事件策划与执行最精典之活动执行方案
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• 明确活动基本要素利于活动掌控 –参与人员的工作指导，提升工作效率 –新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）
• 相互关系的确认 –部门之间的配合和各自负责人； –哪些事情可以同时进行； –完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查 可以使你找到最好的方法；
• 检查点可为我们提供补救的机会 –定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一 起检查项目进展，并对意外情况作出补救。
• 突发情况处理：
–班车损坏 –部分来宾延误 –班车迷路
来宾接待
• 当来宾抵达接待区时：
–确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 –预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 –如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入
住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完 成后交酒店总台 –在接待区预备休息区 –如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李 寄存处，并有专人管理，预备存衣牌
• 特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐 不同档次的车辆？
• 特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或 随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？
• 由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用 餐？）
• 特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、 行程提醒
来宾接待
• 当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经 开始：
来宾接待
• 当来宾进入酒店房间休息：
–准备小型欢迎卡 –确保来宾能够迅速联络接待人员 –是否需要提前清空房间内的收费物品？ –房间内是否需要准备鲜花及水果？ –房间内应准备当地旅游手册及地图
现场布置
• 来宾行走线路现场勘察：
–场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进 入？
–来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？ –入口是否需要铺设红地毯？ –在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确
团队构成和时间表－团队
确定你的工作团队
▪ 项目负责人 ▪ 参与部门 ▪ 项目所必须的人员配备
确定你的供应商 ▪ 供应商列表和对应联系人：
▪ 场地
▪ 搭建 ▪ 租车/礼仪 ▪ 摄影摄像 ▪ 其他
团队构成和时间表－项目推进表
• 项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常 时间多1/3 ）
车辆安排－活动班车
• 来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵 达？
• 以每半小时为单位，列出航班抵达时间 表，并据此确定每班班车的间隔时间、 发车辆数
• 班车品牌？新旧程度？ • 司机素质如何？会否迷路？联系方式？ • 班车途经路线是否有拥堵可能？ • 预留至少一辆机动车辆
车辆安排－特殊来宾接待
• 特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵 达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？ 入住时间和离开时间？
• 突发情况处理：
–因交通原因突然导致来宾人数剧增
来宾接待
• 来宾登记时应了解什么？
–活动的日程安排 –活动所需佩戴证件及使用要求 –活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置 –何时可以离开？离开机票领取的时间和方式 –来程时的费用报销时间、地点、方式 –离开时是否有班车接送？ –用餐时间、地点？用餐凭证？
场地选择－列出要求
• 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 • 来宾人数：测算最小面积要求 • 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊
设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ • 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 • 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 • 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
–来宾是否拿到了正确的机票？ –来宾是否方便抵达机场？ –当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手
续？ –来宾是否知道下飞机后应该如何做？
• 突发情况处理：
–航班延误 –个别来宾迟到
பைடு நூலகம்
来宾接待
• 当来宾走下飞机后：
–确保第一时间知道接站人位置 –在班车等候时间不能超过30分钟 –在班车行程中为来宾播放轻松音乐
可能出错的就一定会出错！
团队构成和时间表－工作说明书
• 活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） • 活动物料汇总 • 部门工作（接待）流程和要求 • 活动现场具体分工（人员位置和要求） • 文案准备
– 新闻稿 – 主持人台本 – 领导讲话稿 – 重要领导的现场文件夹内容资料
• 通讯录
工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点
– 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? – 应付意外情况、赢得补救机会
项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标
所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 与所有成员逐个讨论总目标 明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求
务经验？ • 场地是否有存放杂物或资料的地方？
车辆安排－停车场
• 停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要 多长时间？通过哪些线路？
• 停车场的开放和关闭时间？ • 停车场需要什么凭证？ • 是否可以专辟停车场？ • 是否有VIP专用停车场？ • 是否有“停车已满”标志牌？ • 停车场是否有保安管理？ • 工作用车停在哪里？是否需付费？
– 项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 – 物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 – 人员分工：列出每个子项目负责人
• 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？
– 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 – 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 – 其他不可控因素
• 预定的检查时间通报:
– 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享 别人的完成快乐
场地选择－询问
• 是否有档期？ • 是否有足够的布展时间？ • 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ • 场地清扫需要特别安排吗？ • 场地可容纳多少人？ • 使用该场地是否需要办理特别手续？ • 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ • 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ • 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ • 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ • 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ • 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服
• 相互关系的确认 –部门之间的配合和各自负责人； –哪些事情可以同时进行； –完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查 可以使你找到最好的方法；
• 检查点可为我们提供补救的机会 –定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一 起检查项目进展，并对意外情况作出补救。
• 突发情况处理：
–班车损坏 –部分来宾延误 –班车迷路
来宾接待
• 当来宾抵达接待区时：
–确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 –预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 –如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入
住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完 成后交酒店总台 –在接待区预备休息区 –如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李 寄存处，并有专人管理，预备存衣牌
• 特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐 不同档次的车辆？
• 特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或 随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？
• 由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用 餐？）
• 特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、 行程提醒
来宾接待
• 当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经 开始：
来宾接待
• 当来宾进入酒店房间休息：
–准备小型欢迎卡 –确保来宾能够迅速联络接待人员 –是否需要提前清空房间内的收费物品？ –房间内是否需要准备鲜花及水果？ –房间内应准备当地旅游手册及地图
现场布置
• 来宾行走线路现场勘察：
–场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进 入？
–来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？ –入口是否需要铺设红地毯？ –在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确
团队构成和时间表－团队
确定你的工作团队
▪ 项目负责人 ▪ 参与部门 ▪ 项目所必须的人员配备
确定你的供应商 ▪ 供应商列表和对应联系人：
▪ 场地
▪ 搭建 ▪ 租车/礼仪 ▪ 摄影摄像 ▪ 其他
团队构成和时间表－项目推进表
• 项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常 时间多1/3 ）
车辆安排－活动班车
• 来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵 达？
• 以每半小时为单位，列出航班抵达时间 表，并据此确定每班班车的间隔时间、 发车辆数
• 班车品牌？新旧程度？ • 司机素质如何？会否迷路？联系方式？ • 班车途经路线是否有拥堵可能？ • 预留至少一辆机动车辆
车辆安排－特殊来宾接待
• 特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵 达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？ 入住时间和离开时间？
• 突发情况处理：
–因交通原因突然导致来宾人数剧增
来宾接待
• 来宾登记时应了解什么？
–活动的日程安排 –活动所需佩戴证件及使用要求 –活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置 –何时可以离开？离开机票领取的时间和方式 –来程时的费用报销时间、地点、方式 –离开时是否有班车接送？ –用餐时间、地点？用餐凭证？
场地选择－列出要求
• 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 • 来宾人数：测算最小面积要求 • 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊
设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ • 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 • 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 • 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
–来宾是否拿到了正确的机票？ –来宾是否方便抵达机场？ –当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手
续？ –来宾是否知道下飞机后应该如何做？
• 突发情况处理：
–航班延误 –个别来宾迟到
பைடு நூலகம்
来宾接待
• 当来宾走下飞机后：
–确保第一时间知道接站人位置 –在班车等候时间不能超过30分钟 –在班车行程中为来宾播放轻松音乐
可能出错的就一定会出错！
团队构成和时间表－工作说明书
• 活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） • 活动物料汇总 • 部门工作（接待）流程和要求 • 活动现场具体分工（人员位置和要求） • 文案准备
– 新闻稿 – 主持人台本 – 领导讲话稿 – 重要领导的现场文件夹内容资料
• 通讯录
工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点
– 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? – 应付意外情况、赢得补救机会
项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标
所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 与所有成员逐个讨论总目标 明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求
务经验？ • 场地是否有存放杂物或资料的地方？
车辆安排－停车场
• 停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要 多长时间？通过哪些线路？
• 停车场的开放和关闭时间？ • 停车场需要什么凭证？ • 是否可以专辟停车场？ • 是否有VIP专用停车场？ • 是否有“停车已满”标志牌？ • 停车场是否有保安管理？ • 工作用车停在哪里？是否需付费？
– 项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 – 物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 – 人员分工：列出每个子项目负责人
• 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？
– 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 – 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 – 其他不可控因素
• 预定的检查时间通报:
– 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享 别人的完成快乐
场地选择－询问
• 是否有档期？ • 是否有足够的布展时间？ • 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ • 场地清扫需要特别安排吗？ • 场地可容纳多少人？ • 使用该场地是否需要办理特别手续？ • 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ • 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ • 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ • 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ • 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ • 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服