浅谈企业合同类档案管理

浅谈企业合同类档案管理

作者：白玲玲

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第10期

文/中国电子科技集团公司第二十九研究所白玲玲

【摘要】合同类档案是企业经营活动合法性的依据，是其维护自身合法权益的有力证据。

笔者就如何做好合同类档案工作谈几点看法。

【关键词】企业；合同类档案；管理

本文中合同类档案是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权

利义务关系的协议本身及其在准备和执行过程中形成的具备查考保存价值的历史记录。在市场

经济中，对于以盈利为目的的企业来说，合同是其经营活动合法性的依据，更是其维护自身合

法权益的有力证据，规范、系统的合同类档案管理是企业可持续健康发展不可或缺的保障力量。

一、企业合同类档案管理现状

随着经济和科技的发展，我国档案管理水平日益提升，特别是企业的档案管理，越来越多

地引进了专业档案管理系统和档案专业人员。但仍有部分企业只顾发展经济，无暇顾及档案工作，合同类档案作为企业档案工作中的重要部分，各企业的管理水平和管理模式也各不相同。

（一）信息化水平参差不齐。很多企业的档案工作已经实现了数字化管理，可在线归档、

在线利用，甚至有的企业已经实现了无纸化办公，对文件从产生、办理直至归档和保管、利用

做到了全生命周期管控。但也有部分企业至今仍未实现档案条目化管理，仅依靠传统管理模式

进行收集。合同类档案作为企业档案中的一部分，跟整个企业的档案管理水平直接相关，管理

水平高的企业已经实现了合同数字化管理和利用，有的甚至从拟制到签订都通过信息系统在线

运行，然而，部分企业可能都还未对合同类档案进行管理，基本都散存在业务经办人员手中，

这对企业维护自身权益有着很大的隐患。

（二）管理模式各不相同。企业规模、经营范围的不同，其产生的合同种类和数量都会不同，这就使得企业合同的管理模式存在着差异，有的是集中管理，这样便于利用；有的为了保

证某一项目的档案完整，将合同分散在与之相关的各个项目的档案中，可以呈现该项目的完整性。

二、信息时代如何做好合同管理

在信息化水平参差不齐，集中和分散管理各有千秋的情况下，合同类档案的管理工作应该

如何开展？笔者认为需从以下几方面着手：

（一）归口管理。企业的合同和档案工作都应具有相应的归口管理部门。合同归口管理部

门统一制定合同从拟制到签订到执行的管理规范，设置具有一定规律的合同编号规则，从合同

的产生到后期的执行、归档，合同编号固定不变，归档后档案管理人员仍沿用合同编号进行整理。不论信息化水平的高低，有归口管理部门从源头上统一约束，后期管理工作会事半功倍。

合同类档案管理工作由企业档案部门归口管理，制定合同归档的制度和要求，并对业务部门的

合同类档案管理工作进行业务监督、指导。

（二）预立卷管理。受合同所涉及内容的影响，不同类型的合同签订周期不同，其经办人

员也因业务差异分散在各部门，如果由业务经办人员自行归档，一方面，档案人员不了解合同

涉及的业务，不能确保合同及其附件内容的完整性；另一方面，档案人员不清楚企业整体合同的情况，很难保证合同全部归档。而归口管理部门不仅清楚合同所涉及的业务内容，对企业合同的整体情况也了如指掌。因此笔者建议由合同归口管理部门进行预立卷管理，在第二年上半年完成上年度签订合同的移交归档工作。1.收集。合同归口管理部门在收集的时候需要注意整个年度签订合同归档的完整，同时要严格检查合同文本本身及其附件的完整，确保合同签署（盖章签字、日期签署等）完整、合同签订前准备过程文件及其签署完整。执行周期较长的合同，在执行过程中产生的变更类文件也应一并归入相应合同编号的档案中，才能保证合同类档案的完整性。2.整理。合同归口管理部门在收集合同类档案后按合同的编号从小到大排序，并对单个合同号中的文件按照主体在前、附件在后的原则进行排序、整理。每份合同的准备和办理时间都各不相同，收集时只确定案卷号，件号暂定，待年度合同类统一移交归档后由档案管理部门最后确定，这样在后期利用中，不仅可以通过档号查找，在批量借阅时还可以按照合同编号快速获取。因涉及业务内容、金额的不同，每份合同的价值和有效期也不同，因此其保管期限也应有所差异。属于企业主营业务且金额较大的合同类档案应永久存放，非主营业务且金额不大的定期存放，金额大小根据企业运营规模自行确定。3.录入。合同类档案的录入按照档案著录常规要求进行，但合同的多个责任者中可只录入除企业自身外的其他单位，双方都有合同编号的都需要录入，日期为合同的生效日期。对于集中管理合同类档案的企业，在录入时还需要建立合同与其所涉及项目的档案之间的关联关系，才能既确保其项目档案的完整性，又能快速查找利用。4.移交。合同归口管理部门在每年上半年完成上一年度签订合同的移交，移交时按照档案归档要求办理交接手续，移交清单一式两份，合同归口管理部门和档案归口管理部门各留存一份，移交后由档案管理部门负责后期的保管和利用。

（三）信息化管理。近年来，档案工作中重藏轻用的现象正在逐步改善，合同类档案因其自身的特性，在各类档案中利用频率偏高。企业应借助信息化管理手段提升合同类档案管理水平，提供便捷的利用方式，这样不仅可以提高用户工作效率，还可以促使用户更好地支持合同类档案前期的归档收集工作，从而进一步提升合同类档案的管理水平。

三、结语

企业可根据自身管理模式确定合同类档案的管理模式，但合同的归口管理部门是必不可少的，只有从源头上规范合同管理工作，才能为后续的档案工作奠定基础。合同归口管理部门和档案归口管理部门一起参与的预立卷管理模式，可确保合同类档案的完整、规范，信息化管理手段可为用户提供便捷、高效的利用途径，为企业发展提供信息资源保障。