商务部工作流程

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退货作业
审核
22
销售发票
开票申请
23
销售回款 月度盘点/季度盘 点 采购合同移交
提醒业务
监督
24
协助
实行盘点
审核
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制作明细表
销售跟进回款，商务助理提醒销售回款，货物 采购完后每月做出月度回款计划表并跟进销售 的回款状况反馈到财务 月度盘点由仓管员自发进行，盘点完后需把盘 点表发给相关人员 季度盘点表由财务发起，相关盘点表由财务发 出 例出明细，交接行政存档
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付款
审核
பைடு நூலகம்
17
销售出货
实施出货
审核
货物签收单 客户签字或盖章的货物 签收单
18
货物签收单
跟进
监督
19
销售退货
审核了解原因
邮件申请退货（申请退货人员根据商务助理反 销售退货申请 馈的采购退货信息）
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退货审核
知晓
销售退货注明原因，告知总经理同意后方可执 行退货 仓管依同意的邮件内容在系统备注中做退货， 备注原因同时仓管员检查货品是否有损坏，放 到对应的仓位。 销售邮件提交开票明细申请，商务依明细做出 开票申请表 开票内容邮件到财务申请开票
助理发起退货地址、运费由谁承担等退货条款 到仓管，仓管收到信息后及时作退货处理
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采购发票
收到发票后录入系统、申请付款
发票已回相关文件
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付款计划
审核
收到施工或供应商发票后申请付款，制作周付 周付款计划表 款计划&月付款计划 月付款计划表 依总经理同意的邮件申请付款，不在周、月计 划内的付款，依财务部的资金预算管理办法执 行 商务助理依采购计划及项目经理的需求、在系 统中做销售订单及销售出货单，仓管员依系统 中的单据决定发快递还是物流等 南宁市内直接送货的，需直接拿回签收单，拿 不回的跟销售或项目经理反馈，外地发货的商 务助理跟进销售人员或项目经理 付款申请表
广西宝信迪科技有限公司--商务部流程图V1.0版
流程 序号
1
项目内容
商机流程
商务助理
仓管员
商务经理
初步沟通成本
流程描述
相关文件
与供应商销售对接，初步沟通成本后反馈给售 项目配置清单及成本 前
2
更新利润分析表
再次沟通成本或 收到售前、销售的利润分析表后依要求与供应 确认的利润分析表 参数 商再次沟通成本或参数、型号 收到销售确认表、售前确认表，招投标确认表 后，在公司KP外网与内网分别立项，根据财 销售确认表、售前确认 务部的项目命名规则立项，立好后把项目名称 表，招投标确认表 在项目群或邮件告知，立项后把三个文件转交 给财务部 收到会议的相关要求做好记录，并依会议纪要 接收会议纪要 的内容严格执行 收到客户确认的实施方案后、开始准备项目的 保存实施方案 采购 查找库存、货比三家、采购交期等具体采购内 保存采购清单、依采购 容 清单制作采购计划表 采购计划表邮件主送给销售，抄送给总经理、 采购计划表 商务经理、售前、项目经理 找不少于3家的施工队实行看点、并报价（报 价分材料单价与施工单价），以邮件的形式发 施工报价单 给总经理、商务经理、销售、售前、项目经理 商务助理签订采购/施工合同、主送给商务经 采购合同 理审核合同内容，商务经理权限范围内的抄送 施工合同 给总经理，权限范围外的主送给总经理审核 依照系统明细进行收货 提出采购退货申请 邮件退货申请 1.商务助理以邮件的形式说明退货原因，不产 生任何费用的，商务经理直接审批，邮件抄送 给总经理； 2.产生费用的，需要总经理同意后方可执行退
月度回款计划表 月度盘点表 季度盘点表 采购合同移交明细表
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确认最终所有合同 制作表格 成本价 供应商、施工队评 做出评价表 估
审核
制作表格例出原因主送给：销售，秒送给售前 成本差异及分析表 、商务经理、总经理 与售前、业务、项目经理一块进行评估 评价表
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审核
9
10 11 12
13
退货作业
依同意的邮件 在系统中做退 与供应商沟通退货 货申请，并依 产生退货 商务助理提供 的信息退货给 供应商 凭发票付款 依采购付款条款付 款申请 依计划申请付款 制作销售订单/销 售出货单 跟进 如果有必要先与供 应商沟通退货产品 的采购状况后告诉 相关的销售 与业务沟通退货原 由 制作销售退货单 系统执行 审核
3
项目立项
KP内、外网立项
4
项目交底会
参加会议
参加会议
5
实施方案（客户最 依实施方案实施采 终确认） 购 采购清单 跟进项目采购清单
审核
6
审核
7
采购计划表
制作采购计划表
审核
8
施工清单与施工报 跟进项目经理施工 价 清单 采购/施工合同签 订 采购收货 采购退货 退货审核 申请退货 与供应商沟通采购 退货条款 签订采购/施工合 同 实施收货 审核采购/施工 合同内容 监督、审核 审核 了解原因