘点、占用资金分析等监督分子公司的采购与供应行为。

第四条本办法中“物资”就是指各单位生产、建设用材料、办公及生活用品等,不包括原煤、精煤、焦炭大宗物资、工程项目配套物资;“设备”就是指生产建设中需用的成套、单件设备、备件、大型工具等;“服务”就是指非物资产品,包括咨询、监理、培训、勘探、设计等。

第二章职责分工

第五条分子公司及部门职责

(一)分子公司及下属单位

1.负责公司授权采购范围、采购预算内采购业务的全过程管理,包括计划、询价、合同、验收、结算、资金支付等。

2.负责设立采购机构、配备采购人员;

3.负责制定机物料成本定额及消耗分析;

4.配合公司对采购业务的核审、审计与监督;

5.负责依据本办法并结合本单位实际情况,制定相应的采购管理实施细则报公司备案。

(二)生产类部门

1.负责分子公司重要、大型设备技术参数的设定、修改;

2.参与分子公司重要、大型设备的验收;

3.负责50万元及以上采购合同(含开口合同)的签订前核审;

4.负责对分子公司生产、建设使用的采购产品进行监督检查,查处分子公司使用不符合煤矿生产建设的采购产品;

5.负责本单位职责范围内管理业务所需物资、设备、服务采购。

(三)财务类部门

1.负责年度采购预算、临时采购预算的审批;

2.负责对采购资金支付进行监督及资金占用分析;

3.负责组织半年度、年度库存盘点及设备盘点,查处盘亏;

4.负责本单位职责范围内管理业务所需服务采购;

5.负责参与公司职能部门采购合同的审核。

第三章管理内容与要求

第六条采购、供应的原则性管理要求

(一) 按采购类别设置业务流程与审批权限。转委托授权必须符合公司规定。

(二)采购、验收、库管、领用四个环节相对独立,岗位、人员不重叠,管理者职权分立。在验收入库环节必须设置财务人员进行验收或监督。

(三)明确采购物资与设备的产品标准(井下物资设备必须执行强制性标准)、品牌、质量等级、制造厂家,仓储定额,消耗定额(计划)。

(四)对采购与供应业务的主要环节作出具体的管理规定或要求。其中,采购计划审批、合格供应商的选择与价格、到货验收就是采购业务控制的重点环节,入出库手续办理与领用审批就是供应业务控制的重点环节。

(五)所有采购业务应符合公司经营管理权与经济合同的管理规定。原则上要求财务部门全流程(每个合同从预算到最后一笔资金支出)参与管理。

(六)采购单位应主动接受公司合同核审意见、采购比价意见、入出库监察、物资消耗水平分析等,加强采购与供应控制,不断降低采购成本与生产建设成本。

(七)分子公司通过“夯实管理基础、严格需求计划审批、合理采购质价比、加强入库验收、规范出入库、控制库存数量、严格控制领用、追究损失与浪费行为”等措施来综合管控采购成本。

(八)行使采购权的分子公司应有效管理与控制采购风险,对采购不当造成的直接与间接经济损失承担全部责任。

(九)分子公司应每月形成采购报表,以煤矿/洗选厂为单位形成供应报表,报公司办公室监察审计组。

(十)各采购单位不得采购公司禁止的采购项(产品)。

第七条年度采购预算

采购单位根据次年生产、建设、经营、管理目标制定本单位年度采购预算。其中,生产单位采购预算编制后汇总到本单位年度预算报集团财务部;职能管理部门采购预算编制后汇总到本部门年度预算报集团财务部;经集团财务部审核后汇总报公司审批。

第八条采购计划管理

(一)计划管理流程

使用单位根据预期使用情况填写物资需求计划(格式见附录A)→采购部门接收使用单位需求计划→汇总使用单位需求计划→计划平衡(核库、消耗核实、市场状况等)→编制采购计划→采购部门负责人审批→采购单位主管负责人审批→采购单位负责人审批。

(二)具体规定与要求

1.需求计划

(1)使用单位编制的需求计划,原则上应在年度需求计划与采购预算额度范围内。因实际情况变化,确需增加采购预算指标的,应按公司预算管理要求,办理相关追加预算的审批手续;

(2)使用单位按月编制次月需求计划,采购部门按月编制次月采购计划;

(3)需求计划应准确填写品名、型号、数量、质量要求等,需提供图纸、样品或相关审核手续的,随着需求计划一并提供或核实,对不符合要求的需求计划,采购单位可拒绝受理;

(4)因申报需求计划不及时、不准确造成不能及时保供的,责任由使用单位承担。

2.采购计划

(1)采购部门汇总使用单位需求计划后,应在核库利库、核实物资预计消耗数量的情况下编制采购计划;

(2)采购单位因计划管理工作不到位,对核准的计划不能按时、按量采购而影响生产、建设的由采购单位承担责任,并按有关规定考核;

(3)采购单位按需求进行采购,但由于生产、建设不能及时跟上造成物资、设备积压的,按有关规定考核;

(4)对超出年度需求计划与采购预算额度范围的需求计划,又没

有追加预算,采购单位不得进行采购;

(5)采购单位应建立采购计划管理台帐,适时掌握物资、设备采购情况;

(6)严禁采购单位无计划采购。

(三)涉及固定资产购置的,应按公司固定资产管理要求履行相关手续。

第九条供应商的选择

(一)采购单位建立合格供应商目录

1.市场资源调查

采购单位通过网上收集、走访资源集散地、厂家现场考察、电话索取资料等取得供应商信息。

2.供应商调查

采购单位对拟选择供应商的产品质量、财务、资质等进行调查,确认拟选择供应商具备合格供应商条件。

3.建立合格供应商目录

采购单位根据调查情况,对供应商进行综合分析、比较、选择合格供应商,建立合格供应商目录。

(二)与供应商关系管理

采购单位对供应商提供的产品情况进行收集、整理。对出现供应商在质量、交货时间、数量等严重不符合合同规定的情况,及时进行评估,如确实发现供应商不能满足公司需求,应及时将该供货商调出

合格供应商目录。