艾科特客房管理系统操作手册范本
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管房管理系统操作手册
1. 操作说明约定
1.1. 相关概念
●散客:是一般零星客人的总称。
●会员:在宾馆的入住频率较高的客人,一般可以享有宾馆规定的各种优惠。
●协议单位:指跟宾馆签订价格和服务协议的单位,协议单位宾客入住宾馆按照协议价格进行结算。一般不交押金,由财务收款。
●联房:联房主要用于团队和同时开多间房。
●钟点房:酒店在白天临时提供给客人休息,不过夜的情况。可以定义钟点房房价。
●凌晨房:宾客凌晨入住宾馆,相对天房房费较为便宜。可以定义凌晨房房价和生效时间段。
●宾客续住:即补交押金,押金不足和延长客人预离酒店的时间等情况都适合这类操作。
●冲账:处理或检查账务处理的过程中,发现处理过的业务中由于某一笔会计分录处理不恰当,需要进行更正,为保持调账的完整性,将此笔会计分录用红字原封不动的进行更正冲回,再重新进行正确的账务处理。
1.2. 软件界面说明
2. 基本操作
2.1. 进入客房管理系统
双击桌面上的即可打开宾馆管理系统客户端,出现对话框(如图 1),正确输入【用户名称】和【用户密码】这两项信息后,单击确定即可进入宾馆管理系统。首次进入系统前,用户需校正电脑操作系统的时间;正常使用后严禁更改操作系统的时间。确保客户端运行时,客户端正常运行首次进入系统时,用户名为 admin,密码为 8888。
2 2. 退出客房管理系统
宾馆管理系统支持多种不同的退出方式,常用的有以下两种:
(1)执行系统中→退出系统,系统提示“您确定要退出系统吗?”,单击确定即可退出。
(2)单击系统右上角的X按钮,系统提示同样的信息,单击确定即可。
(3)也可以执行系统中→锁定系统暂时中止系统操作。
3. 系统设置
3.1. 菜单位置
在系统窗口的菜单栏中找到.(如图 2)
(图 2)
3.2. 用户单位设置
执行系统设置→系统选项弹出设置的对话框(如图 3),用户单位信息包括:【酒店名称】,
【】,【传真】,【酒店代码】【单位地址】等酒店信息.单击确定即可保存
设置,用户单位信息可以根据我们的需要在打印表单时提示出来.
(图 3)
3.3. 系统设置
执行系统设置→系统设置,弹出系统设置的对话框,(如图 4)在系统设置中可对以下容进行设置:
(1)预定管理设置:可以设置默认到店时间,住店时间,预定保留时间,预定启用时间,预定过时取消方式
(如图 4)
注:表示该选项被选择,反之则不选
(2)前台设置
a. 默认住店时间设置
b. 登记入住单的打印设置
c. 不同双击房态图的设置
d. 入住单的说明设置
如下图:
(3)收银管理设置:押金单打印方式和格式,结帐单打印方式和格式,自动夜审,欠费条
件,交班模式等设置。如下图:
(4) 门锁设置: 如果您的酒店已经装了智能门锁系统,我们的软件和酒店门锁系统进行联动,在客人入住酒店时能在酒店管理软件中制作房卡,减少收银人员的工作强度同时,加强了酒店的管理,但需要酒店方提供相应的房门接口参数给我们才可以实现。
3.4. 用户角色设置:
3.4.1 角色设置::点击用户管理——》》新增——》》增加组,如图下:
3.4.2.人员设置,如下图:
3.4.3.权限设置:如下图:
3.5. 数据管理
3.5. .1 1 备份数据库:执行系统设置→数据库备份,弹出备份数据库对话框,选择默认的或者想要份到的文件夹,既可进行数据库备份.
实现功能: 可以将软件之前的营业数据以备份的形式保存下来,可以避免营业数据因为意外情况丢失.如下图:
3.5. .1 1 还原数据库
执行系统设置→数据库还原,弹出备份数据库对话框,找到想要还原的数据文件(.bak 文件)——即之前“备份数据库得”到的文件,然后单击还原按钮,即可进行数据库还原。如下图:
3.5. .2 2 系统初始化
在安装完本软件时,您可以通过系统初始化来清除软件自代的相关数据,自己建立与酒店相应的数据.方便以后的使用。如下图:
3.5. .3 3 删除营业数据
执行系统设置→删除营业数据,本功能是为了让清除一下不需要的数据,如试营业数据和很久以前的数据还有酒店不想要的数据,操作如下图:
4 4. . 基础数据维护
4.1. 房态类型设置
执行基础数据维护→房态类型设置,,弹出"房态类型设置"对话框,这些类型是系统默认的不允修改和删除。如下图:
4.2. 房态图设置:
执行基础数据→房态图设置,可以根据酒店的情况进行设置,如下图:
4.3. 楼层区域设置:
执行基础数据维护→楼层区域设置,可以根据酒店实际添加相应楼层,单击新增后依次增加楼层,新增完后,再单击保存即可。如下图:
4.4.房间类型设置:
执行基础数据维护→房间类型设置,,可以对宾馆中的房间类型进行新增编辑等操作,如要新增类型:单击新增,然后依次填入编码,名称,床位数量,标准房价,说明,再单击保存即可。如下图:
4.5. 房间信息设置:
执行基础数据→房间信息设置,方式一:单间新增:单击新增,然后依次添入房间号,所在区域,,其它属性等,再单击保存完成设置。
方式二:批量新增:单击批量新增,然后依次添入开始房间号,结束房间,所在区域,其它属性等,再单击保存完成设置。如下图:
4.6. 特要说明设置:
执行基础数据→特要说明设置,可以进行客人特需要求进行说明。添加:单击新增,输入名称,再单击保存即可。编辑或者删除:先选中要编辑或修改的信息,再进行操作即可。如下图: