关于物资采购内部控制调查情况的分析报告

关于物资采购内部控制调查情况的

分析报告

审计部于****年**月*日就物资采购内部控制情况向采购部发送了内控情况调查表，采购部以非常配合的态度，认真填写调查表，并在规定日期全部完成上交，其中有三位同事（即部门领导）针对改进的方法和建议提出了自已的看法。现将汇总情况按调查表的内容顺序及控制弱点分析如下（附汇总表）：

一、调查结果显示出的薄弱环节

第一、关于物资采购控制环境问题的调查结果：有半数人员认为采购部组织结构的设置对职责的划分不很明确，运行并不十分协调；有大部分人员认为道德政策虽然重要，但部门尚未制定相应的书面政策；有大部分人员认为专业培训程度不够，自身良好的业务素质和职业道德有待进一步加强。

第二、物资采购风险管理问题的调查结果：半数以上人员认为风险的防范及有效解决存在很大的空白，防御性较低。

第三、物资采购控制活动问题的调查结果：大宗物资采购尚未真正实行招标控制；每年对供货商的评估和择优工作控制程度显得一般，且非采购部门的参与度不明显；尚需进一步健全和完善物资价格信息的控制措施。

第四、物资采购信息与沟通问题的调查结果：半数以上人员认为目前对信息系统的使用效果并不理想，从采购部的角度工作效率并不显著；绝大多数人员认为采购部对外部信息的管理控制非常薄弱。

第五、物资采购监督问题的调查结果：半数以上人员认为对物资采购控制的监督尚待进一步加强。

二、建议及措施

1、关于组织结构的设置与职责间的关系：采购部组织结构的设置中针对各

岗位均有岗位工作说明书，如能按此说明书的要求有效的执行，兴许是最理想。针对目前组织结构的设置与职责间的关系**认为是合理的，而其**则持相反的看法。现实是三位部门经理的合作、配合并不协调，这种状况长期下去有碍于工作的开展。建议由公司领导召集**经理共同商定，按岗位说明书进一步明确并落实各块工作范围和职责，并督促各下属成员按各自相应的职责，便捷和快速地开展工作，共同促进采购部工作的顺利开展。

2、针对此次内部控制调查表的内容，结合公司实际，由采购部会同相关部门制定相应内控制度，制度的制定具有可操作性，并将可操作性的细则与业绩考核结合起来，有关内容如下：

①内部培训计划，包括职业道德、采购业务素质；

②授权审批制度；

③供货商管理制度；

④及时报告制度；

⑤后续检查制度；

⑥物资安全库存量与市价变化采购量的处理办法；

⑦风险管理的具体方法；

⑧信息的管理等；

⑨其他方面。

3、关于职业道德方面：利用企业文化的建设，宣传诚信原则和道德守则；同时提供道德方面的指导，制作文字化和行为准则或政策声明，将诱发人们不诚实、非法和不道德行为的动机降至最低。

4、关于业务培训，主观上倡导自身素质的提高，包括刻苦钻研、认真负责、虚心好学、一切以公司的利益为重，按工作岗位说明的要求去做；客观上由部门内组织培训，也可进行外部培训。

5、关于考核奖惩：建议建立部门奖惩规定，进行业绩考核。对工作勤奋、

业绩突出、采购能力不断提高且一切以公司利益为重的，进行奖励和激励。对能力不足的应及时调整（或调离）其工作岗位；对违反道德行为准则的任何事项，应予批评、降级、处罚、解聘以至通过法律途径解决。

6、关于工作轮换：可实行轮岗制度。轮岗的实行可揭露前任工作中的差错和弊端，发现和防止不良行为的发生，同时可改善工作程序、提高工作效率和采购人员的综合业务水平。至于内部采购实行同系统轮岗还是跨系统轮岗，建议部门领导与人力资源部联系磋商，制定出一个切实可行的方法来。

7、关于物资采购监督：内部审计可从两个方面着重关注和审计：①采购部内部控制的有效性和健全性；②采购业务的效率性、效果性及经济性。

8、建议采购部增设一名懂机械设备且有实践经验的业务员，以提高机械设备采购的业务素质。迫在眉睫。

我们觉得采购部的内控问题不能再拖，应尽快解决。

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200*年*月*日